Privacy Policy

INTEGRITETSPOLICY

Sweden (Swedish)

EASYFAIRS GROUP OCH DOTTERBOLAG

1 Introduktion

1.1 Easyfairs International SA/NV är moderbolag till flera företag som arbetar med mässor och utställningar.

1.2 Easyfairs International SA/NV och dotterbolag ser det som en viktig uppgift att skydda våra kunders personuppgifter (utställare, deltagare, besökare, arrangörer, läsare, annonsörer, medlemmar, partner, blivande kunder etc.). Personuppgifter från våra kunder lagras därför på ett säkert sätt och behandlas med stor omsorg. Detta gäller även personuppgifter för leverantörer, andra intressenter och parter som har kontakt med oss. 1.3 Vid behandling av dina personuppgifter respekterar Easyfairs International SA/NV och dotterbolag din rätt till sekretess och behandlar endast dina uppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, vilket inbegriper dataskyddsförordningen (förordning 2016/679) (nedan kallad GDPR) och nationella dataskyddslagar. 1.4 I den här integritetspolicyn (nedan kallad policyn) förklaras i) hur vi behandlar de personuppgifter som vi samlar in från dig, ii) hur du kan meddela oss om du önskar begränsa vår användning av informationen och iii) vilka förfaranden vi tillämpar för att värna om din integritet.

2 Kontaktinformation till personuppgiftsansvarig

2.1 Dina personuppgifter hanteras av följande gemensamt personuppgiftsansvariga: – Easyfairs Nordic AB, med adress Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, Sverige – Easyfairs Group SA, med adress Rue Saint-Lambert 135, 1200 WoluweSaint-Lambert, Belgien. (nedan kallade Easyfairs, vi och oss)

2.2 Samtliga parter tillhör Easyfairs Group (nedan kallad ”koncernen”) och Easyfairs International är moderbolag för alla dotterbolagen, med undantag för Everex som är moderbolag för Easyfairs International.

I enlighet med artikel 26 i GDPR har Easyfairs International, Everex och dotterbolagen beslutat att, genom ett avtal om gemensam kontroll, fastställa sina respektive ansvarsområden vid införande av gemensam behandling av personuppgifter.

Easyfairs International ansvarar därför främst för att fastställa ändamålen för vilka personuppgifter behandlas inom koncernen samt grundläggande metoder och medel för att göra detta.

Varje lokalt dotterbolag, samt Everex, ansvarar för att införa den behandling av personuppgifter som har beslutats på koncernnivå i det land där bolaget har sitt huvudkontor och bedriver sin verksamhet.

Uppgiftsbehandlingen som har beslutats på koncernnivå ska vid behov anpassas av varje dotterbolag eller lokal enhet, med hänsyn till specifika förutsättningar och lokala sektorsspecifika regler eller genomförandebestämmelser, i synnerhet vad gäller lagring av uppgifter, ”soft opt-in” eller behandling av vissa uppgiftskategorier (t.ex. biometriska uppgifter), under förutsättning att sådan anpassning i största möjliga mån sker i enlighet med riktlinjer fastställda på koncernnivå.

Easyfairs International ansvarar för att fastställa vilken typ av reklam eller marknadskommunikation respektive enhet har implementerat som en del av verksamheten samt vilka kommunikationsmedel som används (t.ex. e-postkampanjer, massutskick eller telefonförsäljning).

2.3 I händelse av rättslig tvist kan den registrerade hålla någon av dessa enheter ansvarig. Om du har några frågor om denna integritetspolicy eller vill utnyttja dina rättigheter som anges i punkt 10, enligt det förfarande som beskrivs under denna punkt, kontakta vår lokala dataskyddsansvariga:

Nordisk dataskyddsansvariga Goran Bajkuša, via brev eller e-post på följande adress: Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, [email protected]

Du kan också kontakta koncernens dataskyddsombud på följande e-postadress: [email protected].

3 Vad är personuppgifter?

Med personuppgifter avses all information om en person som kan identifieras antingen direkt eller indirekt. Detta kan omfatta namn, adress, e-post, telefonnummer, bankkortsnummer, IP-adress och lokaliseringsuppgifter (nedan kallade personuppgifter).

