Privacy Policy

Datenschutzrichtlinie

Germany (German)

EASYFAIRS GRUPPE & VERBUNDENE UNTERNEHMEN

1 Einführung

1.1 Easyfairs International SA/NV ist die Muttergesellschaft einer Gruppe von Unternehmen, die in der Organisation von Live-Events und Ausstellungen sowie im Venue Management tätig ist.

1.2 Easyfairs International SA/NV und die mit ihr verbundenen Unternehmen nehmen den Schutz der persönlichen Daten ihrer Kunden (Aussteller, Teilnehmer, Besucher, Organisatoren, Leser, Inserenten, Mitglieder, Partner, Interessenten usw.) sehr ernst. Deshalb werden die persönlichen Daten unserer Kunden sicher aufbewahrt und mit größter Sorgfalt behandelt. Dies gilt auch für die personenbezogenen Daten von Lieferanten, anderen Beteiligten und allen, die mit uns in Kontakt stehen.

1.3 Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten respektieren Easyfairs International SA/NV und die mit ihr verbundenen Unternehmen Ihr Recht auf Privatsphäre und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, zu denen die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung 2016/679) („DSGVO“) und die nationalen Datenschutzgesetze gehören.

1.4 Diese Datenschutzrichtlinie (die „Richtlinie“) erläutert, (i) wie wir die von uns über Sie erfassten personenbezogenen Daten verarbeiten, (ii) wie Sie uns anweisen können, wenn Sie die Verwendung dieser Daten einschränken möchten, und (iii) welche Verfahren wir zum Schutz Ihrer Privatsphäre einsetzen.

2 Kontaktinformationen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

2.1 Ihre personenbezogenen Daten werden von den folgenden gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet:

– Easyfairs International SA/NV, mit Sitz in der Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgien (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Deutschland GmbH, mit Sitz in der Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland und

– Easyfairs GmbH, mit Sitz in der Potsdamer Straße 211, 33719 Bielefeld, Deutschland.

(Zusammen„Easyfairs“,„wir“und„uns“).

2.2 Alle Parteien gehören zur Easyfairs Gruppe (nachstehend die „Gruppe“), und mit Ausnahme von Everex, der Muttergesellschaft von Easyfairs International, ist Easyfairs International die Muttergesellschaft aller Tochtergesellschaften.

In Übereinstimmung mit Artikel 26 der Datenschutz-Grundverordnung haben Easyfairs International, Everex und die Tochtergesellschaftenbeschlossen, ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten bei der Durchführung der gemeinsamen Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Vereinbarung über die gemeinsame Kontrolle festzulegen.

Easyfairs International ist daher in erster Linie verantwortlich für die Festlegung der Zwecke, zu denen personenbezogene Daten innerhalb der Gruppe verarbeitet werden, sowie für die wesentlichen Methoden und Mittel, mit denen dies geschieht.

Jede lokale Tochtergesellschaft sowie Everex sind für die Umsetzung der auf Gruppenebene beschlossenen Verarbeitung personenbezogener Daten in dem Land verantwortlich, in dem sie ihren Hauptsitz haben und in dem sie ihre Aktivitäten ausüben.

Die auf Gruppenebene beschlossene Datenverarbeitung wird gegebenenfalls von jeder Tochtergesellschaft oder lokalen Einheit entsprechend den Besonderheiten und lokalen sektoralen oder Umsetzungsvorschriften angepasst, insbesondere in Bezug auf die Datenspeicherung, das Soft-Opt-In oder die Verarbeitung besonderer Datenkategorien (biometrische Daten usw.), sofern diese Anpassung so weit wie möglich mit den auf Gruppenebene beschlossenen Richtlinien der Gruppe übereinstimmt.

Easyfairs International ist dafür verantwortlich, die Art der kommerziellen oder werblichen Kommunikation, die von jedem Unternehmen im Rahmen seiner Aktivitäten durchgeführt wird, sowie die verwendeten Kommunikationsmittel (E-Mail-Kampagne, Versand an alle Postfächer, Telefonmarketing usw.) zu bestimmen.

2.3 Im Falle eines Rechtsstreits kann die betroffene Person eine dieser Einrichtungen haftbar machen. Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben oder wenn Sie Ihre in Abschnitt 10 genannten Rechte gemäß dem in diesem Absatz beschriebenen Verfahren ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unseren örtlichen Datenschutzbeauftragten:

  • auf deutscher Ebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland (mit Vermerk zu Händen des Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

  • auf Gruppenebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brüssel, Belgien (mit Vermerk zu Händen des Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

2.4 Sie können sich auch per E-Mail an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten wenden: [email protected].

3 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen, die entweder direkt oder indirekt identifiziert werden kann; dazu können Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Kredit-/Debitkartennummer, IP-Adresse und Standortdaten gehören („personenbezogene Daten“).

