Privacy Policy

DATABESKYTTELSESPOLITIK

Denmark (Danish)

EASYFAIRS GROUP & TILKNYTTEDE SELSKABER

1 Indledning

1.1 Easyfairs International SA/NV er moderselskabet i en koncern af virksomheder, der arbejder med afholdelse af live-events, udstillinger og venue management.

1.2 Easyfairs International SA/NV og dets tilknyttede selskaber tager beskyttelsen af deres kunders (udstillere, deltagere, besøgende, arrangører, læsere, annoncører, medlemmer, partnere, potentielle kunder etc.) personlige oplysninger meget alvorligt. Derfor opbevares personoplysninger om vores kunder sikkert, og de behandles med største omhu. Det gælder også for personoplysninger om leverandører, andre interessenter og alle aktører, der er i kontakt med os.

1.3 I behandlingen af dine personoplysninger respekterer Easyfairs International SA/NV og dets t ilknyttede selskaber din ret til privatliv, og dine personoplysninger vil udelukkende blive behandlet i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, hvilket inkluderer databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679) (“GDPR”) og de nationale databeskyttelseslove.

1.4 Denne databeskyttelsespolitik (“politikken”) forklarer, (i) hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler om dig, (ii) hvordan du kan give os besked, hvis du ønsker at begrænse brugen af oplysninger, og (iii) hvilke foranstaltninger vi har truffet for at sikre privatlivets fred for dig.

2 Kontaktoplysninger på den registeransvarlige

2.1 Dine personoplysninger behandles af følgende fælles registeransvarlige:

– Easyfairs International SA/NV, med registreret kontor på Sint-Lambertusstraat 135, 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgium (BCE/KBO 0629.912.852);

– Easyfairs Nordic AB, med registreret kontor på Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige

(Together“Easyfairs”,“we”and“us”).

2.2 Alle parterne hører til Easyfairs-koncernen (herefter kaldet ”koncernen”), og med undtagelse af Everex, som er Easyfairs Internationals moderselskab, er Easyfairs International moderselskabet for alle datterselskaberne.

I overensstemmelse med artikel 26 i GDPR har Easyfairs International, Everex og datterselskaberneved en aftale om fælles dataansvar besluttet at fastlægge deres respektive ansvarsområder i implementeringen af deres fælles behandling af personoplysninger.

Easyfairs International er derfor primært ansvarlig for at fastlægge de formål, hvortil personoplysninger behandles i koncernen, samt de væsentligste metoder og midler hertil.

Hvert lokalt datterselskab samt Everex er ansvarlige for at implementere den persondatabehandling, der er besluttet på koncernniveau i det land, hvor det har sit hovedkontor, og hvor det udfører sine aktiviteter.

Den databehandling, der besluttes på koncernniveau, tilpasses om nødvendigt af hvert datterselskab eller lokale enhed i henhold til specifikke funktioner og lokale sektor- eller implementeringsregler, navnlig med hensyn til dataopbevaring, ”soft opt-in” eller behandling af bestemte kategorier af data (biometriske data mv.), forudsat at en sådan tilpasning i videst muligt omfang forbliver i overensstemmelse med koncernens retningslinjer besluttet på koncernniveau.

Easyfairs International er ansvarlig for at fastlægge arten af den kommercielle eller reklamemæssige kommunikation, der implementeres af hver enhed som en del af dens aktiviteter, såvel som de anvendte kommunikationsmidler (e-mailkampagner, masseudsendelser, telemarketing mv.).

2.3 I tilfælde af en juridisk tvist kan den registrerede holde en af disse enheder ansvarlig. Hvis du har spørgsmål om denne databeskyttelsespolitik, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder nævnt i afsnit 10 og i overensstemmelse med den procedure, der er beskrevet i dette afsnit, bedes du kontakte vores lokale privatlivsansvarlige:

på lokalt niveau vores privatlivsansvarige Goran Bajkuša:

– enten via brev til følgende adresse: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige; eller

– via e-mail til følgende adresse: [email protected]

på koncernniveau:

– enten via brev til følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bruxelles, Belgien (stilet til ”Privacy Officer”); eller

– via e-mail til følgende adresse: [email protected]

2.4 Du kan også kontakte koncernens databeskyttelsesansvarlige via e-mail til følgende adresse: [email protected].

3 Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger betyder alle oplysninger, der relaterer til en person, der kan identificeres enten direkte eller indirekte; dette kan omfatte navn, adresse, e-mail, telefonnummer, kredit/debitkortnummer, IP-adresse og lokaliseringsdata (“personoplysninger”).

