Privacy Policy

Informativa sulla privacy 
ITALY – Deutschland GmbH/Milano (Italian)

 

GRUPPO EASYFAIRS ED ENTITÀ AFFILIATE

1 Introduzione

1.1 Easyfairs International SA/NVè la società controllante di un gruppo di imprese,

attive nell’organizzazione di eventi e manifestazioni dal vivo e nella gestione di

sedi per eventi.

1.2 Easyfairs International SA/NV e le rispettive aziende affiliate prendono molto seriamente la protezione delle informazioni personali dei propri clienti (espositori, partecipanti, visitatori, organizzatori, lettori, inserzionisti, membri, partner, potenziali clienti, ecc.). Pertanto, i Dati Personali relativi ai nostri clienti sono custoditi in modo sicuro e trattati con la massima cura. Questo vale anche per i Dati Personali relativi ai fornitori, alle altre parti interessate e alle parti in contatto con noi.

1.3 Nel corso del trattamento dei Suoi Dati Personali, Easyfairs International SA/NV e le rispettive aziende affiliate rispettano il Suo diritto alla privacy e tratteranno le Sue informazioni personali unicamente in conformità alle vigenti leggi in materia di protezione dei dati, quali il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento 2016/679) (“RGPD”).

1.4 La presente Informativa sulla privacy (l’“Informativa”) spiega (i) come trattiamo le informazioni personali che raccogliamo su di Lei, (ii) come può istruirci qualora preferisca limitare l’utilizzo di tali informazioni e (iii) quali procedure abbiamo messo in atto per salvaguardare la Sua privacy.

2 DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI

2.1 I Suoi Dati Personali sono trattati da quanto segue Contitolari del trattamento:

– Easyfairs International SA/NV, con sede legale Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Deutschland GmbH succursale Italiana, con sede legale Via Fridtjof Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (IT09669420961);

(Congiuntamente “Easyfairs”, “noi” e “a noi/ci” Easyfairs”).

2.2 Tutte le parti sono appartenenti al Gruppo Easyfairs (di seguito il “Gruppo”) e, a eccezione di Everex che è la società controllante di Easyfairs International, Easyfairs International è la società controllante di tutte le aziende affiliate.

Ai sensi dell’articolo 26 del RGPD, Easyfairs International, Everex e le società controllate hanno deciso, con un Accordo di Controllo Congiunto, di determinare le rispettive responsabilità nell’attuazione del trattamento congiunto dei Dati Personali.

Easyfairs International è quindi la principale responsabile della determinazione delle finalità per cui i Dati Personali sono trattati all’interno del Gruppo, nonché delle modalità e degli strumenti essenziali per farlo.

Ogni azienda affiliata, così come Everex, è responsabile dell’attuazione del trattamento dei Dati Personali deciso a livello di Gruppo nel Paese in cui ha la sede principale e in cui svolge le proprie attività.

Il trattamento dei dati deciso a livello di Gruppo viene adattato, ove necessario, da ciascuna azienda affiliata o entità locale, in base alle caratteristiche specifiche e alle norme settoriali o di attuazione locali, in particolare in termini di conservazione dei dati, di soft opt-in o di trattamento di particolari categorie di dati (dati biometrici, ecc.), purché, nella misura del possibile, tale adattamento rimanga in linea con le linee guida del Gruppo decise a livello di Gruppo.

Easyfairs International è responsabile della determinazione della natura delle comunicazioni commerciali o pubblicitarie attuate da ciascun soggetto nell’ambito delle proprie attività, nonché dei mezzi di comunicazione utilizzati (campagne e-mail, invio a tutte le caselle, telemarketing, ecc.)

2.3 In caso di controversia legale, l’interessato può ritenere responsabile una di queste entità. In caso di domande sulla presente Informativa sulla Privacy, o se si desidera esercitare i diritti di cui al paragrafo 10 e secondo la procedura descritta in questo paragrafo, si prega di contattare il nostro Responsabile della Privacy locale:

  • a livello italiano:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Easyfairs Deutschland GmbH succursale Italiana, Via Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (all’attenzione del Responsabile della Privacy); oppure

– per posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

  • a livello di Gruppo:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (all’attenzione del Responsabile della protezione dei dati); oppure

– per posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

2.4 È inoltre possibile contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati del Gruppo via e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica: [email protected].

3 CHE COSA SONO I DATI PERSONALI?

Per Dati Personali si intende qualsiasi informazione relativa a una persona che possa

essere identificata direttamente o indirettamente; possono includere nome, indirizzo

postale, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, numero di carta di

credito/debito, indirizzo IP e dati sulla posizione (“Dati Personali”).