4 Vem riktar sig den här policyn till?

Policyn gäller för följande kategorier av registrerade personer där deras personuppgifter behandlas av oss:

– Utställare och potentiella utställare vid våra mässor (inklusive, men inte begränsat till, utställningar, kund- och handelsevenemang, konferenser och kongresser (“mässor”));

– Arrangörer och potentiella arrangörer av mässor i våra lokaler;

– Besökare och potentiella besökare på mässorna;

– Prenumeranter på nyhetsbrev;

– Våra prenumeranter, läsare, annonsörer och potentiella kunder inom ramen webbplats, magasin, onlineinnehåll och mobila applikationer (“medieverktyg”);

– Talare på Easyfairs mässor som använder plattformen Speaker Management;

– Besökare på våra digitala plattformar och personer som kontaktar oss för att få information; och

– Användare av en gemenskapsplattform som tillhandahålls av Easyfairs.

5 Vilka kategorier av personuppgifter behandlar vi?

5.1 Allmän information: Vi använder, lagrar eller behandlar dina personuppgifter i enlighet med villkoren i denna policy, som omfattar namn, språk, hälsningsfras, kön, födelsedag, adress, telefonnummer (fast och/eller mobil), e-post, fax, och sociala nätverkskonton. Om du är yrkesverksam behandlar vi även företagets namn och adress, momsregistreringsnummer och/eller organisationsnummer, bransch, din befattning/jobbtitel inom företaget och din e-postadress i företaget.

För att förbättra kvaliteten på vår service till alla våra kunder kan vi även lägga till ytterligare relevant information till dina personuppgifter. Detta kan omfatta offentlig information eller information från tredje part som vi använder i de syften som anges i denna policy, inklusive men inte begränsat till, att kontrollera databasuppgifternas riktighet och för att optimera vår direktmarknadsföring, som kan baseras på din marknadsföringsprofil. Den offentliga informationen kan bestå av information som presenterats I officiella publikationer eller information som du har offentliggjort (som till exempel information på din sociala medieprofil).

5.2 Information gällande det serviceavtal du har med oss och din särskilda status som (potentiell) besökare, utställare, arrangör, annonsör eller användare av medieverktyg, talare, gemenskapsmedlem, leverantör eller annan status:

Som information gällande din status som besökare eller potentiell besökare på våra mässor:

Vi behandlar personuppgifter från information som rör mässorna som du har besökt eller anmält dig till, om en utställare har bjudit in dig och vilken utställare det i sådana fall är, dina intresseområden eller typ av mässa som skulle kunna intressera dig, utställare som du har intresserat dig för eller företagsmässig information som du har begärt, din ankomsttid, ditt besöks varaktighet och frekvens, vilka utställare du har besökt, vilka seminarier eller workshoppar du har deltagit i, din lokalisering i och kring mässområdet, och de produkter du köpt samt dess penningvärde. En del av dessa uppgifter kan samlas in genom smart badge-teknik (se punkt 5.5 nedan).

Information gällande din status som utställare eller potentiell utställare vid våra mässor:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som vi inhämtat från information som gäller de mässor där du eller ditt företag har varit utställare eller har uttryckt intresse för att ställa ut, vilken typ av mässa som skulle kunna intressera dig, typ, storlek och beståndsdelar i din monter, förteckningen över besökare/kunder som du bjudit in, förteckningen över besökare som har använt sin smart badge i din monter, förteckningen över besökare vars smart badge du har skannat med en av dina mobila applikationer, och information som rör verkställandet av ditt utställaravtal med ett av våra dotterbolag (t.ex. hyrd yta, produktinformation, webbplats, användarvillkor, betalningsinformation, eventuella fakturor som ej betalats etc.).

Information gällande din status som arrangör eller potentiell arrangör av våra mässor:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som vi inhämtat från information som gäller de mässorna som du eller ditt företag har anordnat eller har uttryckt intresse för att anordna, typ av mässa inklusive utställarnas, besökarnas och deltagarnas profiler, och information som rör verkställandet av ditt avtal för att anordna mässan med ett av våra dotterbolag (t.ex. hyrd yta, mässa, product och serviceinformation, information som rör andra tjänster, information om webbutik, webbplats, användarvillkor, betalningsinformation, eventuella fakturor som ej betalats etc.).

