Privacy Policy

PERSONVERNREGLER

Norway (Norwegian)

EASYFAIRS GROUP OG TILHØRENDE ENHETER

1 Innledning

1.1 Easyfairs International SA/NV er morselskap for en gruppe virksomheter som driver med organisering av utstillinger, messer og andre større arrangementer.

1.2 Det er svært viktig for Easyfairs International SA/NV og tilhørende enheter å beskytte personvernet til kundene våre (utstillere, deltakere, besøkende, arrangører, lesere, annonsører, medlemmer, partnere, fremtidige kunder osv.). Derfor lagrer og behandler vi kundenes personopplysninger på en sikker mate og med den største omhu. Dette gjelder også personopplysninger knyttet til leverandører, aksjonærer og andre interessenter som er i kontakt med oss.

1.3 Når Easyfairs International SA/NV og tilhørende enheter behandler personopplysningene dine, respekterer vi personvernet ditt. Vi behandler alltid personopplysningene dine i samsvar med gjeldende personvernlover, herunder EUs personverndirektiv (95/46/EF), som er innlemmet i lovgivningen i landene I EU og EØS, og som vil erstattes av Generell personvernforordning (General Data Protection Regulation, «GDPR», 2016/679) den 25. mai 2018.

1.4 Disse personvernreglene («Reglene») forklarer (i) hvordan vi behandler personopplysninger vi innhenter om deg, (ii) hvordan du kan gi oss beskjed hvis du ønsker å begrense bruken vår av opplysningene og (iii) hva vi gjør for å beskytte personvernet ditt.

2 Kontaktinformasjon, dataadministrator

2.1 Personopplysningene dine behandles av følgende dataadministratorer:

2.2

– Easyfairs International SA/NV, med hovedkontor i Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Nordic AB, med hovedkontor i Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige

(Omtalt som «Easyfairs», «vi» og «oss»).

2.3 Alle partene tilhører Easyfairs-konsernet (videre kalt «konsernet») og, med unntak av Everex som er morselskapet til Easyfairs International, er Easyfairs International morselskapet til alle datterselskapene.

I samsvar med artikkel 26 i GDPR har Easyfairs International, Everex og datterselskapene besluttet, gjennom en avtale om felles behandlingsansvarlige, å fastsette deres respektive ansvar i implementeringen av felles behandling av personopplysninger.

Easyfairs International er derfor hovedansvarlig for å fastsette formålene som personopplysninger behandles for i konsernet, samt de vesentlige metodene og midlene for å gjøre dette.

Hvert lokale datterselskap, så vel som Everex, er ansvarlige for å implementere behandlingen av personopplysninger som er fastsatt på konsernnivå i landet der det har sitt hovedkontor og hvor det utfører sine aktiviteter.

Databehandlingen som er fastsatt på konsernnivå tilpasses, der det er nødvendig, av hvert datterselskap eller hver lokal enhet, i henhold til spesifikke egenskaper og lokale sektor- eller implementeringsregler, spesielt når det gjelder datalagring, midlertidig samtykke («soft opt-in») eller behandling av bestemte datakategorier (biometriske data osv.), forutsatt at slik tilpasning, så langt det er mulig, er i tråd med konsernets retningslinjer fastsatt på konsernnivå.

Easyfairs International er ansvarlig for å fastsette arten av kommersiell kommunikasjon eller reklamekommunikasjon som hver enhet skal implementere som en del av aktivitetene deres, samt kommunikasjonsmidlene som brukes (e-postkampanje, masseutsendelse, telefonsalg osv.).

2.4 Hvis det oppstår en juridisk tvist, kan den registrerte holde en av disse enhetene ansvarlige. Hvis du har spørsmål om disse personvernreglene, eller hvis du vil utøve rettighetene dine nevnt i paragraf 10 og i henhold til fremgangsmåten beskrevet i denne paragrafen, ber vi deg kontakt vårt lokale personvernombud:

på lokalt nivå ber vi deg om å ta kontakt med vårt lokale personvernombud Goran Bajkuša:

– enten per post på følgende adresse: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige eller

– på e-post til følgende adresse: [email protected]

på konsernnivå:

– enten per post på følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgia (og merk brevet med «personvernombud»), eller

– på e-post til følgende adresse: [email protected]

2.5 Du kan også kontakte konsernets personvernansvarlige per e-post på følgende adresse: [email protected].

3 Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en bestemt person, som navn, adresse, e-post, telefonnummer, bankkort- /kredittkortnummer, IP-adresse og oppholdssted («Personopplysninger»).

