Privacy Policy

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Spain & Portugal (Spanish)

EASYFAIRS INTERNATIONAL SA/NV Y ENTIDADES AFILIADAS

1 Introducción

1.1 Easyfairs International SA/NV es la sociedad matriz de un grupo de empresas activas en la organización de eventos y exposiciones, y en la gestión de espacios.

1.2 Easyfairs International SA/NV y sus entidades afiliadas se toman muy en serio la protección de la información personal de sus clientes (expositores, participantes, visitantes, organizadores, lectores, anunciantes, miembros, socios, posibles socios, etc.). Por lo tanto, los datos personales de nuestros clientes se conservan de forma segura y se tratan con el máximo cuidado, siendo esto también cierto en el caso de nuestros proveedores, otros interesados y cualquier tercero que contacte con nosotros.

1.3 En el tratamiento de sus datos personales, Easyfairs International SA/NV/NV y sus entidades afiliadas respetan su derecho a la privacidad y solamente tratarán su información personal de conformidad con las normas aplicables en materia de protección de datos, entre las que se incluye el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento 2016/679) (“RGPD”) y las leyes nacionales de protección de datos.

1.4 La presente Política de Privacidad (la “Política”) explica (i) cómo procesamos la información personal que recogemos sobre usted, (ii) cómo puede hacernos llegar instrucciones si prefiere limitar el uso de dicha información y (iii) de qué procedimientos disponemos para salvaguardar su privacidad.

2 Datos de contacto de la empresa responsable del tratamiento

2.1 Sus datos personales serán procesados por los siguientes Responsables Conjuntos:

– Easyfairs International SA/NV, con domicilio social en Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Iberia SL, con domicilio social en Calle Edgar Neville 27 2ext 28020 Madrid Spain (B85454700);

– Easyfairs UK Ltd., con domicilio social en Easyfairs, 2^nd Floor, Regal House, 70 London Road, Twickenham, London, TW1 3QS (05067979)

– Easyfairs Oriex SAS (Fr), con domicilio social en Easyfairs Oriex, 29 rue de Trevise, 75009, Paris, France (SIREN 501 395 503)

– Easyfairs Northeral SPRL (B), con domicilio social en Easyfairs Northeral, 2ème étage du centre d’affaires Zephir Center, 11 Chemin Doudou Mokhtar, Hydra, Alger, Algeria (04B0142978)

– Easyfairs Italia SRL, con domicilio social en Via Fridtjof Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (IT09669420961)

(Conjuntamente “Easyfairs” o “nosotros”).

2.2 Todas las partes pertenecen al Grupo Easyfairs (en adelante, el “Grupo”) y, a excepción de Everex, que es la empresa matriz de Easyfairs International, Easyfairs International es la empresa matriz de todas las filiales.

De conformidad con el artículo 26 del RGPD, Easyfairs International, Everex y las filiales han decidido, mediante un Acuerdo de Control Conjunto, determinar sus respectivas responsabilidades en la aplicación del tratamiento conjunto de datos personales.

Por lo tanto, Easyfairs International se erige como el principal responsable a la hora de determinar los fines para los que se procesan los datos personales dentro del Grupo, así como los métodos y medios esenciales para hacerlo.

Cada filial local, así como Everex, son responsables de aplicar el tratamiento de datos personales decidido a nivel de Grupo en el país en el que tenga su sede y en el que lleve a cabo sus actividades.

El tratamiento de datos decidido a nivel de Grupo será adaptado, si fuere necesario, por cada filial o entidad local, de acuerdo con las características específicas y de las normas sectoriales o de aplicación locales, particularmente en materia de retención de datos, soft opt-in (solicitación de consentimiento previo) o en el tratamiento de categorías particulares de datos (datos biométricos, etc.), siempre que, en la medida de lo posible, dicha adaptación se mantenga en línea con las directrices del Grupo decididas a nivel de Grupo.

Easyfairs International es responsable de determinar la naturaleza de las comunicaciones comerciales o publicitarias implementadas por cada entidad como parte de sus actividades, así como los medios de comunicación utilizados (campaña de correo electrónico, envío a todas las casillas, telemarketing, etc.).