Information gällande din status som prenumerant, läsare, annonsör eller potentiell användare av våra medieverktyg:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som vi inhämtat från information gällande medieverktyget som du eller ditt företag prenumererar på eller har annonserat i, har uttryckt ett intresse för att prenumerera på eller annonsera i, prenumeration (och efterföljande avslut av prenumeration) eller annonsdatum, annonsinnehåll, betalningsinformation, eventuella fakturor som ej betalats etc.). Information gällande din status som medlem av klubb, grupp eller sammanslutning eller potentiella blivande medlemmar av klubb, grupp eller sammanslutning: Vi kommer att behandla dina personuppgifter som vi inhämtat från information gällande klubb, grupp eller sammanslutning som du eller ditt företag är med i eller har uttryckt ett intresse för att delta i, datum för anmälan, betalningsinformation, eventuella fakturor som ej betalats etc.)

Information gällande din status som medlem i någon av våra nätgemenskaper:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som har inhämtats från information relaterad till de nätgemenskaper du har registrerat dig för, dina intresseområden eller typer av kontakter, produkter och företag som skulle kunna intressera dig, kontakter, produkter eller företag du har visat intresse för eller kommersiell information du har efterfrågat, tidpunkt för din registrering, hur länge och ofta du har besökt onlineplattformen, profiler och produkter du har tittat på, onlinesessioner du har deltagit i samt produkter du har köpt och deras värde i pengar.

Information gällande din status som användare av gemenskapsplattformen (online och via mässappen) på våra mässor:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som har inhämtats från information relaterad till gemenskapsplattformen du har registrerat dig för, loggat in på eller använt vid mässorna, dina intresseområden, kontakter du har efterfrågat eller tillfrågats om, möten du har planerat, tackat ja eller nej till och med vilka gemenskapsmedlemmar (se punkt 5.9 nedan).

Information gällande din status som användare av vår plattform Speaker Management:

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som har inhämtats från information relaterad till plattformen Speaker Management som du har registrerat dig för eller loggat in på. Med hjälp av uppgifterna som finns tillgängliga på denna plattform kommer vi att kunna hantera/organisera de olika talarnas presentationer på våra mässor.

5.3 Information som rör din webbläsare som IP-adress och information som registrerats av de cookies som vi använder:

Vi kan använda informationen som samlats in via vår webbplats för funktionella, analytiska, beteendemässiga och annonseringsmässiga. Cookiepolicyn är tillgänglig via de webbplatser som har skapats av Easyfairs.

5.4 Externa uppgiftskällor

Dina personuppgifter kan ha hämtats från externa uppgiftskällor. Vi använder oss regelbundet av externa databaser från tredje part, som tillförlitliga affärspartner eller datapartner (t.ex. Dun & Bradstreet) för prospektering. Om du vill veta från vilka externa källor som vi har hämtat dina personuppgifter kan du kontakta oss via post eller e-post på adressen ovan i punkt 2.3.

5.5 Registrering, digitala visitkort och smart badge-teknik

När du anmäler dig som besökare till en mässa via en utställare kommer utställaren att meddelas om detta och få tillgång till de uppgifter du angav i din anmälan (d.v.s. fullständigt namn, språk, kön, bransch, företag, kontaktuppgifter, din arbetsrelaterade e-postadress och din befattning i företaget. De här uppgifterna kallas också ”digitalt visitkort”). Utställaren meddelas också när du kommer till mässan för att lättare kunna kontakta dig. Tekniken är kopplad till registreringssystemet. När du håller din smart badge (eller annan liknande enhet) mot läsarna i montrarna på mässan kan vi hålla reda på vilka montrar du har besökt för att kunna skicka en sammanfattning av dagen och digital information om de utställare du visat intresse för. De utställare du har visat intresse för kommer också att få tillgång till ditt digitala visitkort (inklusive personuppgifterna som anges ovan).

5.6 Inspelning av telefonsamtal som gjorts av våra teletjänstcentraler

Vi kan komma att spela in ditt samtal till en teletjänstcentral som arbetar för oss i utbildningssyfte och för att säkerställa hög kvalitet på vår kundservice.

5.7 Bilder från övervakningskameror

För att säkerställa säkerheten under våra evenemang installerade vi kameror på anläggningarna och på parkeringsplatserna. Dessa kameror spelar bara in och betraktas för övervakning- och säkerhetsändamål. Under våra events kan fotografer ta bilder av utställare och kunder som deltar på eventet. De här bilderna kan komma att användas i reklamsyfte för eventet I foldrar, broschyrer eller flyers på hemsidor och/eller i sociala medier, och för att du ska kunna se bilder av ditt deltagande på eventet.