4 Hvem er denne policyen rettet mot?

Reglene gjelder for følgende registrerte personer hvis personopplysninger vi behandler:

– utstillere og potensielle fremtidige utstillere på våre arrangementer (inkludert, men ikke begrenset til, utstillinger, forbruker- og varemesser, konferanser og kongresser («arrangementene»));

– arrangører og potensielle fremtidige arrangører av arrangementer i våre lokaler/arenaer;

– besøkende og potensielle fremtidige besøkende på arrangementene;

– personer som abonnerer på nyhetsbrev;

– personer som abonnerer på, leser, annonserer og er potensielle kunder på nettstedet vårt, av magasiner, nettkataloger og mobilapplikasjoner («medieverktøyene»);

– foredragsholdere på Easyfairs-arrangementer som bruker Speaker Management Platform;

– besøkende på våre digitale plattformer og personer som kontakter oss for informasjon; og

– brukere av en fellesskapsplattform levert av Easyfairs.

5 Hvilke kategorier av personopplysninger behandler vi?

5.1 Generelt:

Vi bruker, lagrer og behandler personopplysningene dine i samsvar med disse reglene. Det kan være opplysninger som navn, språk, tittel, kjønn, fødselsdato, adresse, telefonnummer (fastlinje og/eller mobil), e-post, faks og kontoer i sosiale medier. Hvis du driver eller jobber i en bedrift, behandler vi bedriftens navn og adresse, mva.- og/eller organisasjonsnummer, bransjetilhørighet samt din stillingstittel og jobb-e-post. For å kunne tilby kundene våre bedre tjenester, kan vi også legge annen relevant informasjon til personopplysningene dine. Det kan være offentlig tilgjengelig informasjon eller informasjon som vi innhenter via tredjeparter, og som vi bruker t il formålene som er nevnt i disse reglene, inkludert, men ikke begrenset til kontroll av informasjonen i databasen vår og optimering av markedsføringstiltakene våre slik at de passer bedre til din kundeprofil.

Offentlig tilgjengelig informasjon kan være informasjon fra offentlige register eller informasjon du selv har offentliggjort (for eksempel på profiler i sosiale medier).

5.2 Informasjon knyttet til tjenestekontrakten du har med oss og din spesielle status som (potensiell) besøkende, utstiller, arrangør, medieverktøybruker eller annonsør, foredragsholder, fellesskapsmedlem, leverandør eller annen status:

For eksempel

Informasjon knyttet til din status som (fremtidig) besøkende på et av arrangementene våre:

Vi behandler personopplysninger om deg knyttet til arrangementer du har besøkt eller meldt deg på; hvorvidt utstiller har invitert deg og hvem utstiller er, hva du er interessert i og hva slags arrangementer du kunne være interessert i, hvilke utstillinger du viste interesse for eller hva slags kommersiell informasjon du har bedt om, når du ankom arrangementet, hvor lenge eller hvor ofte du var der, hvilke utstillere du oppsøkte, hvilke seminarer eller kurs du deltok på, bevegelsene dine i og rundt arrangementsområdet samt hvilke produkter du kjøpte og hva de kostet. Noen av disse opplysningene kan innhentes ved hjelp av «smart badge-teknologi» (se paragraf 5.5. nedenfor).

Informasjon knyttet til din status som (fremtidig) utstiller på et av arrangementene våre:

Vi behandler personopplysninger om deg knyttet til arrangementer som du eller bedriften din har organisert eller vist interesse for å organisere, hva slags arrangementer som kunne interessere deg, messestandens type, størrelse og komponenter, inviterte kunder/gjester, besøkende med aktiv «smart badge» på standen, besøkende med smart badge som ble skannet med en av mobilapplikasjonene deres samt informasjon om gjennomføringen av utstilleravtalen deres med en av våre tilhørende enheter (f.eks. leieareal, produktinformasjon, nettsted, bruksvilkår, betalingsinformasjon, ev. Utestående fakturaer osv.).

Informasjon knyttet til din status som (fremtidig) arrangør for et av arrangementene våre:

Vi behandler personopplysninger om deg knyttet til arrangementer som du eller bedriften din har organisert eller vist interesse for å organisere, type arrangement, herunder type utstiller, besøkende og deltakere, samt informasjon om gjennomføringen av utstilleravtalen deres med våre tilhørende enheter (f.eks. leieareal, arrangement, informasjon om produkter og tjenester, informasjon om ev. t illeggstjenester, informasjon om nettbutikk, nettsted, bruksvilkår, betalingsinformasjon, eventuelle utestående fakturaer osv.).