4 Hvem henvender denne politik sig til?

Denne politik gælder for følgende kategorier af registrerede personer, hvis personoplysninger vi behandler:

– Udstillere og potentielle fremtidige udstillere ved vores events (herunder, men ikke begrænset til, udstillinger, forbruger- og handelsmesser, konferencer og kongresser (”events”));

– Arrangører og potentielle fremtidige arrangører af events på vores lokaliteter;

– Besøgende og potentielle fremtidige besøgende til vores events;

– Abonnenter på nyhedsbreve;

– Abonnenter på, læsere af, annoncører på og potentielle kunder til vores hjemmeside, magasiner, nyhedsbreve og mobile applikationer (”medieværktøjerne”);

– Foredragsholdere til en Easyfairs-event, der benytter vores Speaker Management Platform;

– Besøgende på vores digitale platforme og personer, der kontakter os for at indhente information; og

– Brugere af en fællesskabsplatform leveret af Easyfairs.

5 Hvilke kategorier af personoplysninger behandler vi?

5.1 Generelle oplysninger:

Vi vil anvende, lagre og på anden vis behandle alle dine personlige data i overensstemmelse med bestemmelserne i denne politik, herunder dit navn, sprog, tiltaleform, køn, fødselsdato, adresse, telefonnummer (fastnet og/eller mobil), e-mail, fax og kontoer på sociale medier. Hvis du er en professional aktør, vil vi eventuelt også behandle virksomhedsnavn og -adresse, momsregistreringsnummer og/eller virksomhedsnummer, virksomhedsbranche, din funktion/jobtitel i virksomheden og din arbejdsmailadresse.

Vi vil eventuelt også berige dine personoplysninger med supplerende relevant information med det formål at forbedre kvaliteten af vores tjenesteydelser til alle vores kunder. Dette kan være offentlige oplysninger eller oplysninger, som vi indsamler via tredjepart og anvender til de formål, der er nævnt i denne politik, herunder, men ikke begrænset til, bekræftelse af nøjagtigheden af dataene i vores database og optimering af vores direkte markedsføring, eventuelt baseret på din markedsføringsprofil.

Førnævnte offentlige informationer kan bestå af oplysninger, der er offentliggjort i officielle publikationer, eller oplysninger, du har offentliggjort (såsom oplysninger på din profil på et socialt medie).

5.2 Oplysninger relateret til den servicekontrakt, du har med os, og til din særlige status som en (potentiel) besøgende, udstiller, arrangør, medieværktøjsbruger eller annoncør, foredragsholder, fællesskabsmedlem, leverandør eller anden status:

Såsom

Oplysninger relateret til din status som en besøgende eller potentiel fremtidig besøgende ved vores events:

Vi vil behandle dine personoplysninger, som vi indsamler fra oplysninger relateret til events, du har besøgt eller tilmeldt dig; om en udstiller har inviteret dig, og hvilken udstiller der er tale om, dine interesseområder eller typen af events, der kunne interessere dig, de udstillere, du har vist interesse for, eller de kommercielle oplysninger, du har bedt om, dit ankomsttidspunkt, varigheden og hyppigheden af dit besøg, hvilke udstillere du har besøgt, hvilke seminarer eller workshops du har deltaget i, din placering i og omkring eventhallen og de produkter, du har købt, samt deres pris. Visse af disse data kan blive indsamlet ved brug af den såkaldte ”smart badge”-teknologi (se afsnit 5.5 forneden).

Oplysninger relateret til din status som en udstiller eller potentiel fremtidig udstiller ved vores events:

Vi vil behandle dine personoplysninger, som indsamles fra oplysninger relateret til de events, som du eller din virksomhed har udstillet ved eller udtrykt interesse for at udstille ved, typen af de events, der kunne interessere dig, din stands type, størrelse og komponenter, listen over besøgende/kunder, du har inviteret, listen over besøgende, der har anvendt deres ”smart badge” på din stand, listen over besøgende, hvis badge du har scannet med en af vores mobile applikationer, og oplysninger vedrørende opfyldelsen af din udstillerkontrakt med et af vores tilknyttede selskaber (f.eks. lejede arealer, produktinformation, hjemmeside, betingelser for brug, betalingsoplysninger, eventuelle ubetalte regninger etc.).