5.8 Uppgifter som krävs enligt den europeiska lagen mot penningtvätt

För att säkerställa respekten för ovannämnda lag kan obligatoriska dokument och/eller information behöva tillhandahållas av våra medleverantörer innan något avtalsavtal, såsom:

– Identiteten på den faktiska betalningsmottagaren för den juridiska strukturen bakom den avtalsslutande parten; vänligen tillhandahåll originalet eller en inskannad kopia av alla officiella handlingar som bevisar äganderätten;

– En kopia eller skanning av den eller de verkliga ägarens identitetskort eller pass;-

– För alla juridiska personer: bolagsordning, momsnummer, säte, förteckning över styrelseledamöter;

– Alla andra dokument som efterfrågas av tillämplig lag.

Observera att enligt den belgiska lagstiftningen mot penningtvätt, vid kontroll, kan du bli ombedd att tillhandahålla identiteten och beviset på identiteten för ägaren av verken som ställs ut i din monter på mässan och, i förekommande fall, för deras agenter och verkliga ägare.

5.9 Registrering på gemenskapsplattform skapad för en specifik mässa anordnad av Easyfairs

Som en del av våra mässor kan vi komma att skapa en gemenskapsplattform för en specifik mässa. Via denna plattform kan användarna:

– Registrera sig för gemenskapen;

– Skapa kontakt med andra medlemmar;

– Skicka/ta emot meddelanden till/från medlemmar;

– Spara utställares profiler och produkter som bokmärken;

– Boka in möten under mässan.

Om du väljer att registrera dig på gemenskapsplattformen för en specifik mässa måste du skapa en profil (efternamn, förnamn, användarnamn). Sedan kan du välja vilken information du vill visa i din profil, beroende på profiltyp (som du anger när du skapar ditt konto och när som helst kan ändra). Du kan välja att inte visa din profil för andra medlemmar av plattformen.

Via denna plattform kan medlemmarna skicka meddelanden till varandra. I detta avseende, och för statistiska ändamål, samlar vi in dina inloggningsuppgifter när du skickar, tar emot eller svarar på meddelanden från andra medlemmar av plattformen. Vi analyserar eller granskar inte innehållet i dessa meddelanden, utan samlar bara in antalet inloggningar på sidan ”Meddelanden” på plattformen.

Via denna plattform kan medlemmarna få förslag på andra medlemmar baserat på gemensamma intresseområden. Medlemmarna kan också boka in möten på mässan.

6 Vad är syftet och de rättsliga grunderna för bearbetning av dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter i följande syften och enligt följande rättsliga grunder, i enlighet med tillämplig lagstiftning:

6.1 med ditt samtycke (artikel 6.1 a i GDPR) för, inklusive men inte begränsat till, följande syften:

(a) att hantera din förfrågan när du skickar den via vår webbplats eller via vår teletjänstcentral

(b) att hantera ditt deltagande i en tävling eller andra kommersiella händelser där du har deltagit

(d) att skicka direktmarknadsföring som du har samtyckt till att ta emot via e-post (eller via någon annan kanal där tillämplig lagstiftning kräver ditt samtycke och som du har samtyckt till) för att överföra din e-postadress (eller andra personuppgifter där tillämplig lagstiftning kräver ditt föregående samtycke och som du har samtyckt till) till en specifik tredje part;

(e) att skicka direktmarknadsföring via e-post som baseras på ditt underförstådda samtycke om du är befintlig kund och har angett din e-postadress hos oss. Du kan när som helst och utan kostnad motsätta dig användningen av din e-postadress. Du kan enkelt avsluta din prenumeration via länken längst ned i epostmeddelandet.

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter, om ditt samtycke är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter.

6.2 för att kunna förbereda eller uppfylla vårt serviceavtal (artikel 6.1 b i GDPR) för, inklusive men inte begränsat till, följande syften:

(a) att göra avtalsförslag och att slutföra, utföra och övervaka det specifika serviceavtalet (nedan kallat avtalshantering)

(b) att publicera en evenemangskatalog;

(d) att följa upp besök som gjorts under evenemangen eller genomföra undersökningar;

(e) att tillhandahålla dig tjänsterna för “smart badge technology” (se avsnitt 5.5 ovan) när du har valt att använda den;

(f) att ge dig tillgång till, eller ta bort din tillgång från, communityplattformen som vi har satt upp i samband med ett specifikt evenemang, där du har valt att registrera dig (se avsnitt 5.9 ovan);