4 An wen richtet sich diese Richtlinie?

Die Richtlinie gilt für die folgenden Kategorien von betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden:

– Aussteller und potenzielle künftige Aussteller auf unseren Veranstaltungen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Ausstellungen, Verbraucher- und Fachmessen, Konferenzen und Kongresse (die „Veranstaltungen“));

– Organisatoren und potenzielle künftige Organisatoren von Veranstaltungen an unseren Veranstaltungsorten;

– Besucher und potenzielle zukünftige Besucher der Veranstaltungen;

– Abonnenten von Newslettern;

– Abonnenten, Leser, Inserenten und Interessenten unserer Website, Zeitschriften, Online-Verzeichnisse und mobilen Anwendungen (die „Medientools“);

– Redner bei Easyfairs-Veranstaltungen, die die Redner-Management-Plattform nutzen;

– Besucher unserer digitalen Plattformen und Personen, die uns um Informationen bitten; und

– Nutzer einer von Easyfairs bereitgestellten Community-Plattform.

5 Welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

5.1 Allgemeine Informationen

Wir verwenden, speichern oder verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieser Richtlinie, wie z. B. Ihren Namen, Ihre Sprache, Ihre Anrede, Ihr Geschlecht, Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobiltelefon), Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Faxnummer und Ihre Konten in sozialen Medien. Wenn Sie ein Gewerbetreibender sind, verarbeiten wir auch den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens, die Umsatzsteuer- und/oder Firmennummer, die Branche Ihres Unternehmens, Ihre Funktion/Berufsbezeichnung innerhalb des Unternehmens und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Um die Qualität unserer Dienstleistungen für alle unsere Kunden zu verbessern, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch mit zusätzlichen relevanten Informationen anreichern. Dabei kann es sich um öffentliche Informationen oder um Informationen handeln, die wir über Dritte erhalten und die wir für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke verwenden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Überprüfung der Richtigkeit der Daten in unserer Datenbank und die Optimierung unserer Direktmarketingaktionen, möglicherweise auf der Grundlage Ihres Marketingprofils.

Bei den vorgenannten öffentlichen Informationen kann es sich um Informationen handeln, die in offiziellen Publikationen veröffentlicht wurden, oder um Informationen, die Sie öffentlich gemacht haben (z. B. Informationen auf Ihrem Profil in den sozialen Medien).

5.2 Informationen im Zusammenhang mit dem Dienstleistungsvertrag, den Sie mit uns geschlossen haben, und mit Ihrem besonderen Status als (potenzieller) Besucher, Aussteller, Organisator, Nutzer von Medientools oder Werbetreibender, Redner, Community-Mitglied, Lieferant oder einem anderen Status:

Wie zum Beispiel

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Besucher oder potenzieller zukünftiger Besucher unserer Veranstaltungen:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die sich aus Informationen über die Veranstaltungen ergeben, die Sie besucht oder für die Sie sich angemeldet haben, ob ein Aussteller Sie eingeladen hat und um welchen Aussteller es sich handelt, Ihre Interessengebiete oder die Art der Veranstaltungen, die Sie interessieren könnten, die Aussteller, für die Sie sich interessiert haben, oder die kommerziellen Informationen, die Sie angefordert haben, Ihre Ankunftszeit, die Dauer und Häufigkeit Ihres Besuchs, die Aussteller, die Sie besucht haben, die Seminare oder Workshops, an denen Sie teilgenommen haben, Ihren Standort innerhalb und in der Umgebung der Veranstaltungshalle sowie die Produkte, die Sie gekauft haben, und deren Geldwert. Einige dieser Daten können durch den Einsatz der „Smart-Badge-Technologie“ erhoben werden (siehe Abschnitt 5.5).

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Aussteller oder potenzieller zukünftiger Aussteller bei unseren Veranstaltungen:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die sich aus Informationen über die Veranstaltungen ergeben, auf denen Sie oder Ihr Unternehmen ausgestellt oder Ihr Interesse an einer Teilnahme bekundet haben, über die Art der Veranstaltungen, die Sie interessieren könnten, über die Art, die Größe und die Bestandteile Ihres Standes, über die Liste der Besucher/Kunden, die Sie eingeladen haben, über die Liste der Besucher, die ihren „Smart Badge“ an Ihrem Stand benutzt haben, über die Liste der Besucher, deren Badge Sie mit einer unserer mobilen Anwendungen gescannt haben, sowie über Informationen im Zusammenhang mit der Ausführung Ihres Ausstellervertrags mit einem mit uns verbundenen Unternehmen (z. B. gemietete Fläche, Produktinformationen, Website, Nutzungsbedingungen, Zahlungsinformationen, etwaige unbezahlte Rechnungen usw.).

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Organisator oder potenzieller zukünftiger Organisator unserer Veranstaltungen:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die sich aus Informationen über die Veranstaltungen ergeben, die Sie oder Ihr Unternehmen organisiert haben oder an deren Organisation Sie Interesse bekundet haben, die Art der Veranstaltungen, einschließlich der Profile der Aussteller, Besucher und Teilnehmer, sowie Informationen im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Veranstaltervertrags mit einer mit uns verbundenen Einrichtung (z. B. gemietete Flächen, Informationen über Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen, Informationen über zusätzliche Dienstleistungen, Informationen über den Webshop, die Website, die Nutzungsbedingungen, Zahlungsinformationen, eventuelle nicht bezahlte Rechnungen usw.),

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Abonnent, Leser, Inserent oder potenzieller Nutzer unserer Medientools:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir aus Informationen im Zusammenhang mit dem Medientool erhalten haben, das Sie oder Ihr Unternehmen abonniert oder in dem Sie Werbung geschaltet haben oder Interesse an einem Abonnement oder einer Werbung bekundet haben, das Datum des Abonnements (und der eventuellen Abmeldung) oder der Werbung, den Inhalt der Werbung, Zahlungsinformationen, eventuelle nicht bezahlte Rechnungen usw.). 

