Privacy Policy

EASYFAIRS GROUP & GELIEERDE ENTITEITEN

1 Inleiding

1.1 Easyfairs International SA/NV is de moedermaatschappij van een groep ondernemingen die actief zijn in de organisatie van live events en beurzen en het beheer van eventlocaties.

1.2 Easyfairs International SA/NL en zijn gelieerde entiteiten nemen de bescherming van de persoonsgegevens van hun klanten (exposanten, deelnemers, bezoekers, organisatoren, lezers, adverteerders, leden, partners, prospecten, enz.) heel ernstig. Daarom worden de persoonsgegevens van onze klanten veilig bijgehouden en uiterst zorgvuldig behandeld. Dit geldt ook voor de persoonsgegevens met betrekking tot leveranciers, andere stakeholders en gelijk welke partijen die met ons in contact staan.

1.3 Bij de verwerking van uw persoonsgegevens eerbiedigen Easyfairs International SA/NV en zijn gelieerde entiteiten uw recht op privacy en zullen zij uw persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) op 25 mei 2018 (“AVG”) en de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming.

1.4 Dit privacybeleid (het “Beleid”) licht toe (i) hoe we de persoonsgegevens die we over u inzamelen verwerken, (ii) hoe u ons kunt laten weten dat u het gebruik van die gegevens wilt beperken en (iii) welke procedures we ingevoerd hebben om uw privacy te verzekeren.

2 Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

2.1 Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken:

– Easyfairs International SA/NV, met maatschappelijke zetel in Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, België (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Netherlands B.V., met maatschappelijke zetel in Franklinweg 2, 4207 HZ Gorinchem;

– Evenementenhal Holding B.V., met maatschappelijke zetel in Energieweg 2, 7772 TV Hardenberg;

(Samen “Easyfairs”, “wij” en “ons”).

2.2 Alle partijen maken deel uit van de Easyfairs Group (hierna de “Groep”) en, met uitzondering van Everex, dat de moedermaatschappij van is Easyfairs International, is Easyfairs International de moedermaatschappij van alle dochterondernemingen.

In overeenstemming met artikel 26 van de AVG hebben Easyfairs International, Everex en de dochterondernemingen in een overeenkomst voor gezamenlijke verantwoordelijkheid besloten om hun respectievelijke verantwoordelijkheden vast te leggen wat betreft de implementatie van een gezamenlijke verwerking van persoonsgegevens.

Easyfairs International is in dat kader hoofdzakelijk verantwoordelijk voor het bepalen van de doeleinden waarvoor persoonsgegevens binnen de Groep worden verwerkt alsook voor de belangrijkste manieren waarop en middelen waarmee dit gebeurt.

Iedere lokale dochteronderneming, evenals Everex, is verantwoordelijk voor de implementatie van de op groepsniveau bepaalde verwerking van persoonsgegevens in het land waarin die dochteronderneming haar hoofdkantoor heeft en waar ze haar activiteiten uitoefent.

De op groepsniveau bepaalde gegevensverwerking wordt indien nodig door iedere dochteronderneming of lokale entiteit afgestemd op specifieke bijzonderheden en lokale sectorale of implementatieregels, met name wat betreft de bewaring van gegevens, de soft opt-in of de verwerking van specifieke gegevenscategorieën (biometrische gegevens enz.), op voorwaarde dat, en voor zover dat mogelijk is, dergelijke aanpassingen in lijn blijven met de op groepsniveau bepaalde richtlijnen van de Groep.

Easyfairs International is verantwoordelijk voor het bepalen van de aard van de commerciële of reclamegerelateerde communicatie van iedere entiteit als onderdeel van zijn activiteiten, alsook voor de gebruikte communicatiemiddelen (e-mailcampagne, ongeadresseerde reclame, telemarketing enz.).

2.3 In geval van een juridisch geschil kan de betrokkene elk van deze entiteiten aansprakelijk stellen. Als u vragen heeft over dit Privacybeleid, of als u uw rechten zoals vermeld in paragraaf 10 en overeenkomstig de in deze paragraaf beschreven procedure wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke:

• op groepsniveau:

– per post op het volgende adres: Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, België (t.a.v. de Privacyverantwoordelijke); of

– per e-mail op het volgende e-mailadres: [email protected]

• op Nederlands niveau:

– per post op het volgende adres: Franklinweg 2, 4207 HZ Gorinchem (t.a.v. de Privacyverantwoordelijke)

– per e-mail op het volgende e-mailadres: [email protected]

2.4 U kunt ook contact opnemen met de verantwoordelijke voor gegevensbescherming van onze groep, via e-mail op het volgende adres: [email protected].