2.3 En caso de litigio, el interesado podrá exigir responsabilidades a cualquiera de estas entidades. Si le surge alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad, o si desea ejercer los derechos mencionados en el apartado 10, póngase en contacto con nuestro responsable de Privacidad local:

– a nivel Uk&Global – España, con Beth Natasha Welcomme vía correo postal en la siguiente dirección: C/Edgar Neville, 27 (ant. General Moscardó) – 28020 Madrid, o enviando un email a [email protected].; o bien,

– a nivel de grupo, con Alain De Keyzer, por correo postal en la siguiente dirección: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bruselas, Bélgica; o a través del correo electrónico en la siguiente dirección: [email protected];

según el procedimiento descrito en el apartado 10.

2.4 También puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de nuestro grupo a través del correo electrónico en la siguiente dirección: [email protected] .

3 ¿Qué son los datos de carácter personal?

Por “datos de carácter personal” se entiende cualquier información relativa a una persona que permita identificarla directa o indirectamente, tal como nombre, dirección postal, email, número de teléfono, número de tarjeta de crédito o débito, dirección IP y datos de localización (los “Datos de Carácter Personal”).

4 ¿A quién va dirigida esta política?

Esta Política se aplica a las siguientes categorías de interesados cuyos Datos de Carácter Personal son objeto de tratamiento por nuestra parte:

– actuales y potenciales expositores en nuestros eventos (lo cual incluye, sin limitación, exposiciones, ferias comerciales y de consumidores, conferencias y congresos (los “Eventos”));

– actuales y potenciales organizadores de Eventos en nuestras instalaciones;

– actuales y potenciales visitantes de nuestros Eventos;

– suscriptores, lectores y anunciantes actuales y futuros de nuestra web, revista, newsletters, directorios online y aplicaciones móviles (las “Herramientas de Comunicación”);

– contactos de prensa y relaciones públicas y portavoces;

– visitantes de nuestras plataformas digitales y personas que nos contactan en busca de información;

– patrocinadores, proveedores, otros interesados y cualquier otro tercero que entre en contacto con nosotros, y

– Usuarios de una plataforma comunitaria proporcionada por Easyfairs.

5 ¿Qué categorías de datos de carácter personal procesamos?

5.1 Información general:

Usaremos, almacenaremos o trataremos cualquiera de sus Datos de Carácter Personal, como su nombre, idioma, sexo, fecha de nacimiento, dirección postal, número de teléfono (fijo y/o móvil), email, fax y cuentas en redes sociales, de conformidad con lo dispuesto en esta Política. Si usted es un profesional, procesaremos también el nombre y dirección de su empresa, así como su número de identificación fiscal e industria a la que pertenece, su función o cargo

en la empresa y su email profesional.

A fin de mejorar la calidad de los servicios que ofrecemos a todos nuestros clientes, también podríamos enriquecer cualquiera de sus Datos de Carácter Personal con información adicional relevante. Puede tratarse de información pública o información que obtengamos de terceros, y usaremos la misma con los fines previstos en esta Política, lo cual incluye, sin limitación, la verificación de la exactitud de los datos que constan en nuestra base de datos y la optimización

de nuestras acciones de marketing directo, basándonos posiblemente en su perfil de marketing.

La información pública arriba mencionada puede ser información que consta en publicaciones oficiales o información hecha pública por usted (como la que aparece en su perfil en medios sociales).

5.2 Información relativa al contrato de servicios que tiene usted con nosotros y a su estatus particular como (potencial) visitante, expositor, organizador, patrocinador, usuario o anunciante de Herramientas de Comunicación, miembro de una comunidad, proveedor u otra condición:

Como

Información relativa a su condición de visitante o potencial futuro visitante de nuestros Eventos:

Realizaremos el tratamiento de cualquiera de sus Datos de Carácter Personal obtenidos de información relacionada con los Eventos que ha visitado o para los que se ha inscrito: si un expositor le ha invitado y la identidad del expositor, sus campos de interés o los tipos de eventos que podrían interesarle, los expositores por los que ha mostrado interés o la información comercial que ha solicitado, su hora de llegada, la duración y frecuencia de su visita, qué expositores ha visitado, a qué seminarios o talleres ha asistido, su localización dentro y en torno al recinto del evento, así como los productos que ha comprado y su valor monetario. Algunos de estos datos podrían recogerse empleando tecnología “smart badge” (véase el apartado 5.5).