Informationen, die sich auf Ihren Status als Mitglied einer unserer Online-Netzwerk-Communitys beziehen:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die sich aus Informationen über die Online-Communitys ergeben, für die Sie sich registriert haben, Ihre Interessengebiete oder die Art der Kontakte, Produkte und Unternehmen, die Sie interessieren könnten, die Kontakte, Unternehmen oder Produkte, an denen Sie Interesse gezeigt haben, oder die von Ihnen angeforderten kommerziellen Informationen, Ihren Registrierungszeitpunkt, die Dauer und Häufigkeit Ihrer Besuche auf der Online-Plattform, die Profile und Produkte, die Sie besucht haben, die Online-Sitzungen, an denen Sie teilgenommen haben, und die Produkte, die Sie gekauft haben, sowie deren Geldwert.

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Nutzer unserer Community-Plattform (online und über die Event-App) bei unseren Veranstaltungen:

Wir verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten, die wir aus den Informationen über die Community-Plattform erhalten, für die Sie sich registriert haben, bei der Sie sich angemeldet haben oder die Sie bei den Veranstaltungen genutzt haben, Ihre Interessengebiete, die Verbindungen, die Sie angefordert haben oder für die Sie angefragt wurden, die Treffen, die Sie geplant, angenommen oder abgelehnt haben und mit welchem Community-Mitglied (siehe Abschnitt 5.9 unten).

Informationen in Bezug auf Ihren Status als Nutzer unserer Redner-Management-Plattform:

Wir verarbeiten alle Ihre persönlichen Daten, die wir aus Informationen über dieRedner-ManagementPlattform erhalten, für die Sie sich registriert oder bei der Sie sich angemeldet haben. Auf der Grundlage der auf dieser Plattform verfügbaren Informationen werden wir in der Lage sein, die Beiträge der verschiedenen Redner bei einer unserer Veranstaltungen zu verwalten/zu organisieren.

5.3 Informationen zu Ihrem Browser wie IP-Adresse und Informationen, die von den von uns verwendeten Cookies registriert werden

Wir können die über unsere Website gesammelten Informationen für funktionale, analytische, verhaltensbezogene und werbetechnische Zwecke nutzen (unsere Cookie-Richtlinie finden Sie unter diesem Link).

Wir verwenden zur Generierung von Leads die Trackingtools der Firma Leadinfo. (Weitere Informationen finden Sie unter www.leadinfo.com. Auf dieser Seite: www.leadinfo.com/de/rechtliches/opt-out/ haben Sie eine Opt-out Möglichkeit. Im Falle eines Opt-outs werden Ihre Daten von Leadinfo nicht mehr erfasst.)

5.4 Externe Datenquellen

Es kann sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten über externe Datenquellen erhalten haben. Wir greifen regelmäßig auf externe Datenbanken zurück, die wir von Dritten erhalten, wie z. B. von vertrauenswürdigen Geschäftspartnern oder vertrauenswürdigen Datenpartnern (z. B. Dun & Bradstreet), um Prospektionen durchzuführen. Wenn Sie wissen möchten, über welche externe Quelle wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben, können Sie sich entweder per Post oder per E-Mail an die in Abschnitt 2.3 genannten Adressen wenden.

5.5 Registrierung, digitale Visitenkarte und „Smart Badge“-Technologie

Wenn Sie sich als Besucher über einen Aussteller für eine Veranstaltung anmelden, wird der Aussteller darüber informiert, dass Sie sich über seine Einladung für die Veranstaltung angemeldet haben, und erhält Ihre Anmeldedaten (d. h. vollständiger Name, Sprache, Geschlecht, Branche, Firmenname und Kontaktdaten, berufliche E-Mail-Adresse und Stellenbezeichnung in Ihrem Unternehmen). Diese Registrierungsinformationen werden auch als „digitale Visitenkarte“ bezeichnet). Der Aussteller erhält ebenfalls eine Benachrichtigung, wenn Sie die Veranstaltung betreten, und kann Sie daraufhin kontaktieren. Das ist mit dem Registrierungssystem verbunden. Ihre digitale Visitenkarte (mit den oben genannten persönlichen Daten) wird auch an die Aussteller weitergegeben, an denen Sie Interesse bekundet haben.

Wenn Sie während einer Veranstaltung die auf der Veranstaltungsseite angezeigten Lesegeräte mit Ihrem „Smart Badge“ (oder einer ähnlichen Technologie) berühren, können wir die von Ihnen besuchten Stände aufzeichnen, um Ihnen eine Zusammenfassung Ihres Tages zu schicken, und Sie erhalten digitale Informationen über die Aussteller und Produkte, für die Sie sich interessiert haben.