4 A CHI È RIVOLTA LA PRESENTE INFORMATIVA?

4.1 L’Informativa si applica alle seguenti categorie di soggetti i cui Dati Personali sono trattati da noi:

– Espositori e potenziali futuri espositori ai nostri eventi (tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, esposizioni, fiere, conferenze e congressi (gli “Eventi”));

– Organizzatori e potenziali futuri organizzatori di Eventi nei nostri locali;

– Visitatori e potenziali futuri visitatori degli Eventi;

– Iscritti alle newsletter;

– Abbonati a, lettori, inserzionisti e potenziali clienti del nostro sito web, riviste, newsletter, directory online e applicazioni mobili (gli “Strumenti multimediali”);

– Relatori di eventi organizzati da Easyfairs che utilizzano la Piattaforma di Gestione dei Relatori;

– Visitatori delle nostre piattaforme digitali e persone che ci contattano per ricevere informazioni; e

– Utenti della piattaforma di community fornita da Easyfairs.

5 QUALI CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTIAMO?

5.1 Informazioni generali:

Utilizzeremo, conserveremo o elaboreremo in altro modo i Suoi Dati Personali in conformità ai termini della presente Informativa, come nome, lingua, formula di saluto, sesso, data di nascita, indirizzo, numero di telefono (fisso e/o mobile), indirizzo e-mail, numero di fax e account di social network riguardanti la Sua persona. Se è un professionista, elaboriamo inoltre il nome e l’indirizzo della Sua azienda, il numero di partita IVA e/o il numero di registrazione dell’azienda, il settore industria dell’azienda, la Sua funzione/la Sua qualifica professionale all’interno dell’azienda e il Suo indirizzo e-mail aziendale.

Al fine di migliorare la qualità dei nostri servizi per tutti i nostri clienti, potremmo inoltre arricchire i Suoi Dati Personali con ulteriori informazioni pertinenti. Può trattarsi di informazioni pubbliche o informazioni che otteniamo tramite terzi e che utilizziamo per gli scopi menzionati nella presente Informativa, tra cui, ma non limitatamente, la verifica dell’esattezza dei dati contenuti nel nostro database e l’ottimizzazione delle nostre azioni di marketing diretto, possibilmente basate sul Suo profilo di marketing.

Le suddette informazioni pubbliche possono consistere in informazioni pubblicate

in pubblicazioni ufficiali o informazioni che Lei ha reso pubbliche (come le informazioni pubblicate sul Suo profilo di social network).

5.2 Informazioni relative al contratto di servizi che intrattiene con noi e al Suo particolare status di (potenziale) visitatore, espositore, organizzatore, utente degli strumenti multimediali o inserzionista, relatore, membro di community, fornitore o altro status:

Alcuni esempi

Informazioni connesse al Suo status di visitatore o potenziale visitatore futuro dei nostri Eventi:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti da informazioni connesse agli Eventi che ha visitato o a cui si è registrato; se è stato invitato da un espositore e di quale espositore si tratta; i Suoi ambiti di interesse o il tipo di eventi che potrebbero interessarla; gli espositori verso cui ha mostrato un interesse o le informazioni commerciali che ha richiesto; il Suo orario di arrivo, la durata e la frequenza della Sua visita; quali espositori ha visitato, a quali seminari o workshop ha partecipato;

la Sua posizione all’interno e nei pressi della sala Eventi; i prodotti che ha acquistato e il loro valore monetario. Alcuni di questi dati possono essere raccolti tramite l’utilizzo della “tecnologia smart badge” (vedere il paragrafo 5.5 seguente).

Informazioni connesse al Suo status di espositore o potenziale espositore futuro

nei nostri Eventi:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti da informazioni connesse agli Eventi in cui Lei o la Sua azienda ha esposto o ha espresso interesse ad esporre, il tipo di eventi che potrebbero interessarla, il tipo, le dimensioni e le componenti del Suo spazio espositivo, l’elenco dei visitatori/clienti che ha invitato, l’elenco dei visitatori che hanno utilizzato il loro “smart badge” (badge intelligente) presso il Suo spazio espositivo, l’elenco dei visitatori il cui badge è stato scansionato da una delle nostre applicazioni mobili e le informazioni connesse alla stipulazione di un contratto con l’espositore di una nostra azienda affiliata (ad es. superficie affittata, informazioni riguardanti prodotto, sito web, condizioni d’uso, informazioni di pagamento, eventuali fatture non pagate, ecc.).

Informazioni connesse al Suo status di organizzatore o potenziale organizzatore

futuro dei nostri Eventi:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti da informazioni connesse agli Eventi che Lei o la Sua azienda ha organizzato o ha espresso interesse ad organizzare, il tipo di eventi, inclusi i profili degli espositori, dei visitatori e dei partecipanti, nonché le informazioni riguardanti la stipulazione del contratto dell’organizzatore con una nostra azienda affiliata (ad es. superficie affittata, informazioni sull’evento, prodotto e servizio, informazioni connesse ad eventuali servizi aggiuntivi, informazioni riguardanti prodotto, sito web, condizioni d’uso, informazioni di pagamento, eventuali fatture non pagate, ecc.).