Información relativa a su condición de expositor o potencial futuro expositor en nuestros Eventos:

Realizaremos el tratamiento de cualquiera de sus Datos de Carácter Personal obtenidos de información relativa a los Eventos en los que usted o su empresa han expuesto o manifestado su interés por exponer: el tipo de eventos que podrían interesarle, el tipo, tamaño y componentes de su stand, la lista de visitantes/clientes que invitó, la lista de visitantes que han usado su “smart badge” en su stand, la lista de visitantes cuya credencial usted ha escaneado con una de nuestras aplicaciones móviles, e información relativa a la ejecución de su contrato de expositor con una entidad afiliada nuestra (por ejemplo, superficie alquilada, información de productos, sitio web, condiciones de uso, información de pagos, facturas impagadas, en su caso, etc.).

Información relativa a su condición de organizador o potencial futuro organizador de nuestros Eventos:

Realizaremos el tratamiento de cualquiera de sus Datos de Carácter Personal obtenidos de información relativa a Eventos que usted o su empresa han organizado o manifestado su interés por organizar: el tipo de Eventos, incluyendo el perfil de expositores, visitantes y participantes, e información relativa a la ejecución de su contrato de organizador con una entidad afiliada nuestra (por ejemplo, superficie alquilada, evento, información de productos y servicios, información relativa a cualquier servicio adicional, información sobre tiendas online, sitio web, condiciones de uso, información de pagos, facturas impagadas, en su caso, etc.),

Información relativa a su condición de suscriptor, lector, anunciante o potencial

usuario de nuestras Herramientas de Comunicación:

Realizaremos el tratamiento de cualquiera de sus Datos de Carácter Personal obtenidos de información relativa a la Herramienta de Comunicación a la que usted o su empresa se han suscrito o en la que se han anunciado o han manifestado interés por suscribirse o anunciarse, la fecha de suscripción (y eventual baja) o anuncio, el contenido del anuncio, información de pagos, facturas impagadas, en su caso, etc.).

Información relacionada con su condición de miembro de una de nuestras comunidades online:

Trataremos cualquiera de sus Datos Personales obtenidos a partir de información relacionada con las Comunidades online en las que se ha registrado, sus ámbitos de interés o el tipo de contactos, productos y empresas que podrían interesarle, los contactos, empresas o productos en los que ha mostrado interés o la información comercial que ha solicitado, su hora de registro, la duración y frecuencia de sus visitas a la plataforma en línea, qué perfiles y productos ha visitado, a qué sesiones en línea ha asistido y los productos que ha comprado, así como su valor monetario.

Información relacionada con su condición de usuario de nuestra plataforma comunitaria (en línea y a través de la aplicación de eventos) en nuestros Eventos:

Trataremos cualquiera de sus Datos Personales obtenidos a partir de la información relacionada con la plataforma comunitaria a la que se haya registrado, conectado o utilizado en los Eventos, sus campos de interés, las conexiones que solicitó o le solicitaron, las reuniones que planificó, aceptó o rechazó y con qué miembro de la comunidad (consulte el apartado 5.9 a continuación).

5.3 Información relativa a su navegador, como su dirección IP e información registrada por las cookies que empleamos:

Podemos usar la información recogida a través de nuestro sitio web con fines funcionales, analíticos, de conducta o de publicidad. La Política de Cookies se puede consultar a través de las páginas web creadas por Easyfairs.

5.4 Fuentes de datos externas

Podemos haber obtenido sus Datos de Carácter Personal de fuentes de datos externas. Hacemos un uso habitual de bases de datos externas obtenidas de terceros, como socios comerciales o socios de gestión de datos en quienes confiamos (por ejemplo, Dun & Bradstreet) con fines de prospección. Si desea conocer de qué fuente externa hemos obtenido sus Datos de Carácter Personal, puede ponerse en contacto con nosotros por correo postal o por email en las direcciones mencionadas en el apartado 2.3.

5.5 Inscripción, tarjeta de negocios digital y tecnología “smart badge”.

Siempre que se inscriba como visitante en un Evento a través de un expositor, este será informado de que usted se inscribió para el Evento a través de su invitación y se le entregarán sus datos de inscripción (es decir, su nombre completo, idioma, sexo, industria, nombre de empresa y datos de contacto, email profesional y cargo que ocupa en su empresa. Esta información de inscripción también se denomina “tarjeta de negocios digital”). El expositor recibirá también una notificación cuando acceda al Evento y podría ponerse en contacto con usted. Esto está vinculado al sistema de inscripción. Su tarjeta de visita digital (que contiene los Datos Personales indicados anteriormente) también se compartirá con los expositores en los que haya manifestado su interés.