3 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een persoon die direct of indirect geïdentificeerd kan worden; het kan gaan om naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, krediet-/debetkaartnummer, IP-adres en locatiegegevens (“Persoonsgegevens”).

4 Tot wie richt dit Beleid zich?

Het Beleid is van toepassing op de volgende categorieën personen van wie wij de Persoonsgegevens verwerken:

– Exposanten en potentiële toekomstige exposanten op onze events (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, beurzen, publieks- en vakbeurzen, conferenties en congressen) (de “Events”);

– Organisatoren en potentiële toekomstige organisatoren van Events op onze locaties;

– Bezoekers en potentiële toekomstige bezoekers van de Events;

– Abonnees van nieuwsbrieven;

– Abonnees, lezers, adverteerders en prospecten van onze website, ons magazine, online registers en mobiele applicaties (de “Media-instrumenten”);

– Sprekers op Events van Easyfairs die gebruikmaken van het Speaker Management Platform;

– Bezoekers van onze digitale platformen en personen die contact met ons opnemen voor informatie; en

– Gebruikers van een communityplatform dat door Easyfairs ter beschikking wordt gesteld.

5 Welke categorieën Persoonsgegevens verwerken wij?

5.1 Algemene informatie

We zullen uw Persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit Beleid gebruiken, opslaan of op een andere manier verwerken, zoals uw naam, taal, aanspreking, sexe, geboortedatum, adres, telefoonnummer (vaste lijn en/of mobiele telefoon), e-mailadres, faxnummer en sociale-netwerkaccounts. Als u een zaak hebt, verwerken wij ook uw bedrijfsnaam en -adres, btw- en/of ondernemingsnummer, bedrijfstak, uw functie/functietitel in de onderneming en uw zakelijk e-mailadres.

Om de kwaliteit van onze diensten aan al onze klanten te verbeteren, kunnen we uw Persoonsgegevens ook aanvullen met bijkomende relevante informatie. Dit kan openbare informatie zijn of informatie die we vernemen via derden en die we gebruiken voor de in dit Beleid vermelde doelstellingen, met inbegrip van maar niet beperkt tot de controle van de gegevens in onze databank en de optimalisering van onze direct-marketingacties, mogelijk op basis van uw marketingprofiel.

De bovenvermelde openbare informatie kan informatie zijn die in officiële publicaties verschenen is of informatie die u openbaar gemaakt hebt (zoals informatie op uw profiel in sociale media).

5.2 Informatie in verband met de dienstenovereenkomst die u met ons hebt en met uw specifieke status als (potentiële) bezoeker, exposant, organisator, gebruiker van Media-instrumenten of adverteerder, spreker, lid van een community, leverancier of andere status;

Zoals

Informatie over uw status als bezoeker of potentiële toekomstige bezoeker van onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events die u bezocht of waarvoor u zich inschreef, of een exposant u uitnodigde en welke exposant dat was, uw interessedomeinen of het type Events dat u mogelijk kan interesseren, de exposanten waarvoor u belangstelling toonde of de commerciële informatie die u vroeg, het tijdstip van uw aankomst, de duur en frequentie van uw bezoek, welke exposanten u bezocht, welke seminaries of workshops u bijwoonde, uw locatie in en rond de eventhal, en de producten die u kocht evenals de geldelijke waarde ervan. Sommige van deze gegevens kunnen verkregen worden via het gebruik van de ‘smart badge-technologie’ (zie paragraaf 5.5. hieronder).

Informatie over uw status als exposant of potentiële toekomstige exposant op onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events waarop u of uw onderneming exposeerde of geïnteresseerd was om er te exposeren, het type Events dat u mogelijk kan interesseren, het type, de afmetingen en componenten van uw stand, de lijst van bezoekers/klanten die u uitnodigde, de lijst van bezoekers die hun ‘smart badge’ gebruikten op uw stand, de lijst van bezoekers van wie u de badge scande met een van onze mobiele applicaties, en informatie met betrekking tot de uitvoering van uw exposantenovereenkomst met een van onze gelieerde entiteiten (bv. gehuurde oppervlakte, productinformatie, website, gebruiksvoorwaarden, betaalinformatie, eventuele onbetaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als organisator of potentiële toekomstige organisator van onze Events

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de Events die u of uw onderneming organiseerde of geïnteresseerd was om te organiseren, het type Events, met inbegrip van de profielen van de exposanten, bezoekers en deelnemers, en informatie met betrekking tot de uitvoering van uw organisatorenovereenkomst met een van onze gelieerde entiteiten (bv. gehuurde oppervlakte, Event, informatie over producten en diensten, informatie over eventuele extra diensten, informatie van de webshop, website, gebruiksvoorwaarden, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als abonnee, lezer, adverteerder of potentiële gebruiker van onze Media-instrumenten

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot het Media-instrument waarop u of uw onderneming zich abonneerde of geïnteresseerd was zich te abonneren of waarin u of uw onderneming adverteerde of geïnteresseerd was om te adverteren, de datum van het abonnement (en eventueel de opzegging ervan) of advertentie, de inhoud van de advertentie, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.).