Informazioni connesse al Suo status di abbonato, lettore, inserzionista o potenziale utente dei nostri Strumenti multimediali:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti dalle informazioni connesse agli Strumenti multimediali che Lei o la Sua azienda ha sottoscritto o pubblicizzato o ha espresso interesse a sottoscrivere o pubblicizzare, l’abbonamento (e l’eventuale annullamento dell’abbonamento) o la data di annuncio, il contenuto dell’annuncio, le informazioni di pagamento, eventuali fatture non pagate, ecc.).

Informazioni relative al Suo status di membro di una delle nostre community di networking online:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti da informazioni relative alle community online a cui Lei si è registrato, ai Suoi campi di interesse o al tipo di contatti, prodotti e aziende che potrebbero essere di Suo interesse, ai contatti, alle aziende o ai prodotti a cui ha mostrato interesse o alle informazioni commerciali che ha richiesto, al momento della registrazione, alla durata e alla frequenza delle Sue visite alla piattaforma online, ai profili e ai prodotti che ha visitato, alle sessioni online a cui ha partecipato e ai prodotti che ha acquistato e al loro valore monetario.

Informazioni relative al Suo status di utente della nostra piattaforma di community (online e tramite l’app dell’evento) in occasione dei nostri Eventi:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti dalle informazioni relative alla piattaforma della community a cui si è registrato, a cui ha effettuato l’accesso o che ha utilizzato durante gli Eventi, i Suoi campi di interesse, le connessioni che ha richiesto o che Le sono state richieste, gli incontri che ha pianificato, accettato o rifiutato e con quale membro della community (si veda il paragrafo 5.9 di seguito).

Informazioni relative al Suo status di utente della nostra Piattaforma di Gestione dei Relatori:

Tratteremo i Suoi Dati Personali ottenuti dalle informazioni relative alla Piattaforma di Gestione dei Relatori a cui si è registrato o a cui ha effettuato l’accesso. Sulla base delle informazioni disponibili su questa piattaforma, saremo in grado di gestire/organizzare gli interventi dei vari relatori a uno dei nostri eventi.

5.3 Informazioni connesse al Suo browser come l’indirizzo IP e le informazioni registrate dai cookie che utilizziamo:

Possiamo utilizzare le informazioni raccolte tramite il nostro sito web per scopi funzionali, analitici, comportamentali e pubblicitari (consultare la nostra politica sui cookie disponibile cliccando su questo link).

Utilizziamo gli strumenti di tracciamento di Leadinfo per generare lead. (Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.leadinfo.com. In questa pagina: www.leadinfo.com/en/legal/opt-out/ è disponibile un’opzione di opt-out. In caso di opt-out, i vostri dati non saranno più utilizzati da Leadinfo).

5.4 Fonti di dati esterne

Potremmo aver ottenuto i Suoi Dati Personali tramite fonti di dati esterne. Ci avvaliamo regolarmente dell’utilizzo di database esterni ottenuti da terzi, come partner commerciali fidati o partner di dati affidabili (ad es. Dun & Bradstreet) a fini di prospezione. Se desidera conoscere tramite quale fonte esterna abbiamo ottenuto i Suoi Dati Personali, può contattarci tramite posta ordinaria o posta elettronica agli indirizzi sopra indicati nel paragrafo 2.3.

5.5 Registrazione, biglietto da visita digitale e tecnologia “smart badge”

Quando, in qualità di visitatore, si registra per un Evento tramite un espositore, l’espositore sarà informato che Lei si è registrato all’Evento tramite il suo invito e che ha fornito i Suoi dati di registrazione (ad es. nome completo, lingua, sesso, settore industriale, nome dell’azienda e dettagli di contatto, indirizzo e-mail professionale e qualifica professionale ricoperta presso la Sua azienda. Tali informazioni di registrazione sono inoltre chiamate “biglietto da visita digitale”). L’espositore riceverà inoltre una notifica nel momento in cui Lei accederà all’Evento e pertanto potrebbe contattarla. Questo è collegato al sistema di registrazione. Il Suo biglietto da visita digitale (contenente i Dati Personali sopra indicati) sarà inoltre condiviso con gli espositori per i quali ha manifestato interesse.

Inoltre, passando il Suo “smart badge” (o altra tecnologia simile) sui lettori esposti presso la sede dell’Evento nel corso di un Evento, otterremo una registrazione degli spazi espositivi che ha visitato al fine di inviarle un riepilogo della Sua giornata e ricevere informazioni digitali riguardanti gli espositori e i prodotti per i quali ha mostrato interesse.

5.6 Registrazione di chiamate telefoniche eseguite dai nostri operatori di call center

Potremmo registrare la Sua chiamata con agenti del call center che lavorano per

nostro conto a scopi di formazione e per garantire un servizio clienti di qualità.

5.7 Fotografie e immagini dalle telecamere di sorveglianza

Al fine di garantire la sicurezza durante i nostri Eventi, abbiamo installato telecamere all’interno delle sedi così come nelle aree di parcheggio. Tali immagini della videocamera sono registrate e visualizzate esclusivamente per scopi di sorveglianza e sicurezza.