Además, si durante el Evento toca en los lectores expuestos en el mismo con su “smart badge” (u otra tecnología similar), tendremos un registro de los stands que ha visitado para poder enviarle un resumen de su jornada, y usted recibirá información digital sobre los expositores y productos por los que ha mostrado interés.

5.6 Registro de llamadas telefónicas por nuestros operadores del centro de llamadas.

Podemos registrar sus llamadas a través de agentes del centro de llamadas que trabajan en nuestro nombre con fines de formación y para garantizar la calidad del servicio de atención al cliente.

5.7 Fotografías e imágenes tomadas por cámaras de vigilancia

A fin de garantizar la seguridad durante nuestros Eventos contamos con cámaras instaladas tanto dentro de los recintos como en los aparcamientos. Las imágenes de estas cámaras solamente se registran y visualizan con fines de vigilancia y seguridad.

Asimismo, durante nuestros Eventos puede haber fotógrafos tomando imágenes de los expositores y clientes asistentes. Estas fotografías podrán emplearse en nuestras carpetas, catálogos y folletos o en el sitio web y/o página de medios sociales del Evento en cuestión con fines promocionales y con el fin de que usted pueda ver imágenes de su participación en el mismo.

5.8 Datos requeridos por la ley europea contra el blanqueo de capitales

Con el fin de garantizar el respeto de la ley antes mencionada, es posible que nuestros co-contratantes deban proporcionar documentos y/o información obligatoria antes de cualquier acuerdo contractual, como por ejemplo:

– La identidad del titular real de la estructura jurídica que respalda a la parte contratante; facilite una copia o escaneado de cualquier documento oficial que acredite la titularidad real;

– Copia o escaneado del documento de identidad o pasaporte del beneficiario o beneficiarios efectivos;

– Para cualquier persona jurídica: estatutos, número de IVA, domicilio social, lista de miembros del consejo de administración;

– Cualquier otro documento exigido por la legislación aplicable.

Tenga en cuenta que, en virtud de la ley belga contra el blanqueo de capitales, en caso de control, se le podría pedir que facilite la identidad y la prueba de identidad del propietario de las obras expuestas en su stand en la feria y, en su caso, de sus agentes y beneficiarios efectivos.

5.9 Inscripción en la plataforma comunitaria creada para un evento específico organizado por Easyfairs

Como parte de los eventos que organizamos, podemos crear una plataforma comunitaria dedicada a este evento específico. Esta plataforma permite a sus usuarios:

– Registrarse en la comunidad;

– Conectarse con otros miembros;

– Enviar/recibir mensajes a/de los miembros;

– Marcar los perfiles y productos de los expositores;

– Organizar reuniones en el evento.

Si decide registrarse en la plataforma comunitaria dedicada a un evento concreto, deberá crear un perfil (apellidos, nombre, nombre de usuario). A continuación, podrá elegir qué información desea mostrar en su perfil, en función de su tipo de perfil (que define al crear su cuenta y que puede modificar en cualquier momento, si así lo solicita). Puede elegir que su perfil no sea visible para otros miembros de la plataforma.

A través de esta Plataforma, los miembros pueden intercambiar mensajes entre sí. A este respecto, y con fines estadísticos, recopilamos datos de acceso sobre usted cuando envía, recibe o interactúa con mensajes enviados por otros miembros de la Plataforma. No analizamos ni revisamos el contenido de esta correspondencia. Sólo recogemos el número de accesos a la página “Mensajes” de la Plataforma.

A través de esta Plataforma, los miembros pueden obtener sugerencias de otros miembros basadas en áreas de interés común. Los miembros también pueden planificar reuniones en el Evento.

6 ¿Qué finalidad y fundamento jurídico tiene el tratamiento de sus datos de carácter personal?

Tratamos sus Datos de Carácter Personal con los fines y en virtud de los fundamentos jurídicos siguientes, de conformidad con la ley vigente:

6.1 Con su consentimiento (artículo 6 (1)(a) RGPD), con los fines siguientes, sin limitación:

(a) gestionar su solicitud cuando nos pide información a través de nuestro Sitio Web o centro de llamadas;

(b) gestionar su participación en un concurso o en otras acciones comerciales en las que haya participado;

(d) enviarle comunicaciones de marketing directo que haya consentido recibir por email (o por cualquier otro canal para el que la ley aplicable imponga la obtención previa de su consentimiento o en relación con el cual haya prestado su consentimiento);

(e) transferir su dirección de correo electrónico (o cualquier otro Dato Personal para el que la legislación aplicable imponga la obtención previa de su consentimiento y para el que usted haya dado su consentimiento) a un tercero especificado;

Usted tiene derecho a retirar su consentimiento al tratamiento de sus Datos de Carácter Personal en cualquier momento en todos aquellos casos en que su consentimiento constituye el fundamento jurídico del tratamiento de dichos datos.

