Privacy Policy

EASYFAIRS GROUP JA TYTÄRYHTIÖT

1 Johdanto

1.1 Easyfairs International SA/NV on emoyhtiö ammattitapahtumia järjestäville yrityksille.

1.2 Easyfairs International SA/NV ja sen tytäryhtiöt suhtautuvat asiakkaidensa (näytteilleasettajien, osallistujien, kävijöiden, järjestäjien, lukijoiden, mainostajien, jäsenten, kumppaneiden, prospektien jne.) henkilötietojen suojaamiseen vakavasti. Siksi asiakkaiden henkilötiedot säilytetään turvallisesti ja niitä käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Tämä koskee myös henkilötietoja, jotka liittyvät meihin yhteydessä oleviin tavarantoimittajiin, muihin osakkaisiin ja muihin osapuoliin.

1.3 Käsitellessään henkilötietojasi Easyfairs International SA/NV ja sen tytäryhtiöt kunnioittavat oikeuttasi yksityisyyteen ja henkilötietojasi käsitellään ainoastaan soveltuvien tietosuojaa koskevien lakien mukaisesti, mukaan lukien Euroopan yleisellä tietosuoja-asetuksella (asetus 2016/679) 25. toukokuuta 2018 (”GDPR”).

1.4 Tämän Tietosuojakäytännön (”Käytäntö”) tarkoituksena on selittää (i), miten käsittelemme sinusta keräämiämme henkilötietoja, (ii) miten voit halutessasi rajoittaa tietojen käyttöä ja (iii) mitä toimenpiteitä käytämme yksityisyytesi suojaamiseksi.

2 Rekisterinpitäjän yhteystiedot

2.1 Henkilötietojasi käsittelevät seuraavat yhteiset rekisterinpitäjät:

– Easyfairs International SA/NV, with registered office Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Nordic AB, kotipaikka Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sweden;

(Yhdessä”Easyfairs”, ”me”ja”meitä”).

2.2 Kaikki osapuolet kuuluvat Easyfairs-konserniin (tästä eteenpäin “konserni”) ja kaikkien tytäryhtiöiden emoyhtiö on Easyfairs International lukuun ottamatta Everexiä, joka on Easyfairs Internationalin emoyhtiö.

Easyfairs International, Everex ja tytäryhtiöt ovat päättäneet yhteisrekisterinpitäjyyssopimuksessa määrittää GDPR-asetuksen 26 artiklan mukaisesti kunkin yrityksen vastuut henkilötietojen yhteiskäsittelyä käytettäessä.

Easyfairs International on siten ensisijaisessa vastuussa niiden käyttötarkoitusten määrittämisestä, joihin konsernissa kerätään henkilötietoja, samoin kuin siihen liittyvistä menetelmistä ja tavoista.

Jokainen paikallinen tytäryhtiö sekä Everex ovat vastuussa konsernitasolla päätetyn henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta siinä maassa, jossa sillä on pääkonttori ja jossa se harjoittaa toimintaansa.

Konsernitasolla päätettyä tietojenkäsittelyä muokataan tarvittaessa kunkin tytäryhtiön tai paikallisen tahon toimesta ja niiden erityispiirteiden ja paikallisten alakohtaisten tai täytäntöönpanosääntöjen mukaisesti, erityisesti tietojen säilyttämisen, soft opt-in:n tai tiettyjen tietoluokkien (biometriset tiedot jne.) käsittelyn kannalta edellyttäen, että mukauttaminen on mahdollisuuksien mukaan konsernin konsernitasolla päätettyjen ohjeiden mukainen.

Easyfairs International vastaa kunkin yksikön toimintansa osana toteuttaman kaupallisen tai markkinoinnillisen viestinnän luonteen sekä käytettyjen viestintävälineiden (sähköpostikampanja, lähetys kaikkiin laatikoihin, puhelinmarkkinointi jne.) määrittämisestä.

2.3 Oikeudellisen kiistan yhteydessä rekisteröity voi asettaa vastuuseen jommankumman näistä tahoista. Jos haluat kysyä tästä tietosuojakäytännöstä tai käyttää kohdassa 10 mainittuja oikeuksiasi tässä kappaleessa kuvatun menettelyn mukaisesti, ota yhteyttä paikalliseen tietosuojavastaavaamme:

• Paikallisella tasolla, tietosuojavastaavaamme Goran Bajkuša:

– postitse seuraavaan osoitteeseen: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sweden; tai

– sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen: [email protected]

• konsernitasolla:

– postitse seuraavaan osoitteeseen: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (merkitse kuoreen For the attention of the Privacy Officer); tai

– sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen: [email protected]

2.4 Voit ottaa yhteyttä myös konsernimme tietosuojavastaavaan, jonka tavoitat sähköpostiosoitteella: [email protected].

3 Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedot tarkoittavat mitä tahansa tietoja liittyen henkilöön, joka voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuoraan, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, luotto-/pankkikortin numero, IP-osoite ja sijaintitiedot (”Henkilötiedot”).