Informasjon om din status som (fremtidig) abonnent, leser, annonsør eller mediaverktøybruker:

Vi behandler personopplysninger om deg hentet fra mediaverktøy som du eller bedriften abonnerer på eller annonserer i, eller har vist interesse for å abonnere på eller annonsere i, abonnements- eller annonseringsdato, ev. avslutning av abonnement/annonsering, annonseinnhold, betalingsinformasjon, eventuelle utestående fakturaer osv.

Informasjon knyttet til statusen din som medlem av et av våre nettbaserte nettverksfellesskap:

Vi vil behandle alle personopplysningene dine som er innhentet fra informasjon knyttet til nettfellesskapene du har registrert deg i, interesseområdene dine eller typen kontakter, produkter og selskaper som kan interessere deg, kontaktene, selskapene eller produktene du viste en interesse for eller den kommersielle informasjonen du har bedt om, tidspunktet da du registrerte deg, varigheten og hyppigheten av besøkene dine på nettplattformen, hvilke profiler og produkter du har besøkt, hvilke nettøkter du har deltatt på, og produktene du kjøpte og hvor mye de er verdt.

Informasjon knyttet til statusen din som bruker av fellesskapsplattformen vår (på nettet og via arrangementsappen) på våre arrangementer:

Vi vil behandle alle personopplysningene dine som er innhentet fra informasjon knyttet til fellesskapsplattformen som du har registrert deg i, logget deg på eller brukt på arrangementene, interesseområdene dine, kontaktene du ba om eller ble bedt om, møtene du planla, godtok eller avviste og med hvilket fellesskapsmedlem (se paragraf 5.9 nedenfor).

Informasjon knyttet til statusen din som en bruker av vår Speaker Management Platform:

Vi vil behandle alle personopplysningene dine som er innhentet fra informasjon knyttet til administrasjonsplattformen for foredragsholdere som du har registrert deg på eller logget deg på. På grunnlag av informasjonen som er tilgjengelig på denne plattformen, vil vi kunne administrere/organisere intervensjonene til de ulike foredragsholderne på ett av våre arrangementer.

5.3 Informasjon knyttet til nettleseren din som IP-adresse og informasjon registrert av informasjonskapslene vi bruker

Vi kan bruke informasjonen som samles inn via nettstedet vårt til funksjonelle, analytiske, atferdsmessige og reklameformål. Cookie Policyen er tilgjengelig via nettsidene som er opprettet av Easyfairs.

5.4 Eksterne datakilder

Vi kan ha innhentet personopplysninger om deg fra eksterne datakilder. Vi bruker jevnlig eksterne databaser som er innhentet via tredjeparter, for eksempel pålitelige kommersielle partnere eller pålitelige datapartnere (f.eks. Dun & Bradstreet), til prospekteringsformål. Hvis du vil vite hvilke eksterne kilder vi har brukt til å innhente personopplysninger om deg, kan du ta kontakt med oss, enten per post eller på e-post via adressene som er nevnt i paragraf 2.3.

5.5 Registrering, digitale visittkort og «smart badge»-teknologi

Når du melder deg på et arrangement som besøkende, blir utstiller gjennom invitasjonen informert om dette og om dine registrerte opplysninger (dvs. Fullt navn, språk, kjønn, bransje, bedriftsnavn, kontaktopplysninger, jobb-e-post og stillingstittel. Disse registrerte opplysningene kalles også et «digitalt visittkort».) Utstiller får også et varsel når du ankommer arrangementet, og kan velge å kontakte deg. Det er registreringssystemet som gjør dette mulig. Ditt digitale visittkort (som inneholder personopplysningene angitt ovenfor) vil også bli delt med utstillerne du har uttrykt interesse for.

Dersom du berører leserne på arrangementet med din «smart badge» (eller t ilsvarende teknologi), vil det bli registrert hvilke messestander du besøkte, slik at det blir mulig å sende deg en oppsummering av dagen din og digital informasjon om utstillere og produkter du viste interesse for.

5.6 Opptak av telefonsamtaler til kundesentrene våre

For opplæringsformål og for å sikre god kvalitet på kundeservicen vår, kan vi ta opp samtalen når du ringer til et av kundesentrene våre.