6.2 Para preparar o ejecutar el contrato de servicios que tenemos contratado con usted (artículo 6 (i)(b) RGPD con los fines siguientes, sin limitación:

(a) realizar una propuesta contractual, para cerrar, ejecutar o monitorizar el contrato de servicios concreto (“Gestión del Contrato”);

(b) publicar un catálogo de Eventos;

(d) hacer seguimiento de las visitas realizadas durante los Eventos o realizar encuestas;

(e) proporcionarle los servicios de la “tecnología de credenciales inteligentes” (véanse los apartados 5.5 anteriores) cuando haya optado por utilizarla;

(f) proporcionarle o retirarle el acceso a la plataforma comunitaria que establezcamos en relación con un evento específico, cuando haya optado por inscribirse en ella (véanse el apartado 5.9 anterior)

(g) gestionar los datos cargados por los ponentes en la Plataforma de Gestión de Ponentes y, de este modo, gestionar/organizar las intervenciones de los distintos ponentes en uno de nuestros eventos;

(h) gestionar la seguridad durante los Eventos; y

(i) prevenir y combatir impagos y determinar, ejercitar y salvaguardar nuestros derechos en general, lo cual incluye, sin limitación, el cobro de deudas, la gestión de litigios y cualquier procedimiento legal.

(j) enviar boletines de pago a los Suscriptores que abonen una cuota de suscripción específicamente para este fin.

6.3 Para hacer valer nuestros intereses legítimos, cuando el tratamiento de sus Datos de Carácter Personal es necesario para que podamos realizar nuestras actividades (artículo 6 (1)(f) RGPD) con los siguientes fines, sin limitación (excepto cuando se requiera su consentimiento explícito):

(a) informarle de nuestros próximos Eventos, productos y servicios o de los próximos Eventos, productos y servicios de las empresas o expositores de nuestro grupo u otros socios comerciales cuidadosamente seleccionados;

(b) tomar, durante nuestros Eventos, fotografías de expositores, visitantes y cualquier otra persona que asista al Evento. Dichas imágenes podrán utilizarse en nuestras carpetas, folletos o panfletos, así como en el sitio web y/o la página de redes sociales del evento en cuestión, con fines promocionales y para permitirle ver imágenes de su participación en el evento.

(c) establecer segmentos o perfiles de marketing de clientes actuales o futuros, por ejemplo, para el marketing dirigido;

(d) centralizar, combinar y mejorar sus Datos de Carácter Personal con información útil obtenida de terceros;

(e) optimizar nuestros servicios con el fin de adaptar nuestros Eventos a las preferencias y deseos de nuestros visitantes y expositores;

(f) optimizar la gestión y la calidad de nuestro marketing digital y nuestras actividades y servicios de venta;

(g) medir nuestro rendimiento (por ejemplo, por medio de investigación de mercados)

(h) usarlo dentro de modelos agregados o anónimos a fin de realizar análisis de mercados, con fines de gestión financiera, marketing o comunicación o para realizar análisis de big data u otro tipo de analíticas;

(i) monitorizar la calidad de nuestro servicio de atención al cliente y formar a los agentes de nuestro centro de contacto;

(j) promover nuestros Eventos y recintos y

(k) prevenir y combatir el fraude, los delitos y posibles infracciones; y

(l) enviarle comunicaciones de marketing directo por correo electrónico, SMS o WhatsApp basadas en su consentimiento implícito, si ya es cliente y hemos recibido de su parte su dirección de correo electrónico o su número de teléfono (de conformidad con la Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas (Directiva 2002/58/CE)). Puede oponerse a este uso de su dirección de correo electrónico o su número de teléfono en cualquier momento (incluso en el momento de la recogida de sus datos) y de forma gratuita. Asimismo, puede darse de baja fácilmente a través del enlace añadido en la parte inferior de cualquier mensaje de correo electrónico, SMS y WhatsApp.