Inoltre, durante i nostri eventi, i fotografi possono scattare foto di espositori e clienti che partecipano all’evento. Tali immagini possono essere utilizzate nelle nostre cartelle, brochure o volantini o sul sito web e/o nella pagina dei social network dell’Evento in questione a fini promozionali e per consentirle di visualizzare le foto che la ritraggono.

5.8 Dati richiesti dalla normativa europea antiriciclaggio

Al fine di garantire il rispetto della legge sopra citata, potrebbe essere necessario che i nostri co-appaltatori forniscano documenti e/o informazioni obbligatorie prima di qualsiasi accordo contrattuale, quali:

– L’identità del titolare effettivo della struttura giuridica alle spalle della parte contraente; si dovrà fornire una copia o una scansione di qualsiasi documento ufficiale che attesti la proprietà effettiva;

– Una copia o una scansione della carta d’identità o del passaporto del/i titolare/i effettivo/i;

– Per qualsiasi persona giuridica: statuto, partita IVA, sede legale, elenco dei membri del consiglio di amministrazione;

– qualsiasi altro documento richiesto dalla legge applicabile.

Si prega di notare che, ai sensi della legge belga contro il riciclaggio di denaro, in caso di controllo, potrebbe essere richiesto di fornire l’identità e la prova dell’identità del proprietario delle opere esposte nel Suo stand in fiera e, nel caso, dei loro agenti e beneficiari effettivi.

5.9 Iscrizione alla piattaforma di community creata per uno specifico evento organizzato da Easyfairs.

Nell’ambito degli eventi che organizziamo, possiamo creare una piattaforma comunitaria dedicata a questo evento specifico. Questa piattaforma consente agli utenti di:

– Registrarsi alla community;

– Connettersi con altri membri;

– Inviare/ricevere messaggi ai/dai membri;

– Inserire nei preferiti i profili e i prodotti degli espositori;

– Organizzare incontri durante l’evento.

Se si sceglie di registrarsi alla piattaforma di community dedicata ad un determinato evento, è necessario creare un profilo (cognome, nome, nome utente). È quindi possibile scegliere quali informazioni visualizzare sul proprio profilo, a seconda del tipo di profilo (che si definisce al momento della creazione dell’account e che può essere modificato in qualsiasi momento su richiesta). L’utente può scegliere di non rendere visibile il proprio profilo agli altri membri della piattaforma.

Attraverso questa Piattaforma, i membri possono scambiare messaggi tra loro. A questo proposito, e a fini statistici, raccogliamo i dati di accesso su di Lei quando invia, riceve o interagisce con messaggi inviati da altri membri della Piattaforma. Non analizziamo né esaminiamo il contenuto di questa corrispondenza. Raccogliamo solo il numero di accessi alla pagina “Messaggi” della Piattaforma.

Attraverso questa Piattaforma, i membri possono ottenere suggerimenti di altri membri in base alle aree di interesse comuni. I membri possono anche organizzare incontri durante l’Evento.

6 QUALI SONO LA FINALITÀ E LA BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI?

Trattiamo i Suoi Dati Personali per le seguenti finalità e attenendoci alle seguenti

basi giuridiche, in conformità alla normativa vigente in materia:

6.1 con il Suo consenso (articolo 6 (1)(a) RGPD), per, tra cui ma non limitatamente, le seguenti finalità:

(a) gestire le richieste da Lei inviate tramite il nostro sito web o il nostro call center;

(b) gestire la Sua partecipazione a un concorso o ad altre azioni commerciali a cui ha partecipato;

(c) inviarle newsletter o riviste a cui è iscritto;

(d) inviarle comunicazioni di marketing diretto che ha acconsentito a ricevere tramite posta elettronica (o tramite qualsiasi altro canale per il quale la legge applicabile imponga il previo ottenimento del consenso e per il quale Lei abbia acconsentito);

(e) trasferire il Suo indirizzo e-mail (o qualsiasi altro dato personale per il quale la legge applicabile impone il previo ottenimento del Suo consenso e per il quale Lei ha acconsentito) a una terza parte specificata;

Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei propri Dati Personali in qualsiasi momento laddove il consenso costituisca la base giuridica per il trattamento dei propri Dati Personali.