(g) att hantera data som laddas upp av talare till Speaker Management Platform och på så sätt hantera/organisera de olika talarnas insatser vid ett av våra evenemang;

(h) att utföra säkerhetshantering under evenemangen; och

(i) att förhindra och bekämpa dåliga betalningar samt att fastställa, utöva och skydda våra rättigheter i allmänhet, inklusive men inte begränsat till, indrivning av skulder, hantering av tvister och rättsliga processer;

(j) att skicka betalande nyhetsbrev till prenumeranter som betalar en prenumerationsavgift specifikt för detta ändamål.

6.3 för genomförandet av våra legitima intressen, där bearbetning av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna bedriva vår företagsverksamhet (artikel 6.1 f i GDPR) för, inklusive men inte begränsat till, följande syften (utöver de fall där ditt uttryckliga samtycke krävs):

(a) att informera dig om våra kommande evenemang, produkter och tjänster eller kommande evenemang, produkter och tjänster från våra koncernföretag, utställare eller andra noggrant utvalda kommersiella partners, via e-post (mjukt samtycke) eller andra medel;

(b) att under våra evenemang ta bilder av utställare, besökare och andra personer som deltar i evenemanget. Dessa bilder kan användas i våra kataloger, broschyrer eller flygblad eller på evenemangets webbplats och/eller sociala mediesidor för marknadsföringsändamål och för att möjliggöra att du kan se bilder på ditt deltagande i evenemanget;

(d) att centralisera, kombinera och förbättra dina personuppgifter med användbar information från tredje parter;

(e) att optimera våra tjänster, anpassa våra evenemang efter våra besökares och utställares preferenser och önskemål;

(f) att optimera hanteringen och kvaliteten på vår digitala marknadsföring och försäljningsaktiviteter och tjänster;

(g) att mäta vår prestation (t.ex. via marknadsundersökningar);

(h) att använda inom aggregerade eller anonymiserade modeller för att skapa marknadsanalyser, för ekonomisk förvaltning, marknadsföring eller rapportering, eller för att utföra big data-analys eller annan typ av analys;

(i) att övervaka kvaliteten på vår kundservice och utbilda våra kontaktcentermedarbetare;
(j) att marknadsföra våra evenemang och lokaler;

(k) att förebygga och bekämpa bedrägeri, brott och möjliga överträdelser, och

(l) att skicka dig direktmarknadsföringskommunikation via e-post, SMS eller WhatsApp baserat på ditt implicita samtycke om du är en befintlig kund och vi har mottagit din e-postadress eller ditt telefonnummer från dig (i enlighet med e-integritetsdirektivet (Direktiv 2002/58/EG)). Du har möjlighet att motsätta dig denna användning av din e-postadress eller ditt telefonnummer när som helst (inklusive vid insamling av dina uppgifter) och utan kostnad. Du kan enkelt avregistrera dig via den länk som finns längst ner i alla e-postmeddelanden, SMS och WhatsApp-meddelanden.

I de fall som nämns ovan strävar vi alltid efter att upprätthålla en rättvis balans mellan behovet av att behandla dina personuppgifter och bevarandet av dina rättigheter och friheter, inklusive respekten för din integritet.

På din begäran kan vi förse dig med dokumentation om lagligheten i behandlingen av personuppgifter som utförs av Easyfairs på grundval av berättigade intressen.

6.4 för att följa lagar eller regler som vi är föremål för (artikel 6 (1)(c) GDPR), särskilt:

(a) för att erhålla och behandla personuppgifter om kunder, deras slutgiltiga ägare och klientrepresentanterna enligt lagen om bekämpning av penningtvätt/finansiering av terrorism (AML/CTF-lagen) av den 18 september 2017, uppdaterad efter ikraftträdandet av lag av den 20 juli 2020;

(b) all annan behandling som vi enligt lag är skyldiga att genomföra.

7 Till vem kommer dina personuppgifter att överföras?

Det finns omständigheter då vi önskar eller måste lämna ut dina personuppgifter till

tredje part. Detta kommer endast att ske i enlighet med tillämplig lagstiftning och för de

syften som anges i punkt 6 ovan. I följande fall måste vi lämna ut uppgifter:

7.1 till våra koncernbolag, av samma skäl som anges i punkt 6.