Informatie over uw status als club-, groeps- of verenigingslid of prospect van een club, groep of vereniging

We zullen uw Persoonsgegevens verwerken die verkregen werden uit informatie met betrekking tot de club, groep of vereniging waarvoor u of uw onderneming zich inschreef of geïnteresseerd was zich in te schrijven, de datum van inschrijving, betaalinformatie, eventuele niet-betaalde facturen, enz.

Informatie over uw status als lid van een van onze online netwerkcommunity’s:

We verwerken al uw Persoonsgegevens die zijn verkregen uit informatie met betrekking tot de Online Community’s waarvoor u zich hebt aangemeld, uw interessegebieden of het type contactpersoon, product en bedrijf dat u mogelijk kan interesseren, de contactpersonen, bedrijven of producten waarvoor u belangstelling toonde of de commerciële informatie die u vroeg, het tijdstip van uw registratie, de duur en frequentie van uw bezoek aan het online platform, welke profielen en producten u bezocht, welke online sessies u bijwoonde, en de producten die u kocht evenals de geldelijke waarde ervan.

Informatie over uw status als gebruiker van ons communityplatform (online en via de eventapp) op onze Events:

We verwerken al uw Persoonsgegevens die zijn verkregen uit informatie met betrekking tot het communityplatform waarvoor u zich heeft geregistreerd, waarop u bent ingelogd of dat u heeft gebruikt bij de Events, uw interessegebieden, de connecties waar u zelf om heeft gevraagd of waarnaar u werd gevraagd, de vergaderingen die u hebt ingepland, aanvaard of afgewezen en met welk communitylid (zie paragraaf 5.9 hieronder).

Informatie over uw status als gebruiker van ons Speaker Management Platform:

We verwerken al uw Persoonsgegevens die zijn verkregen uit informatie met betrekking tot het Speaker Management Platform waarvoor u zich hebt geregistreerd of waarop u bent ingelogd. Op basis van de informatie die op dit platform beschikbaar is, kunnen we de optredens van de verschillende sprekers op een van onze Events beheren/organiseren.

5.3 Informatie met betrekking tot uw browser zoals het IP-adres en informatie die geregistreerd werd door de cookies die wij gebruiken.

We kunnen de informatie die we via onze website inzamelen, gebruiken voor functionele, analytische, gedrags- en reclamedoeleinden. Het Cookiebeleid is raadpleegbaar via de websites die door Easyfairs zijn opgezet.

5.4 Externe gegevensbronnen

Mogelijk hebben we uw Persoonsgegevens via externe gegevensbronnen verkregen. Voor prospectiedoeleinden maken we regelmatig gebruik van externe databanken die afkomstig zijn van derden, zoals betrouwbare handelspartners of betrouwbare gegevenspartners (bv. Dun & Bradstreet). Als u wilt weten via welke externe bron we uw Persoonsgegevens verkregen hebben, kunt u contact met ons opnemen via de post of via e-mail op de adressen vermeld in paragraaf 2.3 hierboven.

5.5 Inschrijving, digitaal visitekaartje en ‘smart badge’-technologie

Wanneer u zich als bezoeker voor een Event inschrijft via een exposant, wordt aan de exposant meegedeeld dat u zich op basis van zijn uitnodiging voor het Event inschreef en zal hij uw inschrijvingsgegevens ontvangen (namelijk volledige naam, taal, sekse, sector, bedrijfsnaam en contactgegevens, zakelijk e-mailadres en functie in uw onderneming. Deze inschrijvingsgegevens worden ook het ‘digitale visitekaartje’ genoemd). De exposant krijgt ook een bericht wanneer u op het Event aankomt en kan dan eventueel contact met u opnemen. Dit is verbonden aan het inschrijvingssysteem. Uw digitale visitekaartje (met de bovenvermelde Persoonsgegevens) zal ook gedeeld worden met de exposanten waarin u interesse toonde.

Door de badgelezers op de site van het Event aan te raken met uw ‘smart badge’ (of andere gelijkaardige technologie) tijdens een Event, bezorgt u ons informatie over de stands die u bezocht. Op basis daarvan sturen wij u een overzicht van uw dag en ontvangt u digitale informatie over de exposanten en producten waarin u interesse toonde.

5.6 Opname van telefoongesprekken met medewerkers van ons callcenter

Wij kunnen uw gesprek met callcentermedewerkers die voor ons werken, opnemen voor opleidingsdoeleinden en met het oog op een kwaliteitsvolle klantendienst.