5.7 Bilder fra overvåkningskameraer

For å sikre sikkerheten i løpet av våre arrangementer installerte vi kameraer inne i venues og på parkeringsplassen. Disse kamerabildene er kun registrert og sett for overvåking og sikkerhet.

Også under våre arrangementer kan fotografer ta bilder av utstillere og kunder som går på arrangementet. Disse bildene kan brukes i våre mapper, brosjyrer eller flygeblad eller på nettsiden og/eller sosial media for reklame for den aktuelle arrangement og for å gjøre det mulig for deg å se bilder av din deltakelse i arrangementet.

5.8 Data som kreves av den europeiske loven om hvitvasking av penger

For å sikre respekt for ovennevnte lov, kan det være nødvendig å gi obligatoriske dokumenter og/eller informasjon fra våre medkontrahenter før en kontraktsavtale, for eksempel:

– Identiteten til den reelle eieren av den juridiske strukturen bak avtaleparten; legg ved en kopi eller skanning av et offisielt dokument som beviser reelt eierskap;

– En kopi eller skanning av identitetskortet eller passet til den eller de reelle eierne;

– For enhver juridisk person: vedtekter, MVA-nummer, forretningskontor, liste over medlemmer av styret;

– Eventuelle andre dokumenter som kreves av gjeldende lov.

Vær oppmerksom på at i henhold til den belgiske loven om hvitvasking av penger, i tilfelle kontroll, kan du bli bedt om å oppgi identiteten og beviset på identiteten til eieren av verkene som er utstilt i standen din på messen og, der det er aktuelt, til deres agenter og reelle eiere.

5.9 Registrering på fellesskapsplattformen som er konfigurert for et spesifikt arrangement organisert av Easyfairs

Som en del av arrangementene vi organiserer, kan vi konfigurere en fellesskapsplattform dedikert til denne spesifikke begivenheten. Denne plattformen gjør det mulig for brukerne å:

– registrere seg i fellesskapet;

– få kontakt med andre medlemmer;

– sende/motta meldinger til/fra medlemmer;

– bokmerke utstilleres profiler og produkter;

– avtale møter på arrangementet.

Hvis du velger å registrere deg på fellesskapsplattformen dedikert til et bestemt arrangement, må du opprette en profil (etternavn, fornavn, brukernavn). Du kan deretter velge hvilken informasjon du vil vise på profilen din, avhengig av profiltypen din (som du definerer når du oppretter kontoen din og som kan endres når som helst på forespørsel). Du kan velge ikke å gjøre profilen din synlig for andre medlemmer av plattformen.

Gjennom denne plattformen kan medlemmer utveksle meldinger med hverandre. I denne forbindelse, og for statistiske formål, samler vi inn tilgangsdata om deg når du sender, mottar eller samhandler med meldinger sendt av andre medlemmer av plattformen. Vi verken analyserer eller går gjennom innholdet i denne korrespondansen. Vi samler bare inn antall tilganger til siden «Meldinger» på plattformen.

Gjennom denne plattformen kan medlemmer få forslag fra andre medlemmer basert på felles interesseområder. Medlemmer kan også planlegge møter på arrangementet.

6 Hva er formålet med og det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene dine?

Vi behandler personopplysningene dine for følgende formål og med følgende rettslige grunnlag, i samsvar med gjeldende lovgivning:

6.1 med ditt samtykke (artikkel 6 (1)(a) GDPR), for, inkludert, men ikke begrenset til disse formålene:

(a) for å behandle en forespørsel fra deg via nettstedet eller kundesenteret vårt;

(b) for å behandle din deltakelse i en konkurranse eller andre kommersielle funksjoner;

(d) for å sende deg direktereklame som du har samtykket i å motta, på e-post (eller via andre kanaler der samtykke er lovpålagt og du har gitt ditt samtykke);

(e) å overføre e-postadressen din (eller andre personopplysninger der gjeldende lov krever at det blir innhentet samtykke fra deg og som du har samtykket til) til en angitt tredjepart;

Du har rett til å trekke tilbake samtykket ditt for behandling av dine personopplysninger når som helst der samtykket ditt er det juridiske grunnlaget for behandlingen av dine personopplysninger.