4 Kelle tämä käytäntö on osoitettu?

Käytäntö koskee seuraavia osapuolia, joiden henkilötietoja me käsittelemme:

– Näytteilleasettajat ja potentiaaliset tulevat näytteilleasettajat tapahtumissamme (esimerkiksi messuilla, kuluttaja- ja ammattilaisnäytöksissä, konferensseissa ja kongresseissa (“tapahtumat”));

– tapahtumapaikoillamme toimivat järjestäjät ja potentiaaliset tulevat järjestäjät;

– tapahtumien kävijät ja potentiaaliset tulevat kävijät;

– uutiskirjeiden tilaajat;

– verkkosivujemme, lehtiemme, verkkohakemistomme ja mobiilisovellustemme (”mediatyökalut”) tilaajat, lukijat, mainostajat ja prospektit;

– Speaker Management Platform -alustaa käyttävät puhujat Easyfairsin tapahtumissa;

– digitaalisten alustojemme kävijät sekä henkilöt, jotka ottavat meihin yhteyttä tietojen saamiseksi sekä

– Easyfairsin tarjoaman yhteisöalustan käyttäjät.

5 Mitä henkilötietoja käsittelemme?

5.1 Yleistä tietoa:

Käytämme, tallennamme ja muulla tavoin käsittelemme tämän käytännön mukaisesti henkilötietojasi, esimerkiksi nimeä, kieltä, titteliä, sukupuolta, syntymäaikaa, osoitetta, puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta, faksia ja sosiaalisten verkostojen tilejä. Jos olet ammattilainen, käsittelemme myös yrityksesi nimeä ja osoitetta, ALV- ja Y-tunnusta, yrityksen toimialaa ja titteliäsi yrityksessä sekä yrityksesi sähköpostiosoitetta.

Voidaksemme parantaa palveluamme kaikille asiakkaillemme saatamme täydentää henkilötietojasi muilla asiaankuuluvilla tiedoilla. Tämä voi koskea yleistä tietoa tai tietoa, jonka saamme kolmansilta osapuolilta ja jota käytämme tässä käytännössä mainittuihin tarkoituksiin, mukaan lukien esimerkiksi tarkastaaksemme tietokannassamme olevien tietojesi oikeellisuuden ja optimoidaksemme suoria markkinointitoimia mahdollisesti markkinointiprofiiliisi perustuen.

Edellä mainittu julkinen tieto voi koostua tiedosta, joka on julkaistu julkisissa julkaisuissa tai tiedosta, jonka olet saattanut julkiseksi (kuten sosiaalisen median profiilissa olevat tiedot).

5.2 Tiedot, jotka liittyvät kanssamme solmimaasi palvelusopimukseen ja asemaasi nimenomaan vierailijana, näytteilleasettajana, järjestäjänä, mediatyökalun käyttäjänä tai mainostajana, puhujana, yhteisön jäsenenä, toimittajana tai jonakin muuna:

Kuten

Tietoa liittyen kanssamme tekemiisi palvelusopimuksiin ja nimenomaiseen asemaasi (potentiaalisena) kävijänä, näytteilleasettajana, järjestäjänä, sponsorina, Mediatyökalun käyttäjänä tai mainostajana, klubin, ryhmän tai yhdistyksen jäsenenä, tavarantoimittajana tai jonain muuna:

Esimerkiksi Tietoa liittyen asemaasi ammattitapahtumiemme kävijänä tai potentiaalisena tulevaisuuden kävijänä: Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen ammattitapahtumiin, joissa olet käynyt tai joihin olet rekisteröitynyt, kutsuiko näytteilleasettaja sinut ja mikä näytteilleasettaja on kyseessä, kiinnostuksen kohteesi tai sinua mahdollisesti kiinnostavat ammattitapahtumatyypit, näytteilleasettajat, joita kohtaan osoitit kiinnostusta tai pyytämääsi kaupallista tietoa, saapumisaikasi, vierailusi kesto ja toistumistiheys, keiden näytteilleasettajien luona kävit, mihin seminaareihin tai workshopeihin osallistuit, sijaintisi tapahtumahallissa ja sen ympärillä ja ostamasi tuotteet sekä niiden rahallinen arvo. Joitain näitä tietoja saatetaan kerätä smart badge tekniikan avulla (katso alta kappale 5.5.).

Tietoa liittyen asemaasi ammattitapahtumiemme näytteilleasettajana tai potentiaalisena tulevaisuuden näytteilleasettajana:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi:

t ietoja liittyen ammattitapahtumiin, joissa sinä tai yrityksesi toimitte näytteilleasettajana tai joissa osoititte kiinnostusta toimia näytteilleasettajana, sinua mahdollisesti kiinnostavat ammattitapahtumatyypit, osastosi tyyppi, koko ja osat, lista kävijöistä/asiakkaista, jotka kutsuit, lista kävijöistä, jotka käyttivät smart badgea osastollasi, lista kävijöistä, joiden badgen luit jollain mobiilisovelluksistamme ja tietoa koskien tytäryhtiömme kanssa tekemäsi näytteilleasettajasopimuksesi toimeenpanosta (esim. vuokrattu alusta, tuotetieto, verkkosivu, käyttöehdot, maksutiedot, mahdollisesti maksamattomat laskut jne.).