7.2 till våra serviceleverantörer, leverantörer eller underleverantörer (koncernbolag eller tredje part) som tillhandahåller tjänster som omfattar databehandling på uppdrag av oss, som externa kontaktcenter, byråer, ITsupporttjänsteleverantörer, monterbyggare, cateringpartner etc.). Dessa företag kan komma att använda dina personuppgifter men endast inom de strikta begränsningarna som vi ger dem och som överensstämmer med denna policy. De omfattas av betydande sekretess och säkerhetskrav med hänsyn till personuppgifter:

7.3 för våra marknadsförings- och mediapartner samt sponsorer, om du inte har motsatt dig sådan överföring, så att de ska kunna skicka direktmarknadsföring till dig, möjligen baserad på din marknadsföringsprofil

7.4 för våra utställare och om du inte har motsatt dig sådan överföring, så att de ska kunna skicka direktmarknadsföring till dig, möjligen baserad på din marknadsföringsprofil och enligt de syften som anges i punkt 6.

7.5 för våra koncernbolag om du inte har motsatt dig sådan överföring, så att de ska kunna skicka direktmarknadsföring till dig, möjligen baserad på din marknadsföringsprofil

7.6 för andra tredjeparter som du har givit ditt samtycke till

7.7 till andra juridiska enheter, tillfälligt eller permanent, när det gäller gemensamma företag, samarbeten, finansiering, försäljning, sammanslagning, omorganisation, ändring av juridisk form, upplösning eller liknande händelse. Vid sammanslagning eller försäljning kommer dina personuppgifter permanent att överföras till det efterträdande företaget

7.8 för offentliga myndigheter eller andra tredjeparter som vi enligt lag är skyldiga att lämna ut uppgifter till vid rättsliga förfaranden.

8 Internationell överföring av personuppgifter

Genom att meddela dina personuppgifter till oss samtycker du till att vi får överföra dina uppgifter till mottagare, företagare som ingår i Easyfairs-gruppen och underleverantörer (t.ex. molntjänstleverantörer), med verksamhet utanför för EESområdet. I detta avseende skyddas behandlingen av dina personuppgifter enligt tillämplig lagstiftning och den här policyn. Detta gäller särskilt vid överföring av uppgifter till länder utanför EES-området som inte kan erbjuda en lämplig säkerhetsnivå, då vi säkerställer användningen av lämpliga verktyg för dataöverföring (t.ex. Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler). När vi gör sådana överföringar garanterar vi att vi endast överför dina uppgifter till organisationer som anses erbjuda en skyddsnivå för personuppgifter likvärdig den som finns i den Europeiska unionen. Vid överföring av personuppgifter till USA, kontrollerar vi att organisationen finns med på listan över organisationer som erbjuder en tillräckligt hög skyddsnivå för personuppgifter (listan finns tillgänglig via följande länk: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Under hur lång tid sparas dina personuppgifter?

9.1 Lagringstid för särskilda syften:

Dina personuppgifter kommer att lagras under följande lagringstider om inte längre lagring krävs enligt tillämplig lokal lagstiftning eller där vi enligt lag har rätt att göra detta:

Uppgiftskategorier	Lagringstid
Potentiella kunder	Uppgifterna lagras i fyra (4) år från och med att de läggs in i databasen. Denna period kan emellertid avbrytas tillfälligt om det förekommer interaktion (t.ex. en fråga från den potentiella kunden).
Utställare – Besökare – Arrangörer – Talare	Uppgifter som behandlas för ändamål kopplade till fullgörandet av ett avtal lagras: – aktivt så länge som krävs för att fullgöra avtalet eller administrera avtalsförhållandet; – I ytterligare 10 år efter att avtalet har avslutats, vilket motsvarar preskriptionstiden för avtalsmässiga anspråk. Det är underförstått att denna lagringstid tillfälligt avbryts vid eventuella administrativa eller rättsliga förfaranden som rör avtalet, fram till dess att förfarandena har avslutats.
Prenumeranter på nyhetsbrev	Uppgifterna lagras under en obegränsad period från och med datumet då den registrerade samtycker till att ta emot kostnadsfria nyhetsbrev, såvida inte den registrerade återkallar sitt samtycke. Vid kostnadsfri prenumeration på nyhetsbrev baserat på ”soft opt-in” lagras uppgifterna i maximalt 4 år. Vid betald prenumeration på nyhetsbrev behandlas personuppgifterna för ändamål relaterade till fullgörandet av ett avtal och lagras: – aktivt så länge som krävs för att fullgöra avtalet eller administrera avtalsförhållandet; – I ytterligare 10 år efter att avtalet har avslutats, vilket motsvarar preskriptionstiden för avtalsmässiga anspråk. Det är underförstått att denna lagringstid tillfälligt avbryts vid eventuella administrativa eller rättsliga förfaranden som rör avtalet, fram till dess att förfarandena har avslutats.
Inspelning av telefonsamtal som gjorts av våra teletjänstcentraler	Uppgifterna lagras i en månad.
Bilder från övervakningskameror	Uppgifterna lagras i en månad, såvida inte bilderna kan bidra till att bevisa ett brott, en skada, civil olydnad eller identifiera en gärningsman, en person som stör den allmänna ordningen, ett vittne eller ett offer.
Uppgifter som krävs enligt lagar för bekämpning av penningtvätt	Uppgifterna lagras enligt lag i 10 år efter det att avtalsförhållandet har upphört. Utan att det påverkar ovan nämnda lagringsperioder för övriga uppgiftskategorier, föreskriver lagstiftningen för bekämpning av penningtvätt övergångsåtgärder som underlättar förlängning av lagringsperioden från 5 till 10 år: · För kundrelationer som har avslutats 2012–2017 lagras uppgifterna i 7 år. · För kundrelationer som har avslutats under 2018 lagras uppgifterna i 8 år. · För kundrelationer som har avslutats under 2019 lagras uppgifterna i 9 år. · För kundrelationer som har avslutats från och med 2020 lagras uppgifterna i 10 år.

Beroende på din status kan olika lagringsperioder gälla (t.ex. när du är en besökare och du har prenumererat på något av våra digitala nyhetsbrev eller tidskrifter).

9.2 Alla lagringsperioder som nämns i punkt 9.1 ovan kan komma att tillfälligt avbrytas vid eventuella administrativa eller rättsliga förfaranden, fram till dess att förfarandena har avslutats.

9.3 Lagringsperiod för att överensstämma med rättsliga krav och för bevisändamål: För att fullgöra rättsliga förpliktelser (för bokförings-, skatte- och försäkringsändamål) och bevisändamål lagras personuppgifter i vår databas under ytterligare fem (5) år efter att lagringsperioden har upphört vilket gäller enligt särskild tillämplig lagstiftning, om inte ytterligare lagring krävs och vi har en legitim och rättslig anledning att göra det.

9.4 Vi kan lagra en anonymiserad version av dina personuppgifter, som inte längre kan kopplas till dig, i statistiskt syfte utan tidsbegränsning, i den utsträckning som vi har ett legitimt och rättsligt intresse i att göra detta.

10 Dina rättigheter gällande dina personuppgifter

Som registrerad kan du utöva följande rättigheter gällande dina personuppgifter.

För att utöva dessa rättigheter ska du kontakta vår lokala dataskyddsansvarig, via post eller e-post på de adresser som anges i punkt 2.3 och bifoga en kopia av ditt idkort, pass eller andra identifieringsdokument samt din särskilda förfrågan.

10.1 Rätt till tillgång. Du kan, i de fall där lagstiftningen så tillåter, begära att få information om huruvida vi behandlar dina personuppgifter och, i tillämpliga fall, få tillgång till dem.

10.2 Rätt till rättelse. Du kan begära att vi korrigerar eventuella felaktiga personuppgifter eller kompletterar dem kostnadsfritt.

10.3 Rätt att ta tillbaka samtycke. Du kan, enligt tillämplig lagstiftning, när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandling av personuppgifter. Om du drar tillbaka ditt samtycke påverkar detta inte lagligheten i den bearbetning som skett genom ditt tidigare samtycke. Observera att om du drar tillbaka ditt samtycke kommer du kanske inte att kunna dra fördel av vissa servicefunktioner där behandling av personuppgifter krävs.

10.4 Rätt till radering. Om du begär att vi raderar dina personuppgifter gör vi det, med undantag för om det finns någon rättslig anledning till att inte göra det. Det kan till exempel röra sig om övergripande legitima skäl att behålla dina personuppgifter, som ett rättsligt krav som vi måste följa, eller om lagring krävs för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga krav.

10.5 Rätten att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du har rätt att kontakta den behöriga tillsynsmyndigheten om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter på ett lagligt sätt.