En los casos arriba mencionados, siempre intentamos mantener un equilibrio justo entre la necesidad de tratar sus Datos de Carácter Personal y la preservación de sus derechos y libertades, incluido el respeto por su privacidad. Si lo solicita, podemos proporcionarle documentación relativa a la legalidad del tratamiento de datos personales realizado por Easyfairs sobre la base de intereses legítimos.

6.4 Para cumplir las disposiciones legales o reglamentarias a las que estamos sujetos (artículo 6 (1)(c) RGPD):

(a) obtener y procesar datos personales sobre clientes, sus beneficiarios finales y los representantes de los clientes en virtud de la Ley contra el Blanqueo de Capitales / Financiación del Terrorismo (la Ley AML/CTF) de 18 de septiembre de 2017, actualizada tras la entrada en vigor de la Ley de 20 de julio de 2020;

(b) cualquier otro tratamiento que estemos legalmente obligados a realizar.

7 ¿A quién se transmitirán sus datos de carácter personal?

Existen circunstancias en las que deseamos o estamos obligados a divulgar sus Datos de Carácter Personal a terceros. Esto solamente se producirá de conformidad con la legislación aplicable y con los fines enumerados en la cláusula 6 anterior. En tal caso, los destinatarios de dicha divulgación pueden ser:

7.1 Empresas de nuestro grupo, con los mismos fines expuestos en el apartado 6;

7.2 Aquellos de nuestros proveedores de servicios, distribuidores o subcontratistas (empresas del grupo o terceros) que ofrecen servicios que incluyen el tratamiento de datos en nuestro nombre, como centros de contacto externos, agencias, proveedores de servicios informáticos de apoyo, constructores de stands, socios del ámbito de la restauración, etc.). Estas empresas podrán utilizar sus Datos de Carácter Personal solamente dentro de los límites estrictos de las instrucciones que les entreguemos y de conformidad con la presente Política, estando sujetas a obligaciones de confidencialidad y seguridad significativas en relación con los Datos de Carácter Personal;

7.3 Nuestros socios, medios colaboradores y nuestros patrocinadores, salvo que usted se haya opuesto a dicha transmisión, con el fin de que le envíen comunicaciones de marketing directo, basándose posiblemente en su perfil de marketing;

7.4 Nuestros expositores, salvo que usted se haya opuesto a dicha transmisión, con el fin de que le envíen comunicaciones de marketing directo, basándose posiblemente en su perfil de marketing y con los fines mencionados en el apartado 6;

7.5 Empresas de nuestro grupo, salvo que usted se haya opuesto a dicha transmisión, con el fin de que le envíen comunicaciones de marketing directo, basándose posiblemente en su perfil de marketing:

7.6 Cualquier tercero respecto al cual haya otorgado usted su consentimiento.

7.7 Cualquier otra persona jurídica, de forma temporal o permanente, con fines de joint venture, colaboración, financiación, venta, fusión, reorganización, cambio de naturaleza jurídica, disolución o hecho similar. En caso de fusión o venta, sus Datos de Carácter Personal serán transmitidos permanentemente a la empresa sucesora;

7.8 Autoridades públicas u otros terceros en aquellos casos en que así lo exija la ley o en el contexto de procedimientos legales.

8 Transmisión internacional de datos de carácter personal

Al comunicarnos sus Datos de Carácter Personal, usted reconoce que podremos transmitir los mismos a destinatarios, empresas del grupo Easyfairs o subcontratistas (por ejemplo, proveedores de soluciones en la nube) constituidos fuera del Espacio Económico Europeo. En tal caso, el tratamiento de sus Datos de Carácter Personal se protegerá de conformidad con lo previsto por la ley aplicable y en la presente Política. En particular, al transmitir datos a países situados fuera del Espacio Económico 8 Europeo que no ofrecen un nivel adecuado de protección, nos aseguraremos de emplear herramientas de transmisión de datos adecuadas (por ejemplo, las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea). Cuando realizamos dichas transferencias, nos aseguramos de que sólo transferimos sus datos a organizaciones reconocidas por proporcionar un nivel de protección de los datos personales equivalente al de la Unión Europea. En el caso de una transferencia de datos a Estados Unidos, comprobamos si la organización figura en la lista de organizaciones que ofrecen un nivel adecuado de protección de los datos personales (la lista está disponible haciendo clic en el siguiente enlace: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 ¿Cuánto tiempo almacenamos sus datos de carácter personal?