Tietoa liittyen asemaasi ammattitapahtumiemme järjestäjänä tai potentiaalisena tulevaisuuden järjestäjänä:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen ammattitapahtumiin, joissa sinä tai yrityksesi olitte järjestäjänä tai joissa osoititte kiinnostusta toimia järjestäjänä, ammattitapahtumatyypit mukaan lukien näytteilleasettajien, kävijöiden ja osallistujien profiilit, tietoa koskien tytäryhtiöidemme kanssa tekemäsi järjestäjäsopimuksesi toimeenpanosta (esim. vuokrattu alusta, ammattitapahtuma, tuote- ja palvelutiedot, tietoa koskien mistä tahansa lisäpalvelusta, verkkokaupan tiedot, verkkosivu, käyttöehdot, maksutiedot, mahdolliset maksamattomat laskut jne.),

Tietoa liittyen asemaasi Mediatyökalujemme tilaajana, lukijana, mainostajana tai potentiaalisena tulevaisuuden käyttäjänä:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen Mediatyökaluun, jonka sinä tai yrityksesi tilasitte tai jossa olette mainostaneet tai jota kohtaan olette osoittaneet kiinnostusta halutaksenne tilata tai mainostaa, tilaus (ja mahdollinen peruutus) tai mainostuspäivä, mainosten sisältö, maksutiedot, mahdolliset maksamattomat laskut jne.). 

Tiedot, jotka liittyvät asemaasi jonkin online-verkkoyhteisömme jäsenenä:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen online-verkkoyhteisöihin, joihin olet rekisteröitynyt, kiinnostuksenkohteisiisi tai kontaktityyppeihisi, sinua mahdollisesti kiinnostaviin tuotteisiin ja yrityksiin, kontakteihin, yrityksiin tai tuotteisiin, joihin olet osoittanut mielenkiintoa tai joiden kaupallisia tietoja olet pyytänyt, aikaleimoihisi, online-alustalla vierailujen kestoon ja tiheyteen, profiileihin ja tuotteisiin, joilla olet vieraillut, online-istuntoihin, joihin olet osallistunut sekä ostamiisi tuotteisiin ja niiden rahallisiin arvoihin.

Tiedot, jotka liittyvät asemaasi online-verkkoyhteisömme käyttäjänä (internetin tai tapahtumasovelluksen kautta) tapahtumissamme:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen yhteisöalustaan, johon olet rekisteröitynyt tai kirjautunut tai jota olet käyttänyt tapahtumissa, kiinnostuksenkohteisiisi, pyytämiisi yhteydenottoihin ja yhteydenottoihin, joita sinulta on pyydetty, tapaamisiin, joita olet suunnitellut, hyväksynyt ja evännyt ja keitä näihin tapaamisiin on liittynyt (ks. kappale 5.9 alla).

Tiedot, jotka liittyvät asemaasi Speaker Management Platform -alustan käyttäjänä:

Käsittelemme seuraavanlaisia saamiamme henkilötietojasi: tietoja liittyen Speaker ManagementPlatform -alustaan, johon olet rekisteröitynyt tai kirjautunut. Tällä alustalla saatavana olevan tiedon perusteella voimme hallita ja jäsentää puhujiemme osuutta tietyssä tapahtumassa.

5.3 Selaimeen liittyvät tiedot, kuten IP-osoite ja käyttämiemme evästeiden rekisteröimät tiedot.

Voimme käyttää verkkosivustomme kautta kerättyjä tietoja toiminnallisiin, analyyttisiin, käyttäytymiseen ja mainostarkoituksiin. Evästekäytäntö on saatavilla Easyfairsin ylläpitämillä verkkosivustoilla.

5.4 Ulkopuoliset tietolähteet

Saatamme saada henkilötietojasi ulkoisten lähteiden kautta.

Käytämme tutkimustarkoituksiin säännöllisesti ulkopuolisia tietokantoja, jotka olemme saaneet kolmansilta osapuolilta, kuten luotetuilta kaupallisilta kumppaneilta tai luotetuilta tietojenkäsittelykumppaneilta (esim. Dun & Bradstreet). Jos haluat tietää, mistä lähteistä saimme henkilötietosi, voit ottaa meihin yhteyttä joko postitse tai sähköpostitse yllä kohdassa 2.3. mainittuihin osoitteisiin.

5.5 Rekisteröinti, digitaalinen käyntikortti ja smart badge -tekniikka

Kun rekisteröidyt kävijäksi ammattitapahtumaan näytteilleasettajan kautta,

näytteilleasettaja saa t iedon siitä, että olet rekisteröitynyt

tähän ammattitapahtumaan kutsun kautta ja saa rekisteröitymistietosi (eli koko nimen, sukupuolen, alan, yrityksen nimen ja yhteystiedot,

yrityksen sähköpostiosoitteen ja tittelisi yrityksessä.

Näitä rekisteröintitietoja kutsutaan myös ”digitaaliseksi käyntikortiksi”).

Näytteilleasettaja saa myös ilmoituksen, kun saavut ammattitapahtumaan, ja saattaa ottaa sinuun yhteyttä.

Tämä on linkitetty rekisteröintijärjestelmään. Kun kosketat ammattitapahtuman aikana ”smart badgellasi” (tai vastaavalla tekniikalla) tapahtumapaikalla

olevia lukijoita, rekisteröimme vierailemasi osastot lähettääksemme sinulle yhteenvedon päivästäsi. Näin saat digitaalista tietoa sinua kiinnostaneista näytteilleasettajista ja tuotteista.

Digitaalinen käyntikorttisi (joka sisältää yllä mainitut henkilötiedot) jaetaan myös näytteilleasettajille, joista olet ollut kiinnostunut.