10.6 Avsluta prenumeration på Easyfairs (rätt att göra invändningar)

Om du inte längre vill ha information rörande mässor som vi anordnar kan du kontakta vår lokala dataskyddsansvarige:

På Nordisk nivå: Goran Bajkuša, via brev eller e-post på följande adress: Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, [email protected].

På koncernnivå: Antingen per post till följande adress: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bryssel, Belgien (ange till förmån för Privacy Officer); eller per e-post till följande adress: [email protected]

Om du inte längre vill att vi ska överföra dina personuppgifter till tredje part (annonsörer och mediapartner, utställare eller affärspartner) kontaktar du:

På Nordisk nivå: Goran Bajkuša, via brev eller e-post på följande adress: Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, [email protected].

Om du inte längre vill att vi ska använda dina personuppgifter för att skapa marknadsföringsprofiler kontaktar du:

På Nordisk nivå: Goran Bajkuša, via brev eller e-post på följande adress: Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, [email protected].

Om du vill att vi tar bort dig från vår e-postlista kan du antingen använda knappen för att avregistrera dig som finns längst ned i varje epostmeddelande som skickas i affärssyfte från oss, eller kontakta:

På Nordisk nivå: Goran Bajkuša, via brev eller e-post på följande adress: Åby Arenaväg 8A, 431 62 Mölndal, [email protected].

Ange vilken typ av information som du inte längre önskar eller den e-postadress som du vill avregistrera. Observera att även om du avregistrerar dig från oss kan vi ändå samla in vissa personuppgifter om dig när du vidrör läsarna på mässorna med din smart badge, NFCtagg eller andra enheter under en mässa. Vi får dela ditt digitala visitkort med utställarna om du inte drar tillbaka ditt samtycke i enlighet med punkt 10.3.

10.7 Angående de uppgifter som behandlas enligt lag om penningtvätt

Som uttryckligen föreskrivs i artikel 65 i lagen, har personer vars personuppgifter behandlas enligt denna lag inte rätt att få tillgång till och rätta sina uppgifter, inte heller rätt att bli glömda, rätt till dataportabilitet, rätt att motsätta sig behandling, rätt att inte bli profilerad eller rätt till meddelande om säkerhetsbrister.

I enlighet med lagen kan individens rättigheter utövas indirekt genom den belgiska dataskyddsmyndigheten.

11. Säkerhetsåtgärder

Eftersom det är viktigt för oss att skydda din personliga integritet och dina uppgifter, gör vi allt som står i vår makt för att se till att dina personuppgifter inte missbrukas. Våra medarbetare får utbildning i att hantera personuppgifter på ett korrekt sätt. Dina personuppgifter lagras i säkra miljöer som inte är tillgängliga för allmänheten. Våra molnleverantörer uppfyller alla relevanta säkerhetsstandarder.

Enbart behörig personal har tillgång till dina uppgifter.

Dessutom har Easyfairs beslutat att dela upp behandlingen av personuppgifter i olika regioner. Det finns fem regioner, var och en med en personuppgiftsansvarig som ska säkerställa att uppgifterna endast är tillgängliga för de medarbetare som behöver dem för att kunna utföra sitt arbete med hänsyn till de ändamål som definieras i denna integritetspolicy.

Easyfairs medarbetare i en viss region har enbart tillgång till personuppgifterna i den aktuella regionen för att utföra sitt arbete, vilket säkerställer begränsad åtkomst till personuppgifter och därmed ökad säkerhet. Det är bara de fem personuppgiftsansvariga som har tillgång till samtliga personuppgifter i sin respektive region för att utföra sitt arbete.

12. Barn

Observera att denna webbplats inte är avsedd för barn under 16 år.

13. Länkar till webbplatser

Vi är inte ansvariga för integritetspolicyn och praxis för andra webbplatser även om du gick in på tredje parts webbplats med länkar från vår webbplats. Vi rekommenderar att du kontrollerar policyn för varje webbplats du besöker och kontaktar ägaren eller operatören av en sådan webbplats om du har problem eller frågor.

14. Ändringar I vår policy

Vi förbehåller oss rätten att ändra eller modifiera denna policy utan att meddela dig och om vi gör det kommer vi att publicera ändringarna på denna sida. Det är ditt ansvar att kontrollera policyn varje gång du skickar information till oss eller gör en beställning.