Oplysninger relateret til din status som arrangør eller potentiel fremtidig arrangør af vores events:

Vi vil behandle dine personoplysninger, der indsamles fra oplysninger relateret til de events, som du eller din virksomhed har arrangeret eller har udtrykt interesse i at arrangere, typen af events, herunder udstilleres, besøgendes og deltageres profiler, og oplysninger vedrørende opfyldelsen af din arrangørkontrakt med et af vores tilknyttede selskaber (f.eks. lejede arealer, event-, produkt- og tjenesteydelsesinformation, oplysninger relateret til ekstra tjenesteydelser, webshop-information, hjemmeside, betingelser for brug, betalingsoplysninger, eventuelle ubetalte fakturaer etc.), Oplysninger relateret til din status som abonnent, læser, annoncør eller potentiel bruger af vores medieværktøjer: Vi vil behandle dine personoplysninger, der indhentes fra oplysninger relateret til de medieværktøjer, som du eller din virksomhed har abonneret på eller annonceret i eller udtrykt interesse i at abonnere på eller annoncere i, datoen for abonnementet (og eventuelle opsigelser) eller annonceringer, annonceringens indhold, betalingsoplysninger, eventuelle ubetalte fakturaer etc.).

Oplysninger relateret til din status som abonnent, læser, annoncør eller potentiel bruger af vores medieværktøjer:

Vi vil behandle enhver af dine personoplysninger, der er indhentet fra information relateret til medieværktøjet, som du eller din virksomhed har abonneret på eller annonceret i eller har udtrykt interesse for at abonnere eller annoncere for, abonnementet (og eventuel afmelding) eller annoncedatoen, indholdet af annoncen, betalingsoplysninger, eventuelle ikke-betalte fakturaer osv.).

Oplysninger relateret til din status som medlem af et af vores online netværksfællesskaber:

Vi behandler enhver af dine personoplysninger, der er indsamlet fra oplysninger relateret til de online-fællesskaber, som du har tilmeldt dig, dine interesseområder eller den type af kontakter, produkter og virksomheder, der kunne interessere dig, de kontakter, virksomheder eller produkter, som du viste interesse for eller de kommercielle oplysninger, du har anmodet om, dit registreringstidspunkt, varigheden og hyppigheden af dine besøg på online-platformen, hvilke profiler og produkter du har besøgt, hvilke online-sessioner du har deltaget i, og de produkter du har købt og deres pengemæssige værdi.

Oplysninger relateret til din status som bruger af vores fællesskabsplatform (online og via event-appen) ved vores events:

Vi behandler enhver af dine personoplysninger, der er indsamlet fra oplysninger relateret til fællesskabsplatformen, som du har tilmeldt dig, logget ind på eller brugt ved events, dine interesseområder, de forbindelser, du anmodede om eller blev bedt om, de møder, du planlagde, accepterede eller afviste, og med hvilket fællesskabsmedlem (se afsnit 5.9 nedenfor).

Oplysninger relateret til din status som bruger af vores Speaker Management Platform:

Vi behandler enhver af dine personoplysninger, der er indsamlet fra oplysninger relateret til voresSpeaker Management Platform, som du har tilmeldt dig eller logget ind på. På grundlag af de oplysninger, som er tilgængelige på denne platform, vil vi være i stand til at styre/organisere de forskellige foredragsholderes indlæg på en af vores events.

5.3 Oplysninger relateret til din browser såsom IP-adresse og oplysninger registered via de cookies, vi anvender

Vi kan anvende de oplysninger, vi har indsamlet via vores website, til formal relateret til funktion, analyse, adfærd og annoncering. Vi henviser til cookiepolitikken for hjemmeside der er oprettet af Easyfairs.

5.4 Kilder for eksterne data

Vi har eventuelt indsamlet dine personoplysninger via eksterne datakilder. Vi gør jævnligt brug af eksterne databaser indhentet via tredjeparter, såsom betroede kommercielle partnere eller betroede datapartnere (f.eks. Dun & Bradstreet), til hvervningsformål. Hvis du ønsker at vide, hvilke eksterne kilder vi har anvendt til at indsamle dine personoplysninger, kan du kontakte os enten via post eller e-mail til de adresser, der er nævnt i ovenstående afsnit 2.3.