5.6 Aufzeichnung von Telefongesprächen durch unsere Callcenter-Mitarbeiter

Wir können Ihr Gespräch mit Callcenter-Agenten, die in unserem Auftrag arbeiten, zu Schulungszwecken und zur Gewährleistung eines hochwertigen Kundendienstes aufzeichnen.

5.7 Fotos und Bilder von Überwachungskameras

Um die Sicherheit während unserer Veranstaltungen zu gewährleisten, haben wir Kameras in den Veranstaltungsräumen und auf dem Parkplatz installiert. Diese Kamerabilder werden ausschließlich zu Überwachungs- und Sicherheitszwecken aufgezeichnet und betrachtet.

Während unserer Veranstaltungen können Fotografen auch Bilder von Ausstellern und Kunden machen, die die Veranstaltung besuchen. Diese Bilder können in unseren Prospekten, Broschüren oder Flyern oder auf der Website und/oder der Social-Media-Seite der betreffenden Veranstaltung zu Werbezwecken verwendet werden, und um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Bilder von Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung zu sehen.

5.8 Daten, die nach dem europäischen Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche erforderlich sind

Um die Einhaltung der oben genannten Rechtsvorschriften zu gewährleisten, müssen unsere Vertragspartner vor Abschluss eines Vertrags möglicherweise obligatorische Dokumente und/oder Informationen vorlegen, wie z. B:

– Identität des wirtschaftlichen Eigentümers der rechtlichen Struktur, die hinter dem Vertragspartner steht; bitte legen Sie eine Kopie oder einen Scan eines offiziellen Dokuments vor, das das wirtschaftliche Eigentum belegt;

– Eine Kopie oder ein Scan des Personalausweises oder Reisepasses des/der wirtschaftlich Berechtigten;

– Für jede juristische Person: Satzung, MwSt.-Nummer, eingetragener Sitz, Liste der Mitglieder des Verwaltungsrats;

– Alle anderen Dokumente, die nach geltendem Recht erforderlich sind.

Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem belgischen Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche im Falle einer Kontrolle aufgefordert werden könnten, die Identität und den Identitätsnachweis des Eigentümers der in Ihrem Stand auf der Messe ausgestellten Werke und gegebenenfalls ihrer Bevollmächtigten und wirtschaftlichen Eigentümer anzugeben.

5.9 Anmeldung auf der Community-Plattform, die für eine bestimmte von Easyfairs organisierte Veranstaltung eingerichtet wurde

Im Rahmen der von uns organisierten Veranstaltungen können wir eine Community-Plattform einrichten, die diesem speziellen Ereignis gewidmet ist. Diese Plattform ermöglicht es ihren Nutzern:

– Sich für die Community zu registrieren;

– Sich mit anderen Mitgliedern zu verbinden;

– Nachrichten an/von Mitglieder(n) zu senden/empfangen;

– Ein Lesezeichen für die Profile und Produkte der Aussteller zu setzen;

– Treffen bei der Veranstaltung einzurichten.

Wenn Sie sich auf der Community-Plattform für eine bestimmte Veranstaltung anmelden möchten, müssen Sie ein Profil erstellen (Name, Vorname, Benutzername). Sie können dann je nach Profiltyp (den Sie bei der Einrichtung Ihres Kontos festlegen und der auf Wunsch jederzeit geändert werden kann) auswählen, welche Informationen Sie in Ihrem Profil anzeigen möchten. Sie können sich dafür entscheiden, Ihr Profil für andere Mitglieder der Plattform nicht sichtbar zu machen.

Über diese Plattform können die Mitglieder untereinander Nachrichten austauschen. In diesem Zusammenhang und zu statistischen Zwecken erheben wir Zugriffsdaten über Sie, wenn Sie Nachrichten an andere Mitglieder der Plattform senden, Nachrichten von diesen empfangen oder mit ihnen interagieren. Wir analysieren oder überprüfen den Inhalt dieser Korrespondenz nicht. Wir erfassen nur die Anzahl der Zugriffe auf die Seite „Nachrichten“ der Plattform.

Über diese Plattform können Mitglieder Vorschläge von anderen Mitgliedern auf der Grundlage gemeinsamer Interessengebiete erhalten. Die Mitglieder können auch Treffen auf der Veranstaltung planen.

6 Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und auf der Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht:

6.1 mit Ihrer Einwilligung (Artikel 6 (1)(a) DSGVO), unter anderem für die folgenden Zwecke:

(a) um Ihre Anfrage zu bearbeiten, wenn Sie eine Anfrage über unsere Website oder über unser Callcenter senden;

(b) um Ihre Teilnahme an einem Preisausschreiben oder anderen kommerziellen Aktionen, an denen Sie teilgenommen haben, zu bearbeiten;

(c) um Ihnen kostenlose Newsletter oder Zeitschriften zu schicken, die Sie abonniert haben;

(d) um Ihnen Direktmarketing-Mitteilungen zuzusenden, in deren Erhalt Sie per E-Mail eingewilligt haben (oder über einen anderen Kanal, für den das geltende Recht die vorherige Einholung Ihrer Einwilligung vorschreibt und für den Sie Ihr Einverständnis gegeben haben);

(e) um ihre E-Mail-Adresse (oder andere personenbezogene Daten, für die das geltende Recht die vorherige Einholung Ihrer Einwilligung vorschreibt und für die Sie Ihr Einverständnis gegeben haben) an einen bestimmten Dritten zu übermitteln;

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen, wenn Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist.