Lisäksi koskettamalla Tapahtumasivustolla näkyviä lukijoita “älykkään tunnuksellasi” (tai muulla vastaavalla tekniikalla) tapahtuman aikana, meillä on tietue osastoista, joilla vierailit, jotta voimme lähettää sinulle yhteenvedon päivästäsi ja saada digitaalista tietoa näytteilleasettajista ja tuotteista, joista olet kiinnostunut.

5.6 Call centerimme operaattoreiden kautta soitettujen puheluiden äänittäminen

Saatamme äänittää call centerin työntekijöiden kanssa käymäsi puhelut koulutustarkoituksissa ja varmistaaksemme asiakaspalvelun laadun.

5.7 Valokuvat ja kuvamateriaali seurantakameroissa

Varmistaaksemme turvallisuuden tapahtumien aikana, tapahtumapaikan ja parkkipaikan kamerat tallentavat päivän aikaisia tapahtumia. Tätä kuvamateriaalitallennetta käytetään vain seuranta- ja turvallisuustarkoituksiin. Myös tapahtuman aikana valokuvaajat voivat ottaa valokuvia yrityskumppaneista ja tapahtumavieraista. Näitä kuvia voidaan käyttää Easyfairsin painomateriaaleissa ja webbisivuilla/sosiaalisessa mediassa tapahtumaan liittyen.

5.8 Euroopan rahanpesun vastaisen lain edellyttämät tiedot

Yllä mainitun lain noudattamisen varmistamiseksi yhteistyökumppaneidemme on ehkä toimitettava pakolliset asiakirjat ja/tai tiedot ennen sopimusta, kuten esim:

– Sopimuspuolen takana olevan oikeudellisen rakenteen tosiasiallisen edunsaajan tunnistamiseksi pyydämme toimittamaan kopion tai skannauksen virallisesta asiakirjasta, josta tosiasiallinen edunsaajuus käy ilmi;

– Kopio tai skannaus tosiasiallisen edunsaajan henkilökortista tai passista;

– Kaikki oikeushenkilöt: yhtiöjärjestys, arvonlisäveronumero, kotipaikka, luettelo hallituksen jäsenistä;

– Kaikki muut sovellettavan lain edellyttämät asiakirjat.

Huomaa, että Belgian rahanpesun vastaisen lain mukaan sinua voidaan pyytää valvonnan yhteydessä toimittamaan messuilla osastollasi näytteillä olevien teosten omistajan ja soveltuvin osin heidän edustajiensa henkilöllisyys ja henkilöllisyystodistus, ja tosiasialliset omistajat.

5.9 Rekisteröityminen yhteisöalustaan, joka on luotu tiettyä Easyfairsin järjestämää tapahtumaa varten

Osana tapahtumien järjestämistä voimme luoda yksittäisille tapahtumille omia yhteisöalustoja. Alusta mahdollistaa käyttäjille:

– rekisteröitymisen yhteisöön;

– yhteydet muihin jäseniin;

– viestien lähetys ja saaminen jäseniltä;

– näytteilleasettajien profiileiden ja tuotteiden ”merkitseminen”;

– kokoontumistapaamiset tapahtumassa.

Jos haluat rekisteröityä tiettyä tapahtumaa varten luotuun yhteisöalustaan, sinun on luotava itsellesi profiili (sukunimi, etunimi, käyttäjänimi). Voit valita profiilityypin avulla, mitä tietoja haluat näyttää profiilissasi (profiilityyppi määritetään tilin luomisen yhteydessä, ja sen vaihtamista voi pyytää koska tahansa). Voit myös piilottaa profiilisi muilta yhteisön jäseniltä.

Jäsenet voivat lähettää alustan kautta viestijä toisilleen. Tätä tarkoitusta varten sekä tilastollisista syistä keräämme verkkoyhteystietoja viestiliikenteestäsi alustan muiden jäsenten kanssa. Emme analysoi tai tarkastele tämän viestiliikenteen sisältöä. Keräämme vain tiedot alustan ”Viestit”-sivun käyntimäärästä.

Alustamme kautta jäsenet voivat saada yleisiin kiinnostuksenaiheisiin liittyviä ehdotuksia muilta jäseniltä. Jäsenet voivat suunnitella myös tapaamisia tapahtumien aikana.

6 Mikä on henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja laillinen peruste?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin ja seuraaviin laillisiin perusteisiin sovellettavan lain mukaisesti:

6.1 antamasi suostumuksen perusteella (artikla 6 (1)(a) GDPR), muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

(a) voidaksemme käsitellä pyyntöäsi, kun lähetät tiedustelun verkkosivujemme tai call centerimme kautta;

(b) käsitelläksemme osallistumistasi kilpailuun tai muuhun kaupalliseen toimintaan, johon olet osallistunut;

(c) lähettääksemme sinulle tilaamiasi uutiskirjeitä tai lehtiä;

(d) lähettääksemme sinulle suoramarkkinointiviestintää, jonka vastaanottamiseen sähköpostilla olet antanut suostumuksen (tai jonkun muun kanavan kautta, joka edellyttää lain mukaan etukäteen antamaasi suostumusta ja johon olet antanut suostumuksen);

(e) sähköpostiosoitteesi (tai jonkin muun henkilötiedon, jolle sovellettava laki edellyttää suostumuksesi saamista etukäteen ja jolle olet antanut sen) tietylle kolmannelle osapuolelle;

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa, jos suostumuksesi on laillinen peruste henkilötietojesi käsittelylle.