6.2 per la preparazione o l’esecuzione del nostro contratto di servizi con Lei in essere (articolo 6 (1)(b) RGPD) per, tra cui ma non limitatamente, le seguenti finalità:

(a) presentare una proposta contrattuale, concludere, eseguire e monitorare un contratto di servizio specifico (“Gestione del contratto”);

(b) pubblicare il catalogo di un Evento;

(c) espletare la gestione degli ingressi e dei biglietti e la gestione dei visitatori

(d) monitorare le visite effettuate durante gli Eventi o condurre sondaggi;

(e) fornire i servizi connessi alla “tecnologia Smart Badge” (si vedano i paragrafi 5.5 di cui sopra) quando ha scelto di utilizzarla;

(f) per fornire o rimuovere l’accesso alla Piattaforma della community che abbiamo creato in relazione a un evento specifico, per il quale Lei hai scelto di registrarti (si vedano i paragrafi 5.9 di cui sopra);

(g) gestire i dati caricati dai relatori sulla Piattaforma di Gestione Relatori e in questo modo gestire/organizzare gli interventi dei vari relatori in occasione di uno dei nostri eventi;

(h) espletare la gestione della sicurezza durante gli eventi;

(i) prevenire e contrastare pratiche di pagamento scorrette e determinare, esercitare e salvaguardare i nostri diritti in generale, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la riscossione dei debiti, la gestione delle controversie e qualsiasi procedimento legale; e

(j) inviare newsletter a pagamento agli Iscritti che pagano una quota di iscrizione appositamente per questo scopo.

6.3 per la realizzazione dei nostri interessi legittimi, quando il trattamento dei Dati Personali è necessario per condurre le attività della nostra azienda (articolo 6 (1)(f) RGPD) per, tra cui ma non limitatamente, le seguenti finalità (eccetto laddove sia richiesto il Suo consenso esplicito):

(a) per informarLa dei nostri prossimi Eventi, prodotti e servizi o prossim Eventi, prodotti e servizi delle nostre società del Gruppo, dei nostri espositori o altri partner commerciali accuratamente selezionati, via e- mail (soft opt-in) or con qualsiasi altro mezzo;

(b) scattare, durante i nostri Eventi, foto di espositori, visitatori e qualsiasi altra persona presente all’Evento. Tali immagini possono essere utilizzate nelle nostre cartelle, brochure o volantini o sul sito web e/o sulla pagina dei social media dell’Evento in questione per scopi promozionali e per consentirLe di visualizzare le immagini della Sua partecipazione all’Evento;

(c) stabilire segmenti di clienti o potenziali clienti o profili di marketing, ad es per il marketing mirato;

(d) centralizzare, combinare e migliorare i Suoi Dati Personali con informazioni utili ottenute da terzi

(e) ottimizzare i nostri servizi, per adattare i nostri Eventi alle preferenze e ai desideri dei nostri visitatori ed espositori;

(f) ottimizzare la gestione e la qualità delle nostre attività e servizi di marketing e vendita digitali;

(g) misurare le nostre prestazioni (ad es. attraverso ricerche di mercato);

(h) utilizzare i Suoi Dati Personali all’interno di modelli aggregati o anonimi per stabilire attività di analisi di mercato, gestione finanziaria, marketing o rendicontazione o per eseguire analisi di big data o qualsiasi altro tipo di analisi;

(i) monitorare la qualità del nostro servizio clienti e formare gli agenti dei nostri centri di contatto;

(j) promuovere i nostri Eventi e le relative sedi;

(k) prevenire e combattere le frodi, i crimini e le possibili violazioni; e

(l) inviare comunicazioni di marketing diretto via e-mail, SMS o WhatsApp sulla base del Suo consenso implicito se è un cliente esistente e abbiamo ricevuto il Suo indirizzo e-mail o il Suo numero di telefono da Lei (in conformità con la Direttiva e-privacy (Direttiva 2002/58/CE)). Lei ha la possibilità di opporsi a questo utilizzo del proprio indirizzo e-mail o del proprio numero di telefono in qualsiasi momento (anche al momento della raccolta dei dati) e gratuitamente. Può annullare facilmente l’iscrizione tramite il link aggiunto in fondo a qualsiasi e-mail, SMS e messaggio WhatsApp.

Nei casi sopra citati, ci impegniamo sempre a mantenere un giusto equilibrio tra

la necessità di elaborare i Suoi Dati Personali e la conservazione dei diritti e delle

libertà a Lei spettanti, incluso il rispetto della Sua privacy.

Su Sua richiesta, possiamo fornirLe la documentazione relativa alla liceità del trattamento dei Dati Personali effettuato da Easyfairs sulla base di interessi legittimi.

6.4 per il rispetto delle disposizioni legali o normative a cui siamo soggetti (articolo 6 (1) (c) RGPD):

(a) ottenere e trattare i Dati Personali dei clienti, dei loro aventi economicamente diritto e dei rappresentanti dei clienti ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro e sul finanziamento del terrorismo (legge AML/CTF) del 18 settembre 2017, aggiornata a seguito dell’entrata in vigore della legge del 20 luglio 2020;

(b) qualsiasi altro trattamento che siamo legalmente tenuti a perseguire.