6.2 for å kunne gjennomføre tjenesteavtaler vi har med deg (artikkel 6 (1)(b) GDPR) for, inkludert, men ikke begrenset til følgende formål:

(a) for å legge frem et avtaleforslag for å kunne utforme, gjennomføre og overvåke en tjenesteavtale («Avtalehåndtering»);

(b) for å publisere en arrangementskatalog;

(d) for å følge opp besøk under arrangementer eller gjennomføre spørreundersøkelser;

(e) for å gi deg tjenestene til “smart badge-teknologien” (se avsnitt 5.5 ovenfor) når du har valgt å bruke den;

(f) for å gi deg, eller ta fra deg, tilgang til fellesskapsplattformen som vi konfigurerer i forbindelse med et spesifikt arrangement, hvor du har valgt å registrere deg (se paragraf 5.9 ovenfor);

(g) å administrere dataene som er lastet opp av foredragsholdere på Speaker Management Platform, og på denne måten administrere/organisere intervensjonene til de forskjellige foredragsholderne på ett av våre arrangementer;

(h) for å håndtere sikkerheten under arrangementer; og

(i) for å hindre betalingsmislighold og fastslå, utøve og sikre rettighetene våre, inkludert, men ikke begrenset til inndriving av gjeld og håndtering av tvister og andre rettsprosesser;

(j) å sende betalte nyhetsbrev til abonnenter som betaler en abonnementsavgift spesielt for dette formålet.

6.3 for å realisere våre berettigede interesser, når behandling av personopplysningene dine er nødvendig for forretningsformål (artikkel 6 (1(f)GDPR) for, inkludert, men ikke begrenset til følgende formål (unntatt i tilfeller der vi er lovpålagt å innhente uttrykkelig samtykke fra deg):

(a) for å informere deg om kommende arrangementer, produkter og tjenester fra en av våre enheter, utstillere eller andre nøye utvalgte forretningspartnere;

(b) å ta, under våre arrangementer, bilder av utstillere, besøkende og alle andre personer som deltar på arrangementet. Disse bildene kan brukes i våre mapper, brosjyrer eller flygeblad, eller på nettstedet og/eller sosiale medier-siden til det aktuelle arrangementet, for reklameformål og for å gjøre det mulig for deg å se bilder av deltakelsen din på arrangementet;

(c) for å definere målgrupper eller prospekteringssegmenter, f.eks. for å utforme kundeprofiler for målrettet markedsføring;

(d) for å samle, kombinere og bygge på personopplysningene dine med nyttig informasjon hentet fra tredjeparter;

(e) for å tilby bedre tjenester og tilpasse arrangementene våre til de besøkendes og utstillernes ønsker og preferanser;

(f) for å optimere håndteringen av og kvaliteten på digital markedsføring, salgsaktiviteter og tjenester;

(g) for å måle resultatene våre (f.eks. ved hjelp av markedsundersøkelser);

(h) for å akkumulere anonymiserte brukerrapporter for markedsanalyseformål, for økonomistyring, markedsføring eller rapportering, eller for stordataanalyse eller annen dataanalyse;

(i) for å overvåke kvaliteten på kundeservicen vår og lære opp kundeservicemedarbeidere og

(j) for å promoter våre arrangementer og arenaer;

(k) for å hindre svindel og andre overtredelser og

(l) å sende deg direkte markedsføringskommunikasjon på e-post, SMS eller WhatsApp basert på ditt uttrykkelige samtykke hvis du er en eksisterende kunde og vi har mottatt e-postadressen din eller telefonnummeret ditt fra deg (i samsvar med kommunikasjonsverndirektivet (direktiv 2002/58/EF)). Du har muligheten til å protestere mot denne bruken av e-postadressen din eller telefonnummeret ditt når som helst (inkludert på tidspunktet for innsamling av dataene dine) og kostnadsfritt. Du kan enkelt melde deg av ved å bruke lenken som er lagt til nederst i alle e-post-, SMS- og WhatsApp-meldinger.

I tilfellene nevnt ovenfor, streber vi alltid etter å opprettholde en rettferdig balanse mellom behovet for å behandle dine personopplysninger og bevaring av dine rettigheter og friheter, inkludert respekten for ditt privatliv. På forespørsel fra deg kan vi gi deg dokumentasjon knyttet til lovligheten av behandlingen av personopplysninger utført av Easyfairs på grunnlag av legitime interesser.