5.5 Registrering, digitalt visitkort og ”smart badge”-teknologi

Når du som besøgende registrerer dig til en event via en udstiller, vil udstilleren blive oplyst om, at du har registreret dig til denne event via invitationen, og vedkommende vil få oplyst dine registreringsdata (dvs. fulde navn, sprog køn, branche, virksomhedsnavn og -kontaktoplysninger, arbejdsmailadresse og jobtitel i din virksomhed. Registreringsoplysningerne kaldes også “et digitalt visitkort”). Udstilleren vil også modtage en besked, når du ankommer til eventen og kan også kontakte dig. Dette er forbundet til registreringssystemet. Dit digitale visitkort (som indeholder de ovenfor angivne personoplysninger) vil også blive delt med de udstillere, som du har udtrykt interesse for.

Når du ved eventen holder din ”smart badge” (eller lignende teknologi) mod læserne på eventstedet, kan vi desuden se, hvilke stande du har besøgt, sådan at vi kan sende dig en sammenfatning af din dag, og du vil modtage digital information om de udstillere og produkter, du har vist interesse for. Dit digitale visitkort (med ovennævnte personoplysninger) vil også blive delt med de udstillere, du har vist interesse for.

5.6 Optagelse af telefonopkald udført af vores call center-operatører

Vi vil eventuelt optage dit opkald med call center-agenter, der arbejder på vegne af os, med henblik på opkvalificering og for at sikre kvaliteten af vores kundeservice.

5.7 Billeder fra overvågningskameraer

For at sikre sikkerheden i løbet af vores arrangementer installerede vi kameraer inden for både venues og på parkeringspladsen. Disse kameraer optager kun med henblik på overvågning og sikkerhed.

Også under vores arrangementer kan fotografer tage billeder af udstillere ogkunder, der deltager I arrangementet. Disse billeder kan bruges i vores brochurer eller flyers eller på hjemmesiden og/eller i sociale medier, til reklame for arrangementet og til at gøre det muligt for dig at se billeder af din deltagelse i arrangementet.

5.8 Data påkrævet i henhold til den europæiske lov om bekæmpelse af hvidvaskning af penge

For at sikre overholdelse af ovennævnte lov kan det være nødvendigt at levere obligatoriske dokumenter og/eller oplysninger af vores medkontrahenter forud for enhver kontraktlig aftale, som f.eks.:

– Identiteten af den reelle ejer af den juridiske struktur bag den kontraherende part; du bedes tilvejebringe en kopi eller scanning af et officielt dokument, der dokumenterer det reelle ejerskab;

– En kopi eller scanning af den eller de retmæssige ejeres identitetskort eller pas;

– For enhver juridisk person: vedtægter, momsnummer, hjemsted, liste over medlemmer af bestyrelsen;

– Alle andre dokumenter, der anmodes om i henhold til gældende lov.

Bemærk venligst, at i henhold til den belgiske lov om bekæmpelse af hvidvaskning af penge kan du i tilfælde af kontrol blive bedt om at fremvise identiteten og beviset for identiteten af ejeren afde værker, der er udstillet i din stand på messen og, hvor det er relevant, af deres agenter og reelle ejere.

5.9 Tilmelding på fællesskabsplatformen oprettet til en specifik event arrangeret af Easyfairs

Som en del af de events, vi arrangerer, kan vi oprette en fællesskabsplatform dedikeret til denne specifikke event. Denne platform giver brugerne mulighed for at:

– Tilmelde sig fællesskabet;

– Oprette forbindelse til andre medlemmer;

– Sende/modtage meddelelser til/fra medlemmer;

– Gemme udstillernes profiler og produkter som bogmærker;

– Arrangere møder på eventen.

Hvis du vælger at tilmelde dig på fællesskabsplatformen dedikeret til en bestemt event, skal du oprette en profil (efternavn, fornavn, brugernavn). Du kan derefter vælge, hvilke oplysninger du ønsker at vise på din profil, afhængigt af din profiltype (som du definerer, når du opretter din konto, og som kan ændres når som helst på din anmodning). Du kan vælge ikke at gøre din profil synlig for andre medlemmer af platformen.

Via denne platform kan medlemmer udveksle meddelelser med hinanden. I denne henseende og til statistiske formål indsamler vi adgangsdata om dig, når du sender, modtager eller interagerer med meddelelser sendt af andre medlemmer af platformen. Vi analyserer eller gennemgår ikke indholdet af denne korrespondance. Vi indsamler kun antallet af adgange til siden ”Meddelelser” på platformen.

Via denne platform kan medlemmer få forslag fra andre medlemmer baseret på fælles interesseområder. Medlemmer kan også planlægge møder ved eventen.