7 A CHI SARANNO TRASFERITI I SUOI DATI PERSONALI?

Esistono circostanze in cui desideriamo o siamo obbligati a divulgare i Suoi Dati Personali a terzi. Ciò avverrà esclusivamente in conformità alla legge vigente e per le finalità elencate al paragrafo 6 di cui sopra. Questi scenari includono la divulgazione:

7.1 alle società del nostro gruppo, per le stesse finalità di cui al paragrafo 6;

7.2 ai nostri fornitori di servizi, fornitori o subappaltatori (società del gruppo o di terze parti) che forniscono servizi che includono il trattamento dei dati per nostro conto, come centri di contatto esterni, agenzie, fornitori di servizi di supporto IT, costruttori di spazi espositivi, partner per la fornitura di cibi e bevande, ecc.). Queste società potrebbero utilizzare i Suoi Dati Personali esclusivamente nell’ambito dei rigorosi limiti delineati nelle istruzioni che forniamo loro e in conformità alla presente informativa. Sono soggette a importanti obblighi di riservatezza e sicurezza in relazione ai Dati Personali;

7.3 ai nostri partner pubblicitari, mezzi di comunicazione e agli sponsor, a meno che Lei non si opponga a tale trasferimento, affinché possano inviarle comunicazioni di marketing diretto, possibilmente basate sul Suo profilo di marketing;

7.4 ai nostri espositori, a meno che Lei non si opponga a tale trasferimento, affinché possano inviarle comunicazioni di marketing diretto, possibilmente basate sul Suo profilo di marketing e per le finalità indicate al paragrafo 6;

7.5 alle società del nostro gruppo, a meno che Lei non si opponga a tale trasferimento, per inviarle comunicazioni di marketing diretto, possibilmente basate sul Suo profilo di marketing;

7.6 a qualsiasi altra terza parte a cui Lei abbia fornito il Suo consenso;

7.7 a un’altra persona giuridica, a titolo temporaneo o permanente, ai fini di una joint venture, una collaborazione, un finanziamento, una vendita, una fusione, una riorganizzazione, un cambiamento di forma legale, uno scioglimento o un evento simile. In caso di fusione o vendita, i Suoi Dati Personali saranno trasferiti permanentemente a una società subentrante;

7.8 alle autorità pubbliche o altre terze parti ove sia richiesto dalla legge o nell’ambito di procedimenti legali.

8 TRASFERIMENTO INTERNAZIONALE DI DATI PERSONALI

Comunicandoci i Suoi Dati Personali, Lei riconosce che potremmo trasferire i Suoi Dati Personali a destinatari, società facenti parte del gruppo Easyfairs o subappaltatori (ad es. fornitori di soluzioni cloud), aventi sede al di fuori dello Spazio economico europeo. In tal caso, il trattamento dei Suoi Dati Personali sarà protetto in conformità alle disposizioni della legge applicabile e della presente Informativa. In particolare, durante il trasferimento di dati verso Paesi che si trovano al di fuori dello Spazio economico europeo e che non offrono un livello adeguato di protezione, garantiremo l’utilizzo di strumenti appropriati per il trasferimento di dati (ad es. le Clausole contrattuali standard della Commissione europea).

Quando effettuiamo tali trasferimenti, ci assicuriamo di trasferire i Suoi dati solo a organizzazioni riconosciute come in grado di fornire un livello di protezione dei Dati Personali equivalente a quello dell’Unione Europea. In caso di trasferimento di dati negli Stati Uniti, verifichiamo se l’organizzazione è inclusa nell’elenco delle organizzazioni che forniscono un livello adeguato di protezione dei Dati Personali (l’elenco è disponibile al seguente link: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I SUOI DATI PERSONALI?

9.1 Periodo di conservazione per finalità specifiche:

I Suoi Dati Personali saranno conservati per i seguenti periodi di conservazione, a meno che sia necessario un periodo di conservazione prolungato laddove avessimo una finalità legale e legittima ad agire in tal senso:

Categorie di dati

Periodo di conservazione

Potenziali clienti

Conservati per un periodo di quattro (4) anni a partire dall’integrazione nel database. Tuttavia, questo periodo può essere sospeso in caso di interazioni (ad es. domanda posta dal potenziale cliente).

Espositori – Visitatori – Organizzatori – Relatori

I dati trattati nell’ambito dell’esecuzione di un contratto sono conservati:

– attivamente per tutto il tempo necessario all’esecuzione del contratto o al monitoraggio del rapporto contrattuale;

– Al termine del contratto, tali dati sono conservati per un periodo di 10 anni corrispondente al termine di prescrizione per le azioni contrattuali, fermo restando che tale periodo di conservazione sarà sospeso in caso di procedimenti amministrativi o giudiziari relativi al contratto, fino alla conclusione del procedimento.

Iscritti alle newsletter

Conservati per un periodo illimitato dalla data del consenso dell’interessato a ricevere newsletter gratuite, a meno che l’interessato non revochi il proprio consenso.

In caso di soft opt-in per newsletter gratuite, conservate per un periodo massimo di 4 anni.