6.2 kanssamme solmimasi palvelusopimuksen valmistelua tai toteutusta varten (artikla 6 (1)(a) GDPR), muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

(a) tehdäksemme sopimusehdotuksen, päättääksemme, suorittaaksemme ja valvoaksemme tiettyä palvelusopimusta (”Sopimuksen hallinta”);

(b) julkaistaksemme ammattitapahtumakuvaston;

(c) hallitaksemme sisääntuloa ja lipunmyyntiä ja huolehtiaksemme kävijöistä;

(d) seurataksemme ammattitapahtuman aikana tehtyjä käyntejä tai toteuttaaksemme kyselyitä;

(e) tarjota sinulle “älykäs merkkiteknologian” palveluita (katso kohdat 5.5 edellä), kun olet päättänyt käyttää sitä;

(f) myöntääksemme sinulle, tai peruuttaaksemme, pääsyn yhteisöalustalle, jonka olemme luoneet tietyn tapahtuman yhteyteen ja johon haluat rekisteröityä (ks. kappale 5.9 edellä);

(g) puhujien lataaman datan hallitsemiseen Speaker Management Platform -alustalla ja siten tapahtumassa esiintyvien puhujien toiminnan hallintaan/organisointiin tapahtuman aikana;

(h) suorittaa turvallisuuden hallintaa tapahtumien aikana; ja

(i) estääksemme ja torjuaksemme huonoja maksuja sekä määrittääksemme, käyttääksemme ja turvataksemme oikeuksiamme yleensä, mukaan lukien, mutta ei niihin rajoittuen, perintä, oikeudenkäyntien hallinta ja kaikki oikeudenkäynnit;

(j) maksettujen uutiskirjeiden lähettämiseen niille tilaajille, jotka maksavat tilauksesta juuri tämän käyttötarkoituksen vuoksi.

6.3 toteuttaaksemme lainmukaiset etumme, kun henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä voidaksemme harjoittaa yritystoimintaa (artikla 6 (1)(f) GDPR) mukaan lukien esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin (lukuun ottamatta tilannetta, jolloin nimenomaista suostumustasi vaaditaan):

(a) tiedottaaksemme sinua tulevista ammattitapahtumista, tuotteista ja palveluista tai tytäryhtiöidemme, näytteilleasettajien tai muiden huolella valittujen kaupallisten kumppaneiden tulevista ammattitapahtumista, tuotteista ja palveluista;

(b) kuvien ottamiseen tapahtumamme aikana näytteilleasettajista, kävijöistä ja muista tapahtumaan osallistuvista henkilöstä. Näitä kuvia voidaan käyttää esitelehtisissämme, esitteissämme tai verkkosivustollamme sekä tapahtumamme omilla sosiaalisen median sivuilla myynnin edistämiseksi ja omien osallistumiskuvien näyttämiseksi tapahtuman näytteilleasettajille;

(c) luodaksemme asiakas- tai prospektisegmenttejä tai markkinointiprofiileja, esim. kohdennettua markkinointia varten;

(d) keskittääksemme, yhdistääksemme ja parantaaksemme henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta saamallamme hyödyllisellä tiedolla;

(e) optimoidaksemme palveluitamme, muokataksemme ammattitapahtumia kävijöidemme ja näytteilleasettajiemme mieltymysten ja toiveiden mukaiseksi;

(f) optimoidaksemme digitaalisen markkinointimme ja myyntiaktiviteettiemme ja palveluidemme hallintaa ja laatua;

(g) mitataksemme suoritustamme (esim. markkinatutkimuksilla);

(h) käyttääksemme tietoa kootusti tai anonyymisti voidaksemme luoda markkina-analyyseja tai taloushallinnon, markkinoinnin tai raportoinnin tarkoituksiin tai tehdäksemme suuria tietoanalyysejä tai muunlaisia analyysejä;

(i) tarkkaillaksemme asiakaspalvelumme laatua ja kouluttaaksemme call centerimme työntekijöitä;

(j) mainostaa tapahtumiamme ja paikkojamme;

(k) (k) estääksemme ja ehkäistäksemme petoksia, rikoksia ja mahdollisia rikkomuksia ja

(l) suoramarkkinointiviestien lähettämiseksi sinulle osoittamasi kiinnostuksen mukaan, joko sähköpostilla, tekstiviesteillä tai WhatsAppilla, mikäli olet jo asiakkaamme ja olemme saaneet sinulta sähköpostiosoitteen tai puhelinnumeron (tietoturvadirektiivin 2002/58/EY mukaan). Sinulla on mahdollisuus vastustaa tätä sähköpostiosoitteesi tai puhelinnumerosi käyttöä milloin tahansa (mukaan lukien tietojesi keräämisen yhteydessä) maksutta. Voit peruuttaa tilauksen helposti kaikkien sähköposti-, tekstiviesti- ja WhatsApp-viestien alareunassa olevan linkin kautta.

Yllä mainituissa tapauksissa pyrimme aina säilyttämään oikeudenmukaisen tasapainon henkilötietojesi käsittelytarpeen ja oikeuksiesi ja vapauksiesi, mukaan lukien yksityisyytesi kunnioittamisen, säilyttämisen välillä. Pyynnöstäsi voimme toimittaa asiakirjat Easyfairsin oikeutetun edun perusteella suorittaman henkilötietojen käsittelyn laillisuudesta.