6 Hvad er formålet med og det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål og på basis af følgende juridiske grundlag i henhold til gældende lovgivning:

6.1 med dit samtykke (artikel 6 (1)(a) GDPR), til, inklusive men ikke begrænset til, følgende formål:

(a) at håndtere din forespørgsel, som du måtte sende via vores hjemmeside eller via vores call center;

(b) at håndtere din deltagelse i en konkurrence eller andre kommercielle aktiviteter, du har deltaget i;

(d) at sende dig direkte markedsføringskommunikation, som du har indvilliget i at modtage via e-mail (eller via andre kanaler, hvor gældende lovgivning kræver indhentning af din forhåndsgodkendelse, og hvor du har givet dit samtykke);

(e) at overføre din e-mailadresse (eller andre personoplysninger, hvor gældende lovgivning kræver indhentning af din forhåndsgodkendelse, og hvor du har givet dit samtykke) til en specifik tredjepart;

Du har ret til at trække dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger tilbage når som helst i de tilfælde, hvor dit samtykke er det juridiske grundlag for behandlingen af dine personoplysninger.

6.2 til forberedelsen af opfyldelsen af vores tjenesteydelseskontrakt med dig (artikel 6 (1)(b), GDPR) til, inklusive men ikke begrænset til, følgende formål:

(a) at udarbejde et kontraktforslag, at indgå, opfylde og overvåge den pågældende tjenesteydelseskontrakt (“kontraktadministration”);

(b) at trykke et eventkatalog;

(d) at følge op på besøg under events eller udføre undersøgelser;

(e) for at give dig tjenesterne fra ‘smart badge-teknologien’ (se venligst afsnit 5.5 ovenfor), når du har valgt at bruge den;

(f) at give dig, eller nægte dig, adgang til fællesskabsplatformen, som vi opretter i forbindelse med en specifik event, du har valgt at tilmelde dig (se afsnit 5.9 ovenfor);

(g) at administrere de data, uploadet af foredragsholdere til vores Speaker Management Platform og på denne måde at administrere/organisere de forskellige foredragsholderes indlæg ved en af vores events;

(h) at udføre sikkerhedshåndtering under events; og

(i) at forhindre og bekæmpe dårlig betaling samt at fastslå, udøve og sikre vores rettigheder generelt, inklusive men ikke begrænset til inddrivelse af gæld og håndtering af retssager;

(j) at sende betalte nyhedsbreve til abonnenter, der betaler et abonnementsgebyr specifikt til dette formål.

6.3 at realisere vores legitime interesser, når det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger for at udføre vores virksomhedsaktiviteter (artikel 6 (1)(f), GDPR), til, inklusive men ikke begrænset til, følgende formål (undtagen hvor dit udtrykkelige samtykke er påkrævet):

(a) at informere dig om kommende events, produkter og tjenesteydelser eller kommende events, produkter og tjenesteydelser hos vores koncernselskaber, udstillere eller andre nøje udvalgte forretningspartnere;

(b) under vores events at tage billeder af udstillere, besøgende og andre personer, der deltager i eventen. Disse billeder kan blive brugt i vores mapper, brochurer eller flyers eller på hjemmesiden og/eller sociale medier for den pågældende event til salgsfremmende formål og for at give dig mulighed for at se billeder af din deltagelse i eventen;

(c) at udarbejde segmenter af kunder eller potentielle kunder eller markedsføringsprofiler, f.eks. til målrettet markedsføring;

(d) at samle, kombinere og udvide dine personoplysninger med nyttige oplysninger indsamlet via tredjeparter;

(e) at optimere vores tjenesteydelser for at tilpasse vores events efter vores besøgendes og udstilleres præferencer og ønsker;

(f) at optimere håndteringen og kvaliteten af vores digitale markedsførings- og salgsaktiviteter og tjenesteydelser;

(g) at måle vores præstationer (f.eks. ved hjælp af markedsanalyse);

(h) med henblik på brug i aggregerede eller anonymiserede modeller med det formål at udarbejde markedsanalyser, af hensyn til økonomistyring, markedsføring eller rapportering eller gennemførselaf big data-analyser eller enhver anden form for analyse;

(i) at overvåge kvaliteten af vores kundeservice og opkvalificere vores kontaktcenteragenter og;

(j) for at promovere vores arrangementer og spillesteder;

(k) at forhindre og bekæmpe svindel og mulige lovovertrædelser

(l) at sende dig direkte markedsføringskommunikation via e-mail, SMS eller WhatsApp baseret på dit implicitte samtykke, hvis du er en eksisterende kunde, og vi har modtaget din e-mailadresse eller dit telefonnummer fra dig (i overensstemmelse med direktivet om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation (Direktiv 2002/58/EF)). Du har mulighed for når som helst at gøre indsigelse mod denne brug af din e-mailadresse eller dit telefonnummer (inklusive på tidspunktet for indsamling af dine oplysninger) og uden beregning. Du kan nemt afmelde dig via det indsatte link i bunden af enhver e-mail, SMS og WhatsApp-besked.