6.2 für die Vorbereitung oder Durchführung unseres Dienstleistungsvertrags mit Ihnen (Artikel 6 (1)(b) DSGVO), einschließlich, aber nicht beschränkt auf, die folgenden Zwecke:

(a) um einen Vertragsvorschlag zu machen, den jeweiligen Dienstleistungsvertrag abzuschließen, auszuführen und zu überwachen („Vertragsmanagement“);

(b) um einen Veranstaltungskatalog zu veröffentlichen;

(c) um die Einlass- und Ticketverwaltung sowie die Besucherverwaltung durchzuführen;

(d) zur Nachbereitung der Besuche während der Veranstaltungen oder zur Durchführung von Umfragen;

(e) um Ihnen die Dienste der „Smart-Badge-Technologie“ (siehe Abschnitt 5.5) zur Verfügung zu stellen, wenn Sie sich für deren Nutzung entschieden haben;

(f) um Ihnen den Zugang zu der Community-Plattform, die wir im Zusammenhang mit einer bestimmten Veranstaltung eingerichtet haben, zu ermöglichen oder Sie von dieser zu entfernen, wenn Sie sich dafür angemeldet haben (siehe Abschnitt 5.9);

(g) um die von den Rednern auf die Redner-Management-Plattform hochgeladenen Daten zu verwalten und auf diese Weise die Einsätze der verschiedenen Redner bei einer unserer Veranstaltungen zu verwalten/zu organisieren;

(h) zur Durchführung des Sicherheitsmanagements während der Veranstaltungen; und

(i) um Zahlungsausfälle zu verhindern und zu bekämpfen und um unsere Rechte im Allgemeinen zu bestimmen, auszuüben und zu wahren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Eintreibung von Forderungen, die Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten und alle Gerichtsverfahren;

(j) zum Versand von kostenpflichtigen Newslettern an Abonnenten, die speziell für diesen Zweck eine Abonnementgebühr entrichten.

6.3 zur Verwirklichung unserer berechtigten Interessen, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Ausübung unserer Unternehmenstätigkeit erforderlich ist (Artikel 6 (1)(f) DSGVO), unter anderem für die folgenden Zwecke (außer wenn Ihre ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist):

(a) um Sie über unsere bevorstehenden Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen oder bevorstehende Veranstaltungen, Produkte und Dienstleistungen unserer Konzerngesellschaften, Aussteller oder anderer sorgfältig ausgewählter Geschäftspartner per E-Mail (Soft Opt-in) oder auf anderem Wege zu informieren;

(b) um während unserer Veranstaltungen Fotos von Ausstellern, Besuchern und anderen Personen zu machen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Diese Bilder können in unseren Prospekten, Broschüren oder Flyern oder auf der Website und/oder der Social-Media-Seite der betreffenden Veranstaltung zu Werbezwecken verwendet werden, und um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Bilder von Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung zu sehen;

(c) um Kunden- oder Interessentensegmente oder Marketingprofile zu erstellen, z. B. für gezieltes Marketing;

(d) um ihre personenbezogenen Daten zu zentralisieren, zu kombinieren und mit nützlichen Informationen, die wir von Dritten erhalten, zu ergänzen;

(e) um unsere Dienstleistungen zu optimieren und unsere Veranstaltungen an die Vorlieben und Wünsche unserer Besucher und Aussteller anzupassen;

(f) um die Verwaltung und die Qualität unserer digitalen Marketing- und Vertriebsaktivitäten und -dienstleistungen zu optimieren;

(g) um unsere Leistung zu messen (z. B. durch Marktforschung);

(h) zur Verwendung in aggregierten oder anonymisierten Modellen zur Erstellung von Marktanalysen, für Finanzmanagement, Marketing oder Berichterstattung oder zur Durchführung von Big-Data-Analysen oder jeder anderen Art von Analytik;

(i) um die Qualität unseres Kundendienstes zu überwachen und unsere Kontaktcenter-Agenten zu schulen;

(j) um für unsere Veranstaltungen und Veranstaltungsorte zu werben;

(k) zur Verhütung und Bekämpfung von Betrug, Straftaten und möglichen Verstößen sowie

(l) um Ihnen auf der Grundlage Ihrer stillschweigenden Einwilligung Direktwerbung per E-Mail, SMS oder WhatsApp zukommen zu lassen, wenn Sie bereits Kunde sind und wir Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von Ihnen erhalten haben (im Einklang mit der Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation (Richtlinie 2002/58/EG)). Sie haben die Möglichkeit, dieser Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrer Telefonnummer jederzeit (auch zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer Daten) und kostenlos zu widersprechen. Sie können sich ganz einfach über den hinzugefügten Link am Ende jeder E-Mail, SMS und WhatsApp-Nachricht abmelden.