5.7 Foto’s en beelden van bewakingscamera’s

Om de veiligheid gedurende onze Events te kunnen garanderen, installeerden wij camera’s in onze hallen, zowel als op onze parking. Deze camerabeelden zijn enkel opgenomen en worden enkel bekeken voor toezichts- en veiligheidsdoeleinden.

Tijdens onze events kunnen fotografen ook foto’s maken van exposanten en bezoekers die deelnemen aan het event. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor promotionele doeleinden in onze folders, brochures of flyers of op de website en/of de social media pagina van het Event om het voor u mogelijk te maken om foto’s van uw deelname aan het event te bekijken.

5.8 Gegevens vereist door de Europese antiwitwaswetgeving

Om de naleving van de bovengenoemde wet te garanderen, kunnen verplichte documenten en/of informatie moeten worden verstrekt door onze medecontractanten voorafgaand aan een contractuele overeenkomst, zoals:

– De identiteit van de uiteindelijk begunstigde van de juridische structuur achter de contractpartij; gelieve een kopie of scan te verstrekken van een officieel document waaruit de uiteindelijk begunstigden blijken;

– Een kopie of scan van de identiteitskaart of het paspoort van de uiteindelijk begunstigde(n);

– Voor elke rechtspersoon: statuten, btw-nummer, maatschappelijke zetel, lijst van leden van de raad van bestuur;

– Alle andere documenten waarom de toepasselijke wetgeving verzoekt;

Houd er rekening mee dat u volgens de Belgische antiwitwaswetgeving in geval van controle kan worden gevraagd om de identiteit en het identiteitsbewijs te verstrekken van de eigenaar van de werken die op uw stand op de beurs worden tentoongesteld en, indien van toepassing, van hun agenten en uiteindelijke begunstigden.

5.9 Registratie op het communityplatform voor een specifiek door Easyfairs georganiseerd Event

Als onderdeel van de Events die we organiseren, kunnen we een communityplatform opzetten dat specifiek voor dat Event is bestemd. Op dat platform kunnen gebruikers het volgende:

– Zich registreren voor de community;

– Contact zoeken met andere leden;

– Berichten naar/van andere leden sturen/ontvangen;

– Profielen en producten van standhouders bookmarken;

– Vergaderingen tijdens het Event inplannen.

Als u ervoor kiest om u te registreren op het communityplatform voor een specifiek Event, moet u een profiel aanmaken (achternaam, voornaam, gebruikersnaam). U kunt dan kiezen welke informatie u op uw profiel wilt weergeven, afhankelijk van uw profieltype (dat u opgeeft bij het aanmaken van uw account en dat u op ieder moment op verzoek weer kunt wijzigen). U kunt ervoor kiezen om uw profiel niet zichtbaar te maken voor andere leden van het platform.

Via dit platform kunnen leden berichten met elkaar uitwisselen. In dit verband en voor statistische doeleinden verzamelen we toegangsgegevens over u wanneer u berichten verzendt, ontvangt of communiceert met berichten van andere leden van het platform. De inhoud van uw berichten analyseren of bekijken we niet. We verzamelen enkel gegevens over hoe vaak u de “Berichten”-pagina op het platform opent.

Via dit platform kunnen leden suggesties krijgen van andere leden op basis van gemeenschappelijke interessegebieden. Leden kunnen ook vergaderingen tijdens het Event inplannen.

6 Wat is het doel en de rechtsgrond voor de verwerking van uw Persoonsgegevens?

Wij verwerken uw Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving:

6.1 met uw toestemming (artikel 6 (1)(a) AVG), voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden:

(a) om uw verzoek af te handelen, wanneer u een vraag verstuurt via onze website of via ons callcenter;

(b) om uw deelname aan een wedstrijd of andere commerciële actie te behandelen;

(c) om u nieuwsbrieven of magazines te versturen waarop u zich geabonneerd hebt;

(d) om u direct-marketingmededelingen te sturen waarvoor u toestemming gaf om deze te ontvangen via e-mail (of via elk ander kanaal waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf);

(e) om uw e-mailadres (of alle andere Persoonsgegevens waarmee u krachtens de toepasselijke wetgeving vooraf moet instemmen en waarvoor u toestemming gaf) door te geven aan een bepaalde derde;

U hebt het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment in te trekken wanneer uw toestemming de rechtsgrond vormt voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.