9.1 Periodo de conservación con fines específicos

Sus Datos de Carácter Personal se conservarán, en cada caso, el tiempo indicado a continuación, salvo que la ley local aplicable exija otra cosa o tengamos un motivo legítimo y legal para establecer otros plazos:

Categorías de datos	Periodo de conversión
Posibles clientes	almacenados durante un periodo de cuatro (4) años a partir de su integración en la base de datos. No obstante, este periodo puede suspenderse si se producen interacciones (por ejemplo, pregunta formulada por el cliente potencial).
Expositores Visitantes Organizadores Ponentes	los datos tratados en el marco de la ejecución de un contrato se conservan: – activamente durante el tiempo necesario para la ejecución del contrato o el seguimiento de la relación contractual; – al término del contrato, estos datos se conservan durante un periodo de 10 años correspondiente al plazo de prescripción de las acciones contractuales, entendiéndose que este plazo de conservación se suspenderá en caso de procedimiento administrativo o judicial relacionado con el contrato, hasta que concluya el procedimiento.
Suscriptores a newsletter	Almacenados durante un período ilimitado a partir de la fecha de consentimiento del interesado para recibir boletines gratuitos, a menos que el interesado retire su consentimiento. En el caso de los suscriptores de boletines gratuitos, se almacenarán durante un período máximo de 4 años. En el caso concreto de los suscriptores de boletines de pago, sus datos se tratan en el marco de la ejecución de un contrato y se conservan – activamente durante el tiempo necesario para la ejecución del contrato o el seguimiento de la relación contractual; – al término del contrato, estos datos se conservan durante un periodo de 10 años correspondiente al plazo de prescripción de las acciones contractuales, entendiéndose que este plazo de conservación se suspenderá en caso de procedimiento administrativo o judicial relacionado con el contrato, hasta que concluya el procedimiento.
Registros de llamadas de centros de llamadas	se almacenarán durante un periodo de un mes.
Imágenes tomadas por las cámaras de vigilancia	Se almacenarán por el plazo de 1 mes, salvo que puedan contribuir a demostrar la existencia de un delito, daño o acto incívico o permitan identificar al perpetrador, a la persona causante de una perturbación del orden público, a un testigo o a una víctima.
Datos exigidos por la ley contra el blanqueo de capitales (AML)	Conservados legalmente durante un periodo de 10 años al término de las relaciones contractuales. Sin perjuicio de los periodos de conservación antes mencionados para otras categorías de datos, la AML prevé en medidas transitorias facilitar el aumento del periodo de conservación de 5 años a 10 años: · Para las relaciones con clientes finalizadas entre 2012 y 2017, los datos se conservarán durante 7 años. · Para las relaciones con clientes finalizadas durante 2018, los datos se conservarán durante 8 años · Para las relaciones con clientes finalizadas en 2019, los datos se conservarán durante 9 años. · Para las relaciones con clientes finalizadas a partir de 2020, los datos se conservarán durante 10 años.

Dependiendo de su condición se le podrán aplicar diferentes periodos de conservación (por ejemplo, si es usted un visitante y ha suscrito uno de nuestros boletines de información o revistas digitales).

Los periodos de conservación mencionados arriba no serán de aplicación en el caso de que usted ejercite su derecho de supresión antes de que finalice el periodo de conservación en cuestión.

9.2 Todos los plazos de conservación mencionados en el punto 9.1 podrán suspenderse en caso de procedimiento administrativo o judicial, hasta que finalice dicho procedimiento.

9.3 Periodo de conservación en relación con el cumplimiento de obligaciones legales y con fines de prueba:

En relación con el cumplimiento de obligaciones legales (como las de carácter contable, fiscal y relativas a seguros) y con fines de prueba, los Datos de Carácter Personal se almacenan en nuestra base de datos durante un periodo adicional de cinco (5) años desde el vencimiento del periodo de conservación impuesto por la legislación específica aplicable, salvo que se requiera un periodo de conservación más largo y estemos legítimamente y legalmente habilitados para aplicarlo.

9.4 Podremos mantener una forma anónima de sus Datos de Carácter Personal con fines estadísticos y sin límite temporal, en el caso de que tengamos un interés legítimo y legal en hacerlo.

10. Derechos en relación con sus datos de carácter personal

Como interesado, usted puede ejercer los derechos que a continuación se indican en relación con sus Datos de Carácter Personal.

Para ejercer dichos derechos, póngase en contacto con el Responsable de Privacidad local por correo postal o email remitido a las direcciones que aparecen en el apartado 2.2, adjuntando una copia de su tarjeta de identidad, pasaporte u otros medios válidos de identificación e indicando su solicitud exacta.