In den oben genannten Fällen bemühen wir uns stets um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Notwendigkeit, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, und der Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten, einschließlich der Achtung Ihrer Privatsphäre. Auf Anfrage können wir Ihnen Unterlagen über die Rechtmäßigkeit der von Easyfairs auf der Grundlage berechtigter Interessen durchgeführten Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verfügung stellen.

6.4 zur Einhaltung von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften, denen wir unterliegen (Artikel 6 (1)(c) DSGVO), insbesondere:

(a) um personenbezogene Daten über Kunden, deren wirtschaftlich Berechtigte und Kundenvertreter gemäß dem Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CTF-Gesetz) vom 18. September 2017, aktualisiert nach Inkrafttreten des Gesetzes vom 20. Juli 2020, zu erheben und zu verarbeiten;

(b) jede andere Verarbeitung, zu der wir gesetzlich verpflichtet sind.

7 An wen werden Ihre personenbezogenen Daten ÜBERMITTELT?

Es gibt Umstände, unter denen wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben möchten oder müssen. Dies geschieht nur in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht und zu den in Abschnitt 6 genannten Zwecken. Zu diesen Szenarien gehört die Offenlegung:

7.1 an unsere Konzerngesellschaften zu den gleichen Zwecken wie in Abschnitt 6 genannt;

7.2 an unsere Dienstleister, Lieferanten oder Unterauftragnehmer (Konzernunternehmen oder Dritte), die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen, die auch die Verarbeitung von Daten umfassen, wie z. B. externe Kontaktzentren, Agenturen, IT-Support-Dienstleister, Standbauer, Gastronomiepartner usw. Diese Unternehmen dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb der strengen Grenzen der ihnen von uns erteilten Anweisungen und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie verwenden. Sie unterliegen erheblichen Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen in Bezug auf personenbezogene Daten;

7.3 an unsere Werbe- und Medienpartner und Sponsoren und, sofern Sie einer solchen Weitergabe nicht widersprochen haben, an diese, um Ihnen direkte Marketingmitteilungen zu senden, möglicherweise auf der Grundlage Ihres Marketingprofils;

7.4 an unsere Aussteller, damit diese Ihnen Direktwerbung zusenden können, möglicherweise auf der Grundlage Ihres Marketingprofils und zu dem unter Abschnitt 6 genannten Zweck;

7.5 an unsere Konzerngesellschaften, es sei denn, Sie haben einer solchen Weitergabe widersprochen, um Ihnen direkte Marketingmitteilungen zu senden, die möglicherweise auf Ihrem Marketingprofil basieren;

7.6 an sonstige Dritte, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben;

7.7 vorübergehend oder dauerhaft an eine andere juristische Person zum Zwecke eines Joint Ventures, einer Zusammenarbeit, einer Finanzierung, eines Verkaufs, einer Fusion, einer Umstrukturierung, einer Änderung der Rechtsform, einer Auflösung oder eines ähnlichen Ereignisses. Im Falle einer Fusion oder eines Verkaufs werden Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft an ein Nachfolgeunternehmen übertragen;

7.8 an Behörden oder andere Dritte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder im Rahmen von Gerichtsverfahren.

8 internationale Übermittlung von personenbezogenen Daten

Indem Sie uns Ihre personenbezogenen Daten mitteilen, erkennen Sie an, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger, Unternehmen der Easyfairs Gruppe oder Unterauftragnehmer (z. B. Anbieter von Cloud-Lösungen) mit Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln können. In diesem Fall wird die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Anforderungen des geltenden Rechts und dieser Richtlinie geschützt. Insbesondere bei der Übermittlung von Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, die kein angemessenes Schutzniveau bieten, sorgen wir für die Verwendung geeigneter Datenübertragungsinstrumente (z. B. die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission). Wenn wir solche Übermittlungen vornehmen, stellen wir sicher, dass wir Ihre Daten nur an Organisationen weitergeben, die anerkanntermaßen ein Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten, das dem der Europäischen Union entspricht. Im Falle einer Datenübermittlung in die Vereinigten Staaten prüfen wir, ob die Organisation auf der Liste der Organisationen steht, die ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten (die Liste ist unter folgendem Link abrufbar: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

9.1 Aufbewahrungsfrist für bestimmte Zwecke

Ihre personenbezogenen Daten werden für die folgenden Aufbewahrungszeiträume gespeichert, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist nach geltendem Recht erforderlich oder wir haben einen legitimen und rechtmäßigen Grund dafür:

Kategorien von Daten

Aufbewahrungsfrist

Interessenten

Aufbewahrung für einen Zeitraum von vier (4) Jahren ab der Integration in die Datenbank. Dieser Zeitraum kann jedoch unterbrochen werden, wenn es zu Interaktionen kommt (z. B. wenn der Interessent eine Frage stellt).

Aussteller – Besucher – Organisatoren – Redner

Im Rahmen der Vertragserfüllung verarbeitete Daten werden aufbewahrt:

– aktiv, solange dies für die Durchführung des Vertrags oder die Überwachung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist;

– nach Beendigung des Vertrags werden diese Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt, der der Verjährungsfrist für vertragliche Maßnahmen entspricht, wobei diese Aufbewahrungsfrist im Falle eines Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens im Zusammenhang mit dem Vertrag bis zum Abschluss des Verfahrens ausgesetzt wird.