Nel caso specifico degli iscritti a newsletter a pagamento, i loro dati sono trattati nell’ambito dell’esecuzione di un contratto e sono conservati:

– attivamente per tutto il tempo necessario all’esecuzione del contratto o al monitoraggio del rapporto contrattuale;

– Al termine del contratto, tali dati sono conservati per un periodo di 10 anni corrispondente al termine di prescrizione per le azioni contrattuali, fermo restando che tale periodo di conservazione sarà sospeso in caso di procedimenti amministrativi o giudiziari relativi al contratto, fino alla conclusione del procedimento.

Registrazione delle chiamate dei call center

Conservati per un periodo di un mese.

Immagini delle telecamere di sicurezza

Conservate per un periodo di 1 mese, a meno che tali immagini non possano contribuire a dimostrare un reato, un danno, un atto di inciviltà o consentire l’identificazione degli autori del reato, dei responsabili di episodi di turbativa dell’ordine pubblico, di testimoni o delle vittime.

Dati richiesti dalla legge antiriciclaggio (AML)

Conservati legalmente per un periodo di 10 anni al termine dei rapporti contrattuali.

Fermi restando i periodi di conservazione di cui sopra per le altre categorie di dati, l’AML prevede in misure transitorie per agevolare l’aumento del periodo di conservazione da 5 a 10 anni:

· Per i rapporti con i clienti terminati dal 2012 al 2017, i dati saranno conservati per 7 anni.

· Per i rapporti con i clienti terminati nel corso del 2018, i dati saranno conservati per 8 anni.

· Per i rapporti con i clienti terminati nel corso del 2019, i dati saranno conservati per 9 anni.

· Per i rapporti con i clienti terminati a partire dal 2020, i dati saranno conservati per 10 anni.

A seconda del Suo status, possono essere applicati diversi periodi di conservazione (ad es. qualora Lei sia un visitatore e un abbonato a una delle

nostre newsletter o riviste digitali).

I periodi di conservazione sopra menzionati non si applicano nel caso in cui Lei

eserciti il Suo diritto alla cancellazione anticipata rispetto alla scadenza del periodo di conservazione.

9.2 Tutti i periodi di conservazione di cui al precedente punto 9.1 possono essere sospesi in caso di procedimenti amministrativi o giudiziari, fino al completamento di tali procedimenti.

9.3 Periodo di conservazione per l’adempimento degli obblighi legali e degli scopi probatori

Per il rispetto degli obblighi legali (tra cui gli obblighi contabili, fiscali e assicurativi e delle finalità evidenti, i Dati Personali sono conservati nel nostro database per la durata di ulteriori cinque (5) anni successiva alla scadenza del periodo di conservazione imposto dalla legislazione specifica applicabile, a meno che sia necessario un periodo di conservazione prolungato laddove avessimo una finalità legale e legittima ad agire in tal senso.

9.4 Potremmo conservare una forma anonima dei Suoi Dati Personali che non rimanderà più alla Sua persona per scopi statistici senza limiti di tempo, laddove avessimo una finalità legale e legittima ad agire in tal senso.

10. I SUOI DIRITTI IN CONNESSIONE AI SUOI DATI PERSONALI

In qualità di soggetto interessato dei dati, Lei può esercitare i seguenti diritti in connessione si Suoi Dati Personali.

Per esercitare tali diritti, la invitiamo a contattare il nostro Responsabile della Privacy locale tramite posta ordinaria o posta elettronica agli indirizzi di cui al paragrafo 2.3, allegando una copia della Sua carta d’identità, del Suo passaporto o altri mezzi di identificazione validi e indicando la Sua richiesta specifica.

10.1. Diritto di accesso. Lei ha facoltà, laddove consentito dalla legge applicabile, di richiedere di ottenere informazioni riguardanti il trattamento dei Suoi Dati Personali e, ove applicabile, di avere accesso ad essi.

10.2. Diritto di rettifica. Lei ha facoltà di richiedere la rettifica da parte nostra di qualsiasi Dato personale inaccurato e/o incompleto a titolo gratuito.

10.3. Diritto di revoca del consenso. Lei ha facoltà, laddove consentito dalla legge applicabile, di ritirare il Suo consenso al trattamento dei Suo Dati Personali in qualsiasi momento. Tale revoca non pregiudicherà la liceità del trattamento in base al Suo precedente consenso. Ricordiamo che qualora dovesse revocare il Suo consenso, potrebbe non essere in grado di beneficiare di alcune funzionalità del servizio per le quali il trattamento dei Dati Personali è essenziale.

10.4. Diritto di cancellazione. Lei ha facoltà di richiedere la cancellazione da parte nostra dei Suoi Dati Personali e noi provvederemo a conformarci, a meno che sussista un motivo legittimo per non farlo. Ad esempio, potrebbe sussistere un motivo legittimo imperativo per conservare i Suoi Dati Personali, quali, ad esempio, un obbligo legale che siamo tenuti a rispettare o laddove la conservazione sia necessaria per far fronte ai nostri obblighi legali.

10.5. Diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza. Lei ha il diritto di contattare l’autorità di vigilanza competente nel caso in cui ritenga che elaboriamo i Suoi Dati Personali illegalmente.