6.4 meitä koskevien lakien tai säännösten noudattamisesta (GDPR artiklan 6 (1) (c), erityisesti:

(a) hankkia ja käsitellä henkilötietoja asiakkaista, heidän lopullisista tosiasiallisista omistajistaan ja asiakkaiden edustajista 18. syyskuuta 2017 annetun rahanpesun/terrorismin rahoituksen vastaisen lain (AML/CTF-laki), joka on päivitetty lain voimaantulon jälkeen. Laki 20 päivänä heinäkuuta 2020;

(b) mikä tahansa muu käsittely, jota meidän on lain mukaan suoritettava.

7 Kenelle henkilötietojasi siirretään?

On tilanteita, joissa haluamme tai joudumme paljastamaan henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Jaamme tietoja ainoastaan voimassa olevien lakien mukaisesti ja yllä olevan kohdan 6 tarkoitusten mukaisesti. Voimme jakaa henkilötietojasi:

7.1 Ryhmämme yrityksille, samoihin tarkoituksiin kuin kappaleessa 6 viitataan;

7.2 Palveluntarjoajillemme, tavarantoimittajillemme tai alihankkijoillemme (ryhmän yrityksille tai kolmansille osapuolille) joiden palvelut kattavat tietojen käsittelyn puolestamme, kuten ulkopuoliset contact centerit, virastot, IT-tuen palveluntarjoajat, osastojen rakentajat, ruoka- & juomakumppanit jne.). Nämä yritykset voivat käyttää henkilötietojasi vain heille antamiamme tiukkoja ohjeita noudattamalla sekä tämän käytännön mukaisesti. He noudattavat merkittäviä luottamukseen ja turvallisuuteen liittyviä velvoitteita henkilötietoja kunnioittaen;

7.3 Mainonta- ja mediakumppaneillemme ja sponsoreillemme. Ellet vastusta tällaista siirtoa, he voivat lähettää sinulle suoramarkkinointiviestintää, mahdollisesti markkinointiprofiiliisi perustuen;

7.4 Näytteilleasettajillemme, ellet vastusta tällaista siirtoa, jotta he voivat lähettää sinulle suoramarkkinointiviestintää, mahdollisesti markkinointiprofiiliisi perustuen ja yllä kohdissa 6 mainittuihin tarkoituksiin;

7.5 Ryhmämme yrityksille, ellet vastusta tällaista siirtoa, jotta he voivat lähettää sinulle suoramarkkinointiviestintää, mahdollisesti markkinointiprofiiliisi perustuen;

7.6 Kenelle tahansa kolmannelle osapuolelle, jolle olet antanut suostumuksesi;

7.7 Jollekin lainmukaiselle yhtiölle väliaikaisesti tai pysyvästi yhteishanketta, yhteistyötä, rahoitusta, myyntiä, fuusiota, uudelleen järjestelyä, oikeudellisen muodon muutosta tai purkamista tai vastaavaa tapahtumaa varten. Fuusion tai myynnin yhteydessä henkilötietosi siirretään lopullisesti vallan ottavalle yritykselle;

7.8 Julkisille viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille, kun laki edellyttää sen meiltä tai oikeudenkäyntimenettelyn yhteydessä.

8 Henkilötietojen kansainvälinen siirto

Kun luovutat henkilötietojasi meille tiedostat, että saatamme siirtää henkilötietojasi vastaanottajille, Easyfairs-ryhmän yhtiöille tai alihankkijoille (esim. Pilvipalveluiden tarjoajille), jotka toimivat ETA:n ulkopuolella. Tässä tapauksessa henkilötietojesi käsittely turvataan noudattaen sovellettavaa lainsäädäntöä ja tätä käytäntöä. Erityisesti kun siirrämme tietoja ETA:n ulkopuolella toimiville yrityksille ja yrityksille, joiden turvataso ei ole riittävä, varmistamme että käytetään sopivia tietojen siirtovälineitä (esim. Euroopan komission mallisopimuslausekkeet). Kun teemme tällaisia siirtoja, varmistamme, että tietojasi siirretään vain sellaisille organisaatioille, joiden tiedetään suojaavan henkilötiedot Euroopan unionin tasoa vastaavalla tasolla. Jos tietoja siirretään Yhdysvaltoihin, tarkistamme, onko organisaatio henkilötietojen riittävän suojaustason tarjoavien organisaatioiden luettelossa (luettelo löytyy napsauttamalla seuraavaa linkkiä: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Miten kauan säilytämme henkilötietojasi?

9.1 Säilytysaika tietyissä tarkoituksissa:

Henkilötietojasi säilytetään seuraavan säilytysajan ellei paikallinen laki edellytä pidempää säilytysaikaa tai kun meillä on lainmukainen syy tehdä niin:

Dataluokat	Säilytysaika
Prospektit	Säilytetään neljän (4) vuoden ajan päivämäärästä, jolloin tiedot integroitiin tietokantaan. Aikaa voidaan kuitenkin siirtää vuoropuhelun perusteella (esim. prospektin asettamat kysymykset).
Näytteilleasettajat – Kävijät – Järjestäjät – Puhujat	Sopimuksen täytäntöönpanon perusteella käsiteltyjä tietoja säilytetään: – aktiivisesti niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanon tai sopimussuhteen seurannan kannalta; – sopimuksen päätyttyä näitä tietoja säilytetään 10 vuoden ajan, joka vastaa sopimustoimien vanhentumisaikaa, sillä varauksella, että tätä säilytysaika voidaan siirtää sopimukseen liittyvien hallinnollisten tai oikeudellisten menettelyjen yhteydessä, kunnes menettely on saatettu päätökseen.
Uutiskirjeiden tilaajat	Säilytetään rajoittamattoman ajan siitä päivästä, jona rekisteröity on antanut suostumuksensa vastaanottaa ilmaisia uutiskirjeitä, ellei rekisteröity peruuta suostumustaan. Ilmaisten uutiskirjeiden soft opt-in -tilauksissa tietoja säilytetään enintään 4 vuotta. Maksullisten uutiskirjeiden tilaajien osalta tietoja käsitellään osana sopimuksen täytäntöönpanoa ja niitä säilytetään: – aktiivisesti niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanon tai sopimussuhteen seurannan kannalta; – sopimuksen päätyttyä näitä tietoja säilytetään 10 vuoden ajan, joka vastaa sopimustoimien vanhentumisaikaa, sillä varauksella, että tätä säilytysaika voidaan siirtää sopimukseen liittyvien hallinnollisten tai oikeudellisten menettelyjen yhteydessä, kunnes menettely on saatettu päätökseen.
Puhelinkeskuksen puhelutallenteet	Säilytysaika on 1 kuukausi.
Turvakameroiden kuvat	Säilytysaika on 1 kuukausi, elleivät kuvat auta todistamaan rikosta, vahinkoa, välinpitämättömyyttä tai mahdollista tekijän, yleisen järjestyksen häiritsijän, todistajan tai uhrin tunnistamisen.
Rahanpesun vastaisen lain (AML) edellyttämät tiedot	Säilytetään lain mukaan 10 vuoden ajan sopimussuhteen päätyttyä. Rajoittamatta edellä muiden tietoluokkien osalta mainittuja säilytysaikoja, AML:ssä säädetään väliaikaisista toimenpiteistä, joilla helpotetaan säilytysajan pidentämistä viidestä vuodesta 10 vuoteen: · Vuosina 2012–2017 päättyneiden asiakassuhteiden tietoja säilytetään 7 vuotta. · Vuoden 2018 aikana päättyneiden asiakassuhteiden tietoja säilytetään 8 vuotta. · Vuoden 2019 aikana päättyneiden asiakassuhteiden tietoja säilytetään 9 vuotta. · Vuonna 2020 tai sen jälkeen päättyneiden asiakassuhteiden tietoja säilytetään 10 vuotta.

Tilastasi riippuen voi olla voimassa erilaisia säilytysaikoja (esim. kun olet vierailija ja olet tilannut jonkin digitaalisista uutiskirjeistämme tai aikakauslehdistämme).

Edellä mainitut säilytysajat eivät päde, jos käytät oikeuttasi poistaa ennen säilytysajan päättymistä. 

9.2 Kaikkia edellä kohdassa 9.1 mainittuja säilytysaikoja voidaan siirtää hallinnollisten tai oikeudellisten menettelyjen yhteydessä, kunnes menettely on saatettu päätökseen.

9.3 Säilytysaika lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja todistustarkoituksiin

Lakisääteisten velvoitteiden (kuten kirjanpito-, vero- ja vakuutustarkoitukset) ja todistustarkoituksiin henkilötietoja säilytetään tietokantaamme viiden (5) vuoden ajan sovellettavan erityislainsäädännön mukaisen säilytysajan päättymisestä, ellei pidempään. säilyttämistä vaaditaan, jos meillä on siihen laillinen ja laillinen tarkoitus.

9.4 Saatamme säilyttää henkilötiedoistasi anonymisoitua muotoa, joka ei enää viittaa sinuun, tilastollisiin tarkoituksiin ilman aikarajoituksia, siltä osin kuin meillä on siihen oikeutettu ja laillinen etu.

10. Henkilötietoihisi liittyvät oikeudet

Voit hyödyntää seuraavia oikeuksia henkilötietojasi koskien.

Kun haluat käyttää näitä oikeuksia, ota yhteyttä tietosuojavirkailijaamme joko postitse tai sähköpostitse kohdassa 2.3 mainittuun osoitteeseen.

Liitä mukaan kopio henkilökortistasi, passistasi tai muusta voimassa olevasta henkilötodistuksesta sekä nimenomainen pyyntösi.

10.1. Pääsyoikeus. Sinulla on oikeus, kun se on lain mukaan sallittua, saada tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi sekä pääsy niihin.

10.2. Oikaisu-oikeus. Voit pyytää meitä korjaamaan virheelliset tiedot ja/tai täydentämään epätäydellisiä henkilötietoja veloituksetta.

10.3. Oikeus perua suostumus. Sinulla on lain mukaan lupa perua suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn koska tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Huomaa, että jos peruutat suostumuksesi, et voi hyödyntää kaikkia ominaisuuksia, joissa henkilötietojesi käsittely on olennaista.

10.4. Poisto-oikeus. Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi ja me poistamme ne, ellei meillä ole laillista syytä olla tekemättä sitä. Henkilötietojesi säilyttämiseen voi esimerkiksi olla lainmukainen peruste, kuten lainmukainen velvoite, jota meidän on noudatettava tai jos säilyttäminen on välttämätöntä lainmukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

10.5. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus ottaa yhteyttä asianomaiseen valvontaviranomaiseen, mikäli käsittelemme henkilötietojasi mielestäsi lainvastaisesti.