Abonnenten von Newslettern

Unbefristete Speicherung ab dem Zeitpunkt der Einwilligung der betroffenen Person in den Erhalt des kostenlosen Newsletters, es sei denn, die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung.

Im Falle des Soft-Opt-Ins für kostenlose Newsletter: Speicherung für einen Zeitraum von maximal 4 Jahren.

Im besonderen Fall der Abonnenten von kostenpflichtigen Newslettern werden deren Daten im Rahmen der Vertragserfüllung verarbeitet und aufbewahrt:

– aktiv, solange dies für die Durchführung des Vertrags oder die Überwachung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist;

– nach Beendigung des Vertrags werden diese Daten für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt, der der Verjährungsfrist für vertragliche Maßnahmen entspricht, wobei diese Aufbewahrungsfrist im Falle eines Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens im Zusammenhang mit dem Vertrag bis zum Abschluss des Verfahrens ausgesetzt wird.

Aufzeichnung von Callcenter-Anrufen

Für einen Zeitraum von 1 Monat gespeichert.

Bilder von Sicherheitskameras

Für einen Zeitraum von 1 Monat gespeichert, es sei denn, diese Bilder können dazu beitragen, eine Straftat, eine Schädigung oder eine Unhöflichkeit zu beweisen, oder sie ermöglichen die Identifizierung eines Täters, eines Störers der öffentlichen Ordnung, eines Zeugen oder eines Opfers.

Daten, die nach dem Gesetz zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) erforderlich sind

Gesetzlich aufbewahrt für einen Zeitraum von 10 Jahren nach Beendigung der Vertragsverhältnisse.

Unbeschadet der oben genannten Aufbewahrungsfristen für andere Datenkategorien sieht das AML Übergangsmaßnahmen vor, um die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren auf 10 Jahre zu erleichtern:

· Für Kundenbeziehungen, die zwischen 2012 und 2017 beendet wurden, werden die Daten 7 Jahre lang aufbewahrt.

· Für Kundenbeziehungen, die im Jahr 2018 beendet wurden, werden die Daten 8 Jahre lang aufbewahrt.

· Für Kundenbeziehungen, die im Jahr 2019 beendet wurden, werden die Daten 9 Jahre lang aufbewahrt.

· Für Kundenbeziehungen, die ab 2020 beendet werden, werden die Daten 10 Jahre lang aufbewahrt.

Je nach Ihrem Status können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten (z. B. wenn Sie ein Besucher sind und einen unserer digitalen Newsletter oder eine unserer Zeitschriften abonniert haben).

Die vorgenannten Aufbewahrungsfristen gelten nicht, wenn Sie vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von Ihrem Recht auf Löschung Gebrauch machen. 

9.2 Alle unter Abschnitt 9.1 genannten Aufbewahrungsfristen können im Falle von Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren ausgesetzt werden, bis diese Verfahren abgeschlossen sind.

9.3 Aufbewahrungsfrist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und zu Beweiszwecken

Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. für Buchhaltungs-, Steuer- und Versicherungszwecke) und zu Beweiszwecken werden personenbezogene Daten in unserer Datenbank für die Dauer von fünf (5) Jahren nach Ablauf der durch die jeweils geltenden Rechtsvorschriften vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gespeichert, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist erforderlich, wenn wir einen legitimen und rechtmäßigen Grund dafür haben.

9.4 Wir können eine anonymisierte Form Ihrer personenbezogenen Daten, die keinen Bezug mehr zu Ihnen herstellt, für statistische Zwecke ohne zeitliche Begrenzung aufbewahren, sofern wir ein berechtigtes und rechtmäßiges Interesse daran haben.

10. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre PERSONENBEZOGENEN DATEN

Als betroffene Person können Sie die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ausüben.

Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an unseren örtlichen Datenschutzbeauftragten, entweder per Post oder per E-Mail an die unter Abschnitt 2.3 genannten Adressen, und fügen Sie eine Kopie Ihres Personalausweises, Reisepasses oder eines anderen gültigen Ausweises sowie Ihr spezielles Anliegen bei.

10.1. Recht auf Zugang. Sie können, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, Auskunft darüber verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und gegebenenfalls Zugang zu diesen Daten erhalten.

10.2. Recht auf Berichtigung. Sie können verlangen, dass wir unrichtige personenbezogene Daten kostenlos berichtigen und/oder unvollständige Daten vervollständigen.

10.3. Recht auf Widerruf der Einwilligung. Sie können, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer früheren Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie Ihre Einwilligung zurückziehen, möglicherweise nicht in der Lage sind, bestimmte Servicefunktionen zu nutzen, für die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unerlässlich ist.

10.4. Recht auf Löschung. Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, und wir werden dem nachkommen, es sei denn, es gibt einen rechtmäßigen Grund, dies nicht zu tun. So kann es beispielsweise einen vorrangigen legitimen Grund für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten geben, z. B. eine gesetzliche Verpflichtung, der wir nachkommen müssen, oder wenn die Aufbewahrung erforderlich ist, damit wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen können.

10.5. Recht auf Einreichung einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Sie haben das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeiten.