6.4 For å overholde relevante lover og forskrifter (artikkel 6 (1)(c) GDPR):

(a) for å innhente og behandle personopplysninger om klienter, deres endelige reelle eiere og klientrepresentantene i henhold til lov om bekjempelse av hvitvasking/terrorfinansiering (AML/CTF-loven) av 18. september 2017, oppdatert etter ikrafttredelsen av loven av 20. juli 2020;

(b) annen behandling vi er juridisk pålagt å forfølge.

7 Hvem blir personopplysningene dine overført til?

Det er omstendigheter der vi ønsker eller er tvunget til å utlevere dine personopplysninger til tredjeparter. Dette vil kun skje i samsvar med gjeldende lov og for formålene som er oppført i punkt 6 ovenfor. Disse scenariene inkluderer avsløring:

7.1 til våre tilhørende enheter, for de samme formålene som er beskrevet I paragraf 6;

7.2 til leverandørene eller underleverandørene våre (tilhørende enheter eller tredjeparter) som leverer tjenester som omfatter databehandling på våre vegne, som eksterne kontaktsentre, byråer, IT-konsulenter, messestandbyggere, leverandører av mat og drikke osv.). Disse vil bare benytte personopplysningene dine i samsvar med strenge krav fra oss og disse reglene. De er dessuten underlagt strenge krav til fortrolig og sikker behandling av personopplysninger;

7.3 til annonsører, pressepartnere og sponsorer, med mindre du har motsatt deg dette, slik at de kan sende deg direktereklame, eventuelt basert på din kundeprofil;

7.4 til utstillerne våre, med mindre du har motsatt deg dette, slik at de kan sende deg direktereklame, eventuelt basert på din kundeprofil og for de formålene som er beskrevet i paragraf 6;

7.5 til våre tilhørende enheter, med mindre du har motsatt deg dette, slik at de kan sende deg direktereklame, eventuelt basert på din kundeprofil;

7.6 til andre tredjeparter som du har samtykket i å motta kommunikasjon fra;

7.7 til andre juridiske personer, på midlertidig eller fast basis, i forbindelse med sammenslåing, samarbeid, finansiering, salg, fusjon, reorganisering, endring av organisasjonsform, oppløsning eller t ilsvarende. Ved fusjon eller salg vil personopplysningene dine overføres permanent til etterfølgende selskap;

7.8 til offentlige myndigheter eller andre tredjeparter når dette er pålagt ved lov eller rettslig kjennelse.

8 Overføring av personopplysninger over landegrenser

Når du formidler personopplysningene dine til oss, godtar du at vi kan overføre disse til enheter i Easyfairs-konsernet, underleverandører (f.eks. leverandører av skytjenester) eller andre mottakere utenfor EØS. I slike tilfeller vil personopplysningene dine behandles i samsvar med gjeldende lovgivning og disse reglene. Når vi overfører opplysninger til land utenfor EØS som mangler adekvat personvernlovgivning, vil vi påse at overføringen skjer ved hjelp av passende prosedyrer (dvs. i samsvar med EUs standardkontrakter). Når vi foretar slike overføringer, sikrer vi at vi bare overfører opplysningene dine til organisasjoner som er anerkjent for å sørge for et beskyttelsesnivå for personopplysninger som tilsvarer de i EU. Ved dataoverføring til USA sjekker vi om organisasjonen er på listen over organisasjoner som sørger for et tilstrekkelig nivå av beskyttelse for personopplysninger (klikk på følgende lenke for å få tilgang til listen: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

9.1 Lagringsperiode for spesifikke formål

Personopplysningene dine vil bli lagret i følgende perioder, med mindre lengre lagringstid er lovpålagt eller tillatt ut fra berettigede formål:

Datakategorier	Oppbevaringsperiode
Prospekter	Lagres i en periode på fire (4) år fra integrering i databasen. Denne perioden kan imidlertid forlenges hvis det er samhandlinger (f.eks. spørsmål stilt av prospektet).
Utstillere – Besøkende – Arrangører – Foredragsholdere	Data behandlet som en del av gjennomføring av en kontrakt blir beholdt: – aktive så lenge det er nødvendig for gjennomføring av kontrakten eller overvåking av kontraktsforholdet; – ved kontraktens slutt oppbevares disse dataene i en periode på 10 år tilsvarende foreldelsesfristen for kontraktshandlinger, under forutsetning av at denne oppbevaringsperioden vil bli forlenget i tilfelle administrative eller rettslige søksmål knyttet til kontrakten, inntil saksbehandlingen er avsluttet.
Personer som abonnerer på nyhetsbrev	Lagres i en ubegrenset periode fra datoen for den registrertes samtykke til å motta gratis nyhetsbrev, med mindre den registrerte trekker tilbake samtykket. Lagres i en periode på maksimalt 4 år ved et midlertidig samtykke til å motta gratis nyhetsbrev. I det spesifikke tilfellet med personer som abonnerer på betalte nyhetsbrev, blir opplysningene deres behandlet som en del av gjennomføringen av en kontrakt, og blir beholdt: – aktive så lenge det er nødvendig for gjennomføring av kontrakten eller overvåking av kontraktsforholdet; – ved kontraktens slutt oppbevares disse dataene i en periode på 10 år tilsvarende foreldelsesfristen for kontraktshandlinger, under forutsetning av at denne oppbevaringsperioden vil bli forlenget i tilfelle administrative eller rettslige søksmål knyttet til kontrakten, inntil saksbehandlingen er avsluttet.
Opptak av samtaler i forbindelse med kundesentre	Lagres i en periode på én måned.
Bilder fra overvåkingskameraer	Lagres i en periode på 1 måned, med mindre disse bildene kan bidra til å bevise en krenkelse, skade, uhøflighet eller gjøre det mulig å identifisere en gjerningsmann, en som driver med ordensforstyrrelse, et vitne eller et offer.
Data som kreves i henhold til hvitvaskingsloven	Lagres på lovlig vis i en periode på 10 år etter at kontraktsforholdet har opphørt. Uten at det berører oppbevaringsperiodene som er nevnt ovenfor for andre datakategorier, forutsetter hvitvaskingsloven midlertidige tiltak for å forenkle forlengelse av oppbevaringsperioden fra 5 år til 10 år: · For kundeforhold avsluttet fra 2012 til 2017, vil data bli oppbevart i 7 år. · For kundeforhold avsluttet i løpet av 2018, vil data bli oppbevart i 8 år. · For kundeforhold avsluttet i løpet av 2019, vil data bli oppbevart i 9 år. · For kundeforhold avsluttet fra og med 2020, vil data bli oppbevart i 10 år.

Avhengig av statusen din, kan ulike oppbevaringsperioder gjelde (f.eks. når du er en besøkende og du har abonnert på et av våre digitale nyhetsbrev eller magasiner).

Ovennevnte lagringsperioder gjelder ikke dersom du benytter deg av retten din til å få slettet opplysningene dine før perioden utløper.

9.2 Alle oppbevaringsperiodene som er nevnt i punkt 9.1 ovenfor kan forlenges i tilfelle administrative eller rettslige søksmål, inntil slike retterganger er gjennomført.

9.3 Lagringsperiode i samsvar med gjeldende lovgivning eller av dokumentasjonshensyn s

For å overholde gjeldende lovkrav (for eksempel til regnskap, skatt og forsikring) og av dokumentasjonshensyn, lagrer vi personopplysninger i databasen vår i ytterligere fem (5) år etter at gjeldende lovpålagte lagringsperiode er utløpt, med mindre en lengre lagringsperiode er lovpålagt eller tillatt ut fra berettigede formål.

9.4 Vi kan lagre personopplysningene dine i anonymisert form for statistiske formal på ubestemt tid, dersom vi har et berettiget formål for dette.

10. Dine rettigheter knyttet til personopplysningene dine

Som den opplysningene gjelder har du følgende rettigheter når det gjelder personopplysningene dine.

For å utøve rettighetene dine, tar du kontakt med ditt lokale personvernombud, enten per post eller på e-post, via adressene som er oppgitt i paragraf 2.3. Legg ved en kopi av gyldig legitimasjon.

10.1. Rett til innsyn. Når dette er i samsvar med gjeldende lovgivning, har du rett til å få vite om vi lagrer og behandler personopplysningene dine, og, når dette er relevant, få tilgang til dem.

10.2. Rett til å korrigere. Du har rett til å be oss om uten vederlag å korrigere feilaktige eller manglende personopplysninger om deg.

10.3. Rett til å trekke tilbake samtykke. I henhold til gjeldende lovgivning har du rett til når som helst å trekke tilbake samtykket ditt til vår behandling av personopplysningene dine. En slik tilbaketrekking vil ikke påvirke lovligheten av slik behandling ut fra ditt tidligere samtykke. Merk at dersom du trekker tilbake samtykket ditt, kan det hende at du ikke kan benytte deg av enkelte av tjenestene våre.