I de scenarier, der omtales i det ovenstående, stræber vi altid efter en fair balance mellem behovet for at behandle dine personoplysninger og sikringen af dine rettigheder og frihedsrettigheder, herunder respekten for privatlivets fred. På din anmodning kan vi forsyne dig med dokumentation for lovligheden af den behandling af personoplysninger, som Easyfairs udfører på baggrund af legitime interesser.

6.4 at overholde lovgivningsmæssige bestemmelser, som vi er underlagt (artikel 6 (1)(c), GDPR), især:

(a) at indhente og behandle personoplysninger om klienter, deres endelige reelle ejere og klientrepræsentanterne i henhold til lov om bekæmpelse af hvidvask af penge/terrorfinansiering (AML/CTF-loven) af 18. september 2017, opdateret efter ikrafttrædelsen af loven af20. juli 2020;

(b) enhver anden behandling, vi er juridisk forpligtet til at forfølge.

7 Hvem vil dine personoplysninger blive overført til?

Der er situationer, hvor vi ønsker eller er tvunget til at videregive dine personoplysninger til tredjeparter. Dette vil udelukkende ske i overensstemmelse med gældende lovgivning og med de formål, der er nævnt i ovenstående afsnit 6. Disse scenarier omfatter videregivelse:

7.1 til vores koncernselskaber med de samme formål, som er nævnt under afsnit 6;

7.2 til vores serviceudbydere, leverandører eller underleverandører (koncernselskaber eller tredjeparter), der på vegne af os udfører tjenesteydelser, der omfatter databehandling, såsom eksterne kontaktcentre, bureauer, it-support-serviceudbydere, producenter af stande, fødevarepartnere etc.). Disse virksomheder vil udelukkende anvende dine personoplysninger i overensstemmelse med de instrukser, vi giver dem, og denne politik. De er underlagt betydelig fortrolighed samt sikkerhedsforpligtelser med hensyn til personoplysninger;

7.3 til vores annonce- og mediepartnere og sponsorer, medmindre du har modsat dig en sådan videregivelse, med det formål, at de kan sende dig direkte markedsføringskommunikation, eventuelt baseret på din markedsføringsprofil;

7.4 til vores udstillere, medmindre du har modsat dig en sådan videregivelse, med det formål, at de kan sende dig direkte markedsføringskommunikation, eventuelt baseret på din markedsføringsprofil, og det formål, der er nævnt i afsnit 6;

7.5 til vore koncernselskaber, medmindre du har modsat dig en sådan videregivelse, med det formål at sende dig direkte markedsføringskommunikation, eventuelt baseret på din markedsføringsprofil;

7.6 til enhver anden tredjepart, hvor du har givet dit samtykke;

7.7 til en anden juridisk enhed på midlertidig eller permanent basis, med formal relateret til joint venture, samarbejde, finansiering, salg, fusion, reorganisering, ændring af den juridiske form, opløsning eller lignende begivenhed. I tilfælde af en fusion eller et salg vil dine personoplysninger blive permanent overført til det efterfølgende selskab;

7.8 til en anden juridisk enhed på midlertidig eller permanent basis, med formal relateret til joint venture, samarbejde, finansiering, salg, fusion, reorganisering, ændring af den juridiske form, opløsning eller lignende begivenhed. I tilfælde af en fusion eller et salg vil dine personoplysninger blive permanent overført til det efterfølgende selskab.

8 International overførsel af personoplysninger

Ved at afgive dine personoplysninger til os anerkender du vores ret til at overføre dine personoplysninger til modtagere, virksomheder i Easyfairs-koncernen eller underleverandører (f.eks. leverandører af løsninger i skyen), der er beliggende uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. I sådant tilfælde vil behandlingen af dine personoplysninger være beskyttet i overensstemmelse med kravene i den gældende lovgivning og denne politik. Især når data overføres t