10.6. Abmeldung von Easyfairs (Recht auf Widerspruch)

  • Sollten Sie keine Informationen über von uns organisierte Veranstaltungen mehr erhalten wollen, wenden Sie sich bitte an unseren örtlichen Datenschutzbeauftragten:

o auf deutscher Ebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland (mit Hinweis auf den Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

o auf Gruppenebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brüssel, Belgien (mit Vermerk zu Händen des Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

  • Sollten Sie nicht mehr wünschen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte (Werbe- und Medienpartner, Aussteller oder Handelspartner) weitergeben, wenden Sie sich bitte an unseren örtlichen Datenschutzbeauftragten:

o auf deutscher Ebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland (mit Hinweis auf den Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

o auf Gruppenebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brüssel, Belgien (mit Vermerk zu Händen des Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

  • Wenn Sie sich von unserer E-Mail-Liste abmelden möchten, verwenden Sie bitte die Schaltfläche „Abmelden“, die in jeder von uns zu kommerziellen Zwecken versandten E-Mail enthalten ist, oder wenden Sie sich an unseren lokalen Datenschutzbeauftragten:

o auf deutscher Ebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Easyfairs Deutschland GmbH, Balanstr. 73, Haus 8, 81541 München, Deutschland (mit Hinweis auf den Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

o auf Gruppenebene:

– entweder per Post an die folgende Adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brüssel, Belgien (mit Vermerk zu Händen des Datenschutzbeauftragten); oder

– per E-Mail an die folgende Adresse: [email protected]

Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie uns auch dann, wenn Sie sich von uns abmelden, durch Berühren der auf der Veranstaltungsseite angezeigten Lesegeräte mit Ihrem „Smart Badge“, NFC-Tag oder einem anderen Gerät während einer Veranstaltung erlauben, einige personenbezogene Daten zu erfassen, um Ihre digitale Visitenkarte an die Aussteller weiterzugeben, es sei denn, Sie widerrufen Ihre Einwilligung gemäß Abschnitt 10.3.

10.7. Bezüglich der gemäß dem Geldwäschegesetz verarbeiteten Daten

Wie in Artikel 65 des Gesetzes ausdrücklich vorgesehen, haben Personen, deren personenbezogene Daten gemäß diesem Gesetz verarbeitet werden, weder das Recht auf Zugang und Berichtigung ihrer Daten, noch das Recht auf Vergessenwerden, noch das Recht auf Übertragbarkeit dieser Daten, noch das Widerspruchsrecht, noch das Recht, nicht profiliert zu werden, noch das Recht auf Mitteilung von Sicherheitsmängeln.

Gemäß dem Gesetz können die Rechte des Einzelnen indirekt über die belgische Datenschutzbehörde wahrgenommen werden.

11. Sicherheitsmaßnahmen

Da wir der Privatsphäre und dem Datenschutz große Bedeutung beimessen, tun wir alles, was wir können, um Ihre personenbezogenen Daten vor jeglichem Missbrauch zu schützen. Unsere Mitarbeiter sind für den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten geschult. Ihre persönlichen Daten werden in gesicherten Umgebungen gehostet, die für die Öffentlichkeit nicht zugänglich sind. Unsere Cloud Computing-Anbieter halten die einschlägigen Sicherheitsstandards der Branche ein.

Der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wird nur den Personen gewährt, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben dazu befugt sind.

Darüber hinaus hat Easyfairs beschlossen, personenbezogene Daten nach Regionen der Verarbeitung zu unterteilen. Es gibt fünf Regionen mit jeweils einem Datenverantwortlichen, der dafür verantwortlich ist, dass der Zugang zu den Daten auf diejenigen Mitarbeiter beschränkt ist, die ihn für die Erfüllung ihrer spezifischen Aufgaben im Zusammenhang mit den in dieser Datenschutzrichtlinie festgelegten Zwecken benötigen.

Die Mitarbeiter von Easyfairs, die einer Region angehören, haben nur zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu den personenbezogenen Daten ihrer Region, was einen begrenzten Zugang zu den personenbezogenen Daten und eine größere Sicherheit gewährleistet. Nur die fünf Datenverwalter dürfen zur Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu allen personenbezogenen Daten der einzelnen Regionen haben.

12. Kinder

Bitte beachten Sie, dass diese Website nicht für Kinder unter 16 Jahren bestimmt ist.

13. VERLINKTE WEBSITES

Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzrichtlinien und -praktiken anderer Websites, auch wenn Sie die Website eines Dritten über Links von unserer Website aus aufgerufen haben. Wir empfehlen Ihnen, die Richtlinien jeder Website, die Sie besuchen, zu überprüfen und den Eigentümer oder Betreiber der Website zu kontaktieren, wenn Sie Bedenken oder Fragen haben.

14. Änderungen an unserer Richtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Richtlinie zu ergänzen oder zu ändern, ohne Sie davon in Kenntnis zu setzen, und wenn wir dies tun, werden wir die Änderungen auf dieser Seite veröffentlichen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Richtlinie jedes Mal zu überprüfen, wenn Sie Informationen an uns übermitteln oder eine Bestellung aufgeben.