10.1. Derecho de acceso. Si así lo permite la ley aplicable, podrá usted obtener información acerca de si tramitamos sus Datos de Carácter Personal y, en su caso, acceder a los mismos.

10.2. Derecho de rectificación. Usted puede rectificar cualquier inexactitud y/o completar cualquiera de sus Datos de Carácter Personal de forma gratuita.

10.3. Derecho a retirar el consentimiento. Usted podrá, si así lo permite la ley aplicable, retirar su consentimiento al tratamiento de sus Datos de Carácter Personal en cualquier momento. Dicha retirada no afectará a la legalidad del tratamiento realizado en virtud de su consentimiento anterior. Por favor, observe que si retira su consentimiento quizá no pueda beneficiarse de determinados servicios para los cuales es esencial el tratamiento de sus Datos de Carácter personal.

10.4. Derecho de supresión. Usted podrá solicitar que suprimamos sus Datos de Carácter Personal y nosotros procederemos a dicha supresión salvo que existe un motivo legal para no hacerlo. Por ejemplo, puede existir una obligación legal que tenemos que acatar o la conservación puede ser necesaria para que podamos cumplir nuestras obligaciones legales.

10.5. Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad supervisora. Usted tiene derecho a contactar con la autoridad supervisora correspondiente en el caso de que considere que realizamos un tratamiento ilegal de sus Datos de Carácter Personal.

10.6. Cancelación de la suscripción con Easyfairs (Derecho de oposición)

En el caso de que ya no desee recibir información sobre los Eventos organizados por nosotros, póngase en contacto con nuestro Responsable de Privacidad local:

En el caso de que ya no desee que transmitamos sus Datos de Carácter Personal a terceros (medios colaboradores, expositores o socios comerciales y publicitarios), por favor póngase en contacto con nuestro responsable de privacidad local:

En el caso de que desee darse de baja de nuestra lista de correo, utilice el botón de baja que aparece en cada email enviado por nosotros con fines comerciales o póngase en contacto con nuestro Responsable de Privacidad local:

No obstante, observe que, aunque tramite la baja, si toca los lectores expuestos en el Evento con su “smart badge”, etiqueta NFC u otra herramienta, nos permitirá seguir recogiendo algunos de sus Datos de Carácter Personal a fin de compartir su tarjeta de negocios digital con los expositores, salvo que retire su consentimiento conforme a lo previsto en el apartado 10.3..

10.7. En relación con los datos tratados con arreglo a la Ley contra el blanqueo de capitales

Como se prevé explícitamente en el artículo 65 de la Ley, las personas cuyos datos personales se traten de conformidad con esta Ley no tienen derecho a acceder a sus datos y a rectificarlos, ni derecho al olvido, ni derecho a la portabilidad de estos datos, ni derecho de oposición, ni derecho a no ser perfiladas, ni a la notificación de fallos de seguridad.

De conformidad con la Ley, los derechos de la persona pueden ejercerse indirectamente a través de la Autoridad Belga de Protección de Datos.

11. Medidas de seguridad

Dada la importancia que concedemos a la privacidad y a la protección de datos, hacemos todo lo posible para salvaguardar sus Datos Personales de cualquier uso indebido. Nuestros empleados están formados para tratar correctamente los Datos Personales. Sus Datos Personales se alojan en entornos seguros, que no son accesibles al público en general. Nuestros proveedores de servicios informáticos en la nube cumplen las normas de seguridad pertinentes del sector.

El acceso a sus Datos Personales se concede únicamente a las personas autorizadas para el desempeño de sus funciones.

Además, Easyfairs ha decidido compartimentar los Datos Personales por regiones de procesamiento. Existen cinco regiones, cada una de las cuales cuenta con un gestor de datos que es el responsable de asegurar que el acceso a dichos datos quede restringido únicamente a aquellos empleados que así lo requieran para el correcto desempeño de sus tareas específicas en relación con los propósitos definidos en esta Política de Privacidad.

Los empleados de Easyfairs pertenecientes a una región sólo tienen acceso a los Datos Personales de su región en cuestión para el correcto desempeño de sus funciones, lo que garantiza un acceso limitado a los Datos Personales y una mayor seguridad. Sólo los cinco gestores de datos pueden tener acceso a todos los Datos Personales de cada región para el correcto desempeño de sus funciones.

12. Niños

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13. Enlace a otros sitios web

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