6.2 voor de voorbereiding of uitvoering van onze dienstenovereenkomst met u (artikel 6 (1)(b) AVG) voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden:

(a) om een contractvoorstel te doen, om de specifieke dienstenovereenkomst te sluiten, uit te voeren en te monitoren (“Contractbeheer’);

(b) om een Eventcatalogus te publiceren;

(c) om het toegangs- en ticketbeheer en bezoekersbeheer te verrichten;

(d) om bezoeken tijdens de Events op te volgen of enquêtes te houden;

(e) om u de diensten van de ‘smart badge’-technologie te verlenen (zie paragraaf 5.5 hierboven) wanneer u opteerde hiervan gebruik te maken;

(f) om u toegang te verlenen of u toegang te ontzeggen tot het communityplatform dat we hebben opgezet voor een specifiek Event, wanneer u ervoor hebt gekozen om u hiervoor te registreren (zie paragraaf 5.9 hierboven);

(g) om de gegevens te beheren die door sprekers worden geüpload naar het Speaker Management Platform en om op die manier de optredens van de verschillende sprekers op een van onze Events te beheren/organiseren;

(h) om aan veiligheidsbeheer te doen tijdens de Events; en

(i) om betalingsproblemen te voorkomen en bestrijden, en om onze rechten in het algemeen te bepalen, uit te oefenen en veilig te stellen, met inbegrip van maar niet beperkt tot, schuldinvordering, beheer van geschillen en eventuele rechtszaken.

(j) om betalende nieuwsbrieven te versturen naar Abonnees die speciaal hiervoor abonnementsgeld betalen;

6.3 voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, wanneer de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is met het oog op onze bedrijfsactiviteiten (artikel 6 (1)(f) AVG) voor, met inbegrip van maar niet beperkt tot, de volgende doeleinden (behalve wanneer uw uitdrukkelijke toestemming vereist is): 

(a) om u te informeren over onze komende Events, producten en diensten of komende Events, producten en diensten van ondernemingen uit onze groep, exposanten of andere zorgvuldig geselecteerde handelspartners;

(b) om tijdens onze Events foto’s te maken van exposanten, bezoekers en andere personen die het Event bijwonen. Die foto’s kunnen gebruikt worden voor reclamedoeleinden in onze folders, brochures of flyers of op de website en/of de socialmediapagina van het Event om het voor u mogelijk te maken om foto’s van uw deelname aan het event te bekijken;

(c) om klant- of prospectsegmenten of marketingprofielen op te stellen, bv. voor gerichte marketing;

(d) om uw Persoonsgegevens te centraliseren, combineren en verbeteren met nuttige informatie afkomstig van derden;

(e) om onze diensten te optimaliseren, om onze Events aan te passen aan de voorkeuren en wensen van onze bezoekers en exposanten;

(f) om het beheer en de kwaliteit van onze digitale marketing- en verkoopactiviteiten en -diensten te optimaliseren;

(g) om onze prestaties te meten (bv. via marktonderzoek);

(h) om te gebruiken in geaggregeerde of geanonimiseerde modellen teneinde marktanalyses op te stellen, voor financieel beheer, marketing of rapportering of voor Big Data-analyses of elk ander type analyse;

(i) om de kwaliteit van onze dienstverlening aan klanten te monitoren en medewerkers van ons contactcenter op te leiden; 

(j) om onze Events en locaties te promoten;

(k) om fraude, misdrijven en mogelijke overtredingen te voorkomen en bestrijden; en

(l) om u direct-marketingmededelingen te sturen via e-mail, sms of WhatsApp op basis van uw impliciete toestemming, indien u een bestaande klant bent en we uw e-mailadres of telefoonnummer van u hebben ontvangen (overeenkomstig de e-Privacyrichtlijn (Richtlijn 2002/58/EG)). U kunt op elk moment en gratis bezwaar aantekenen tegen dit gebruik van uw e-mailadres of telefoonnummer (ook op het moment waarop uw gegevens worden verzameld). U kunt zich gemakkelijk uitschrijven via de link onderaan elke e-mail, SMS en WhatsApp bericht.

In de bovenvermelde gevallen streven wij er altijd naar om een goed evenwicht te bewaren tussen de noodzaak om uw Persoonsgegevens te verwerken en de vrijwaring van uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de eerbiediging van uw privacy. Op uw verzoek kunnen we u documentatie sturen met betrekking tot de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens door Easyfairs op basis van gerechtvaardigde belangen.

6.4 om te voldoen aan de wettelijke of regelgevende bepalingen waaraan we onderworpen zijn (artikel 6 (1)(c) AVG), met name:

(a) Het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens over cliënten, hun uiteindelijke begunstigden en de vertegenwoordigers van de cliënt in het kader van de Wet ter voorkoming van het witwassen van geld/ terrorismefinanciering (de wet AML/CTF) van 18 september 2017, bijgewerkt na de inwerkingtreding van de wet van 20 juli 2020;

(b) Elke andere verwerking waartoe we wettelijk verplicht zijn;

7 Aan wie worden uw persoonsgegevens doorgegeven?

Er zijn omstandigheden waarin wij uw Persoonsgegevens willen of moeten doorgeven aan derden. Dit zal enkel gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en voor de doeleinden opgesomd in punt 6 hierboven. Deze scenario’s omvatten het verstrekken van gegevens:

7.1 aan de ondernemingen van onze groep, voor dezelfde doeleinden als vermeld in paragraaf 6;

7.2 aan onze dienstverleners, leveranciers of onderaannemers (ondernemingen van de groep of derden) die diensten aanbieden waaronder gegevensverwerking voor onze rekening, zoals externe contactcenters, agentschappen, leveranciers van IT-ondersteuning, standenbouwers, cateringpartners, enz.). Deze ondernemingen mogen uw Persoonsgegevens enkel gebruiken binnen de strikte grenzen van de instructies die wij hen geven en in overeenstemming met dit Beleid. Ze zijn onderworpen aan aanzienlijke verplichtingen op het vlak van vertrouwelijkheid en beveiliging van Persoonsgegevens;

7.3 aan onze reclame- en mediapartners en sponsors, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel;

7.4 aan onze exposanten, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel en voor de doeleinden vermeld in de paragrafen 5.6 en 5.7;

7.5 aan de ondernemingen van onze groep, tenzij u zich tegen een dergelijke doorgifte verzet hebt, zodat zij u direct-marketingmededelingen kunnen sturen die mogelijk gebaseerd zijn op uw marketingprofiel;

7.6 aan elke derde waarvoor u uw toestemming gegeven hebt;

7.7 aan een andere juridische entiteit, op tijdelijke of permanente basis, met het oog op een joint venture, samenwerking, financiering, verkoop, fusie, reorganisatie, verandering van rechtsvorm, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis. In geval van een fusie of verkoop worden uw Persoonsgegevens definitief doorgegeven aan de onderneming die de activiteiten voortzet;

7.8 aan overheidsinstanties of andere derden wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn in de context van wettelijke procedures.

8 Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Door uw Persoonsgegevens aan ons mee te delen, erkent u dat wij uw Persoonsgegevens mogen doorgeven aan bestemmelingen, ondernemingen die deel uitmaken van Easyfairs Group of onderaannemers (bv. providers van cloudoplossingen) die buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. In dit geval wordt de verwerking van uw Persoonsgegevens beschermd in overeenstemming met de vereisten van de toepasselijke wetgeving en dit Beleid. In het bijzonder bij de doorgifte van gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau bieden, zullen wij zorgen voor het gebruik van gepaste instrumenten voor gegevensdoorgifte (bv. de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie). Wanneer we dergelijke overdrachten uitvoeren, zorgen we ervoor dat we uw gegevens alleen overdragen aan organisaties waarvan erkend is dat ze een beschermingsniveau voor persoonsgegevens bieden dat gelijkwaardig is aan dat van de Europese Unie. In het geval van een gegevensoverdracht naar de Verenigde Staten controleren we of de organisatie in kwestie op de lijst staat van organisaties die een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens bieden (de lijst is raadpleegbaar via deze link: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Hoe lang slaan wij uw persoonsgegevens op?

9.1 Bewaartermijn voor specifieke doeleinden

Uw Persoonsgegevens zullen zolang bewaard worden als hieronder vermeld, tenzij toepasselijke lokale wetgeving een langere bewaartermijn oplegt of wanneer we daartoe een gerechtvaardigde en rechtmatige reden hebben: 

Gegevenscategorieën	Bewaartermijn
Prospecten	Gedurende een periode van vier (4) jaar vanaf de opname in de databank. Deze periode kan evenwel worden opgeschort indien er interacties zijn (bv. vraag gesteld door een prospect).
Standhouders – Bezoekers – Organisatoren – Sprekers	Gegevens die we verwerken als onderdeel van de uitvoering van een overeenkomst, bewaren we: – actief zo lang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of het toezicht op de contractuele relatie; – aan het einde van de overeenkomst worden deze gegevens bewaard gedurende een periode van 10 jaar, wat overeenkomt met de verjaringstermijn voor contractuele acties, met dien verstande dat deze bewaartermijn wordt opgeschort in geval van administratieve of gerechtelijke procedures met betrekking tot de overeenkomst, totdat de procedure is afgerond.
Abonnees van newsletters	Gedurende onbepaalde tijd vanaf de datum waarop de betrokkene toestemming geeft voor het ontvangen van gratis nieuwsbrieven, tenzij de betrokkene zijn/haar toestemming intrekt. In het geval van soft opt-in voor gratis nieuwsbrieven gedurende een periode van maximaal 4 jaar. In het specifieke geval van abonnees van betalende nieuwsbrieven verwerken we hun gegevens als onderdeel van de uitvoering van een overeenkomst en bewaren we die gegevens: – actief zo lang als nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of het toezicht op de contractuele relatie; – aan het einde van de overeenkomst worden deze gegevens bewaard gedurende een periode van 10 jaar, wat overeenkomt met de verjaringstermijn voor contractuele acties, met dien verstande dat deze bewaartermijn wordt opgeschort in geval van administratieve of gerechtelijke procedures met betrekking tot de overeenkomst, totdat de procedure is afgerond.
Opnames van gesprekken met callcenters	voor een periode van één maand.
Beelden van beveiligingscamera’s	Gedurende een periode van 1 maand, tenzij dergelijke beelden een bewijs kunnen leveren van een overtreding, schade of onaanvaardbaar gedrag of indien ze het mogelijk maken om een dader, een ordeverstoorder, een getuige of een slachtoffer te identificeren.
Gegevens vereist door de antiwitwaswet/anti-money laundering law (AML)	Wettelijk opgeslagen voor een periode van 10 jaar aan het einde van de contractuele relaties. Onverminderd de bovengenoemde bewaartermijnen voor andere gegevenscategorieën voorziet de AML in tijdelijke maatregelen om de verlenging van de bewaartermijn van 5 jaar naar 10 jaar te vergemakkelijken: · Voor klantrelaties die zijn beëindigd van 2012 tot 2017, worden gegevens 7 jaar bewaard. · Voor klantrelaties die in 2018 zijn beëindigd, worden gegevens 8 jaar bewaard. · Voor klantrelaties die in 2019 zijn beëindigd, worden gegevens 9 jaar bewaard. · Voor klantrelaties die vanaf 2020 worden beëindigd, worden gegevens 10 jaar bewaard.

Afhankelijk van uw status kunnen verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn (bv. wanneer u een bezoeker bent en zich geabonneerd hebt op een van onze digitale nieuwsbrieven of magazines).

De bovenvermelde bewaartermijnen zijn niet van toepassing indien u vóór het verstrijken van de bewaartermijn uw recht op gegevensverwijdering uitoefent.

9.2 Alle in punt 9.1 hierboven vermelde bewaartermijnen kunnen worden opgeschort in het geval van administratieve of gerechtelijke procedures, totdat deze procedures zijn afgerond.

9.3 Bewaartermijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor bewijsdoeleinden:

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (op boekhoudkundig, fiscaal en verzekeringsvlak) en voor bewijsdoeleinden worden de Persoonsgegevens in onze databank opgeslagen voor een periode van nog vijf (5) jaar na het verstrijken van de bewaartermijn die die specifieke toepasselijke wetgeving oplegt, tenzij langere bewaring nodig is wanneer we daartoe een gerechtvaardigde en rechtmatige reden hebben.

9.4 We mogen voor statistische doeleinden en zonder tijdsbeperking een geanonimiseerde vorm van uw Persoonsgegevens behouden die niet langer naar u verwijzen, op voorwaarde dat we daar een gerechtvaardigd en rechtmatig belang bij hebben.

10. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Als betrokkene kunt u de volgende rechten uitoefenen in verband met uw Persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, vragen we u contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, hetzij via de post hetzij via e-mail op de adressen vermeld in paragraaf 2.2, en een kopie van uw identiteitskaart, paspoort of ander geldig identificatiemiddel bij te voegen evenals uw specifieke verzoek.

10.1. Recht op inzage. Waar toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u vragen of wij uw Persoonsgegevens verwerken en, indien van toepassing, inzage in deze gegevens krijgen.

10.2. Recht op rectificatie. U mag ons vragen om gratis onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren en/of onvolledige Persoonsgegevens te vervolledigen.

10.3. Recht om toestemming in te trekken. Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, mag u uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens op elk moment intrekken. Een dergelijke intrekking zal geen invloed hebben op de wettigheid van de verwerking op basis van uw eerdere toestemming. Gelieve er rekening mee te houden dat door het intrekken van uw toestemming u mogelijk niet langer kunt gebruikmaken van bepaalde dienstverleningsmogelijkheden waarvoor de verwerking van uw Persoonsgegevens noodzakelijk is.

10.4. Recht op gegevensverwijdering. U mag ons verzoeken om uw Persoonsgegevens te wissen en we zullen hieraan gevolg geven, tenzij er een rechtmatige reden is om dat niet te doen. Er kunnen bijvoorbeeld prevalerende gerechtvaardigde gronden zijn voor het behoud van uw Persoonsgegevens, zoals een wettelijke verplichting die we moeten nakomen.

10,5. Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Indien u meent dat wij uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, hebt u het recht om contact op te nemen met de betrokken toezichthoudende autoriteit.

10.6. Uitschrijven bij Easyfairs (recht van bezwaar)

• Als u niet langer informatie wenst te ontvangen over Events die wij organiseren, gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Richard Pothof, hetzij via de post op het volgende adres Franklinweg 2, 4207 Gorinchem of via e-mail op [email protected].
  
  Of op groepsniveau, hetzij via de post op het volgende adres: Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, België (t.a.v. de Privacyverantwoordelijke); of per e-mail op [email protected].

• Als u wenst dat wij uw Persoonsgegevens niet langer doorgeven aan derden (reclame- en mediapartners, exposanten of handelspartners), gelieve dan contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Richard Pothof, hetzij via de post op het volgende adres Franklinweg 2, 4207 Gorinchem of via e-mail op [email protected].
  
  Of op groepsniveau, hetzij via de post op het volgende adres: Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, België (t.a.v. de Privacyverantwoordelijke); of per e-mail op [email protected].

• Indien u zich wenst uit te schrijven van onze e-maillijst, gelieve dan de knop Uitschrijven te gebruiken die op elke mail verschijnt die wij voor commerciële doeleinden versturen, gelieve contact op te nemen met onze plaatselijke privacyverantwoordelijke, Richard Pothof, hetzij via de post op het volgende adres Franklinweg 2, 4207 Gorinchem of via e-mail op [email protected] en vermeld het type informatie dat u niet langer wenst te ontvangen of geef het e-mailadres op waarvan u zich wilt uitschrijven.
  
  Of op groepsniveau, hetzij via de post op het volgende adres: Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Brussel, België (t.a.v. de Privacyverantwoordelijke); of per e-mail op [email protected].

Merk evenwel op dat, zelfs als u zich bij ons uitschrijft, en u de badgelezers op de site van het Event aanraakt met uw ‘smart badge’, NFC-tag of andere tool tijdens een Event, u ons nog steeds toelaat om een aantal Persoonsgegevens in te zamelen en uw digitaal visitekaartje te delen met de exposanten, tenzij u uw toestemming intrekt in overeenstemming met paragraaf 10.3.

10.7. Met betrekking tot de gegevens die worden verwerkt volgens de antiwitwaswet

Zoals uitdrukkelijk bepaald in artikel 65 van de wet, hebben personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met deze wet geen recht op toegang tot en correctie van zijn of haar gegevens, noch het recht om te worden vergeten, noch het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens, noch het recht om bezwaar te maken, noch op het recht om niet te worden geprofileerd, noch aan de melding van beveiligingsfouten.

In overeenstemming met de wet kunnen de rechten van het individu indirect worden uitgeoefend via de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

11. Beveiligingsmaatregelen

Vanwege het belang dat we hechten aan privacy en gegevensbescherming doen we al het mogelijke om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik. Onze werknemers zijn opgeleid om correct om te gaan met Persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen die niet toegankelijk zijn voor het grote publiek. Onze Cloud Computing Providers voldoen aan de relevante industrienormen voor beveiliging.

De toegang tot uw Persoonsgegevens wordt enkel verleend aan personen die hiertoe gemachtigd zijn voor de uitoefening van hun taken.

Bovendien heeft Easyfairs besloten om Persoonsgegevens onder te verdelen naar verwerkingsregio. Er zijn vijf regio’s met elk een gegevensbeheerder die er verantwoordelijk voor is dat de toegang tot gegevens wordt beperkt tot die werknemers die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taken met betrekking tot de doeleinden zoals vastgelegd in dit Privacybeleid.

De medewerkers van Easyfairs, die tot één regio behoren, hebben alleen toegang tot Persoonsgegevens van hun regio voor de uitvoering van hun taken, die zorgen voor beperkte toegang tot Persoonsgegevens en een grotere veiligheid. Alleen de vijf gegevensbeheerders hebben toegang tot alle Persoonsgegevens van elke regio voor de uitvoering van hun taken.

12. Kinderen

Deze website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

13. Verbonden websites

We zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid en de privacypraktijken van andere websites, zelfs als u naar deze website van derden gaat via links op onze website. We raden u aan het beleid van elke website die u bezoekt, te controleren en contact op te nemen met de eigenaar of beheerder van die website als u zich zorgen maakt of vragen hebt.

14. Wijzigingen aan ons Beleid

We behouden ons het recht voor om dit Beleid te wijzigen of aan te passen zonder kennisgeving aan u. Als we dit doen, zullen we de wijzigingen op deze pagina melden. Het is uw verantwoordelijkheid om het Beleid te controleren telkens als u informatie aan ons doorgeeft of een bestelling plaatst.