10.4. Rett til å bli slettet/glemt. Du har rett til å be om at vi sletter personopplysningene dine, noe vi vil gjøre med mindre det foreligger rettslig grunnlag for å la være. Det kan skje at vi har en berettiget grunn til å lagre personopplysningene dine som overstyrer denne rettigheten, for eksempel at lovgivningen pålegger oss dette.

10.5. Rett til å klage til en tilsynsmyndighet. Du har rett til å ta kontakt med relevant tilsynsmyndighet for å klage på vår behandling av personopplysningene dine.

10.6. Avslutte registrering hos Easyfairs (rett til innsigelse)

Hvis du ikke lenger ønsker å motta informasjon om arrangementene våre, ber vi deg om å ta kontakt med vårt lokale personvernombud:

o på lokalt nivå ber vi deg om å ta kontakt med vårt lokale personvernombud Goran Bajkuša: enten per post på følgende adresse: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige eller på e-post til følgende adresse: [email protected]

o på konsernnivå: enten per post på følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgia (og merk brevet med «personvernombud»), eller på e-post til følgende adresse: [email protected]

Hvis du ikke lenger ønsker at vi overfører personopplysningene dine til tredjeparter (annonsører, pressepartnere, utstillere og forretningspartnere), ber vi deg om å ta kontakt med vårt lokale personvernombud:

Hvis du ønsker å avslutte abonnementet ditt på e-postlisten vår, ber vi deg om å klikke på avsluttknappen som vises i alle e-poster fra oss, eller ta kontakt med vårt lokale personvernombud:

Merk at selv om du avslutter abonnementene dine hos oss, vil vi fremdeles, når du berører leserne på et arrangement med din «smart badge», NFC-tagen din eller tilsvarende, innhente enkelte personopplysninger om deg for å dele ditt digitale visittkort med utstillerne. Du kan trekke tilbake samtykket ditt til dette i samsvar med paragraf 10.3.

10.7. Angående dataene som behandles i henhold til loven om hvitvasking av penger

Som eksplisitt forutsatt i lovens artikkel 65, har ikke enkeltpersoner hvis personopplysninger behandles i samsvar med denne loven rett til å få tilgang til og korrigere hans eller hennes data, heller ikke rett til å bli glemt, eller rett til portabilitet av disse dataene., heller ikke retten til å protestere, heller ikke retten til ikke å bli profilert, eller til varsling av sikkerhetssvikt.

I samsvar med loven kan individets rettigheter utøves indirekte gjennom den belgiske datatilsynet.

11. Sikkerhet

På grunn av vekten vi legger på personvern og datasikring, gjør vi alt vi kan for å beskytte personopplysningene dine mot misbruk. Våre medarbeidere er opplært til å håndtere personopplysninger på riktig måte. Personopplysningene dine lagres i sikre miljøer som ikke er tilgjengelige for allmennheten. Leverandørene våre av skytjenester overholder relevante bransjestandarder for sikkerhet.

Tilgang til dine personopplysninger gis utelukkende til de personer som er autorisert for å utføre sine oppgaver.

Dessuten har Easyfairs besluttet å dele opp personopplysninger etter behandlingsregioner. Det er fem regioner som hver har en dataansvarlig som er ansvarlig for å sikre at tilgang til data er begrenset til medarbeiderne som har behov for det for å utføre sine spesifikke oppgaver i forhold til formålene definert i disse personvernreglene.

Medarbeiderne hos Easyfairs som tilhører én region, har bare tilgang til personopplysninger i sin region for å utføre sine oppgaver, noe som sikrer begrenset tilgang til personopplysninger og bedre sikkerhet. Bare de fem dataansvarlige får tilgang til alle personopplysninger i hver region for å utføre sine oppgaver.

12. Barn

Vær oppmerksom på at dette nettstedet ikke er beregnet på barn under 16 år.

13. Nettsteder vi lenker til

Vi er ikke ansvarlige for personvernreglene til andre nettsteder, selv om du kom til disse via lenker på nettstedet vårt. Vi anbefaler at du leser gjennom personvernreglene for alle nettsteder du besøker og tar kontakt med eier eller driver av nettstedet hvis du har spørsmål.

14. Endringer I disse reglene

Vi forbeholder oss retten til å endre disse reglene uten varsel. Endringer vil bli publisert på denne siden. Det er ditt ansvar å gå gjennom reglene hver gang du formidler informasjon til oss eller legger inn en bestilling.