10.6. Annullamento dell’iscrizione da Easyfairs (diritto di opposizione)

  • Se non desidera più ricevere informazioni riguardanti gli Eventi organizzati da noi, La invitiamo a contattare il nostro Responsabile della Privacy locale:

o a livello italiano:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Easyfairs Deutschland GmbH succursale Italiana, Via Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (all’attenzione del Responsabile della Privacy); oppure

– per posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

o a livello di Gruppo:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (all’attenzione del Responsabile della protezione dei dati); oppure

– per posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

  • Se non desidera più che trasferiamo i Suoi Dati Personali a terzi (partner pubblicitari e mezzi di comunicazione, espositori o partner commerciali), La invitiamo a contattare il nostro Responsabile della Privacy locale:

o a livello italiano:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Easyfairs Deutschland GmbH succursale Italiana, Via Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (all’attenzione del Responsabile della Privacy); oppure

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o a livello di Gruppo:

– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (all’attenzione del Responsabile della protezione dei dati); oppure

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  • Se desidera annullare l’iscrizione alla nostra mailing list, La invitiamo a utilizzare il pulsante di annullamento dell’iscrizione che appare su ogni e-mail da noi inviata per scopi commerciali, oppure contatti il nostro Responsabile della Privacy locale:

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– per posta ordinaria al seguente indirizzo postale: Easyfairs Deutschland GmbH succursale Italiana, Via Nansen 15, 20156 Milano (MI), Italia (all’attenzione del Responsabile della Privacy); oppure

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– per posta elettronica al seguente indirizzo e-mail: [email protected]

Tuttavia, tenga presente che, anche annullando l’iscrizione da noi, passando il Suo “smart badge”, la Sua carta NFC o un altro strumento sui lettori esposti presso la sede dell’Evento nel corso di un Evento, ci consentirà comunque di raccogliere alcuni Dati Personali per condividere il Suo biglietto da visita digitale con gli espositori, a meno che Lei revochi il Suo consenso in conformità al paragrafo 10.3.

10.7. In merito ai dati trattati ai sensi della legge antiriciclaggio

Come esplicitamente previsto dall’articolo 65 della Legge, le persone fisiche i cui Dati Personali sono trattati in conformità con la presente Legge non hanno il diritto di accedere e rettificare i propri dati, né il diritto all’oblio, né il diritto alla portabilità di tali dati, né il diritto di opposizione, né il diritto di non essere profilati, né alla notifica di errori di sicurezza.

Ai sensi della legge, i diritti dell’individuo possono essere esercitati indirettamente tramite l’Autorità belga per la protezione dei dati.

11. misure di sicurezza

Considerata l’importanza da noi riservata alla privacy e alla protezione dei dati, facciamo tutto il possibile per salvaguardare i Suoi Dati Personali da qualsiasi uso improprio. I nostri dipendenti sono appositamente formati nel trattamento corretto dei Dati Personali. I Suoi Dati Personali sono ospitati in ambienti protetti, non accessibili al pubblico.

Le nostre strutture informatiche adottano sistemi di sicurezza conformi agli standard di sicurezza del settore.

L’accesso ai Suoi Dati Personali è concesso esclusivamente a coloro che sono appositamente autorizzati nell’esercizio delle proprie funzioni.

Inoltre, Easyfairs ha stabilito di suddividere i Dati Personali per regioni di trattamento. Esistono cinque regioni, ciascuna con un Responsabile dei dati che ha il compito di garantire che l’accesso ai dati sia limitato ai dipendenti che ne hanno necessità per lo svolgimento delle loro mansioni specifiche in relazione alle finalità definite nella presente Informativa sulla privacy.

I dipendenti di Easyfairs, appartenenti a una regione, hanno accesso ai Dati Personali della propria regione solo per lo svolgimento delle proprie mansioni, il che garantisce un accesso limitato ai Dati Personali e una maggiore sicurezza. Solo i cinque Responsabili dei dati possono avere accesso a tutti i Dati Personali di ciascuna regione per lo svolgimento delle loro mansioni.

12. MINORI

La preghiamo di notare che questo sito web non è destinato a minori di età inferiore ai 16 anni (età minima consentita in Italia).

13. SITI WEB COLLEGATI

Non siamo responsabili per le informative e le pratiche sulla privacy adottate da altri siti web anche se Lei ha effettuato l’accesso al sito web di terzi utilizzando i collegamenti presenti sul nostro sito web. Le consigliamo di verificare le informative di ciascun sito web visitato e di contattare il proprietario o l’operatore di tale sito web in caso di dubbi o domande.

14. MODIFICHE ALLA NOSTRA INFORMATIVA

Ci riserviamo il diritto di emendare o modificare la presente Informativa senza preavviso e in tal caso pubblicheremo le modifiche su questa pagina. È Sua responsabilità controllare l’Informativa ogni volta che dovesse inviarci informazioni o effettuare un ordine.