10.6. Eroaminen Easyfairsin rekisteristä (oikeus vastustaa)

• Jos et enää halua saada tietoja järjestämiämme tapahtumista, ota yhteyttä paikalliseen tietosuojavastaavaamme:

o Paikallisella tasolla, tietosuojavastaavaamme Goran Bajkuša: postitse seuraavaan osoitteeseen: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sweden; tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen [email protected]

o konsernitasolla: postitse seuraavaan osoitteeseen: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (merkitse kuoreen For the attention of the Privacy Officer); tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen: [email protected]

• Jos et enää halua, että siirrämme henkilötietojasi kolmansille

osapuolille (mainos- ja mediakumppanit, näytteilleasettajat tai kaupalliset yhteistyökumppanit), ota yhteyttä paikalliseen tietosuojavastaavaamme:

o Paikallisella tasolla, tietosuojavastaavaamme Goran Bajkuša: postitse seuraavaan osoitteeseen: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sweden; tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen [email protected]

o konsernitasolla: postitse seuraavaan osoitteeseen: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (merkitse kuoreen For the attention of the Privacy Officer); tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen [email protected]

• Jos haluat lopettaa postituslistamme tilauksen, käytä tilauksen peruutuspainiketta, joka näkyy jokaisessa kaupallisiin tarkoituksiin lähettämässämme sähköpostissa, ota yhteyttä paikalliseen tietosuojavastaavaamme:

o Paikallisella tasolla, tietosuojavastaavaamme Goran Bajkuša: postitse seuraavaan osoitteeseen: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sweden; tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen: [email protected]

o konsernitasolla: postitse seuraavaan osoitteeseen: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Brussels, Belgium (merkitse kuoreen For the attention of the Privacy Officer); tai sähköpostilla seuraavaan osoitteeseen [email protected]

Huomioi kuitenkin, että vaikka poistut listaltamme, annat koskettamalla tapahtumapaikalla olevia lukijoita ”smart badgellasi”, NFC tagilla tai muulla välineellä ammattitapahtuman aikana meille luvan kerätä joitakin henkilötietojasi voidaksemme jakaa käyntikorttisi näytteilleasettajille ellet peru suostumustasi kappaleen 10.3. mukaisesti.

10.7. Rahanpesun vastaisen lain mukaisesti käsiteltyjen tietojen osalta

Kuten lain 65 §:ssä nimenomaisesti säädetään, henkilöillä, joiden henkilötietoja käsitellään tämän lain mukaisesti, ei ole oikeutta päästä käsiksi tietoihinsa ja oikaista niitä, oikeutta tulla unohdetuksi eikä oikeutta näiden tietojen siirrettävyyteen. ei oikeutta vastustaa, ei oikeutta olla profiloitumatta eikä tietoturvahäiriöistä ilmoittamiseen.

Lain mukaan henkilön oikeuksia voidaan käyttää välillisesti Belgian tietosuojaviranomaisen kautta.

11. Tietoturva

Koska yksityisyys ja tietosuoja ovat meille tärkeitä, teemme kaikkemme suojataksemme henkilötietosi väärinkäytöltä. Työntekijämme koulutetaan käsittelemään henkilötietoja oikealla tavalla. Henkilötietojasi säilytetään suojatussa ympäristössä, jonne yleisöllä ei ole pääsyä. Pilvipalveluidemme tarjoajat noudattavat asiaankuuluvia alan turvallisuusstandardeja.

Pääsy henkilötietoihisi myönnetään vain niille henkilöille, jotka ovat valtuutettuja suorittamaan tehtäviään.

Lisäksi Easyfairs jakaa henkilötiedot käsittelyalueiden mukaan. Käytämme viittä aluetta, joiden omat tietosuojavastaavat vastaavat siitä, että pääsy tietoihin on rajoitettu niihin työntekijöihin, jotka tarvitsevat sitä erityistehtäviensä suorittamiseksi tässä tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin.

Tietylle alueelle kuuluvilla Easyfairsin työntekijöillä on pääsy vain oman alueensa henkilötietoihin tehtäviensä suorittamiseksi, mikä varmistaa rajoitetun pääsyn henkilötietoihin ja paremman turvallisuuden. Vain Easyfairsin viidellä tietovastaavalla on pääsy kunkin alueen kaikkiin henkilötietoihin tehtäviensä suorittamiseksi.

12. Lapset

Huomaa, että tätä verkkosivustoa ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille lapsille.

13. Linkitetyt verkkosivut

Emme vastaa muiden verkkosivujen tietosuojakäytännöstä ja periaatteista, vaikka siirtyisit kolmannen osapuolen verkkosivulle käyttämällä verkkosivumme linkkiä. Suosittelemme, että tarkistat jokaisen vierailemasi verkkosivuston käytännöt ja otat yhteyttä verkkosivuston omistajaan tai operaattoriin, jos sinulla on kysyttävää.

14. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Varaamme oikeuden tarkistaa tai muuttaa käytäntöä ilmoittamatta sinulle ja julkaisemme muutokset tällä sivustolla. On sinun vastuullasi tarkistaa tietosuojakäytäntö aina kun jaat meille tietoa tai teet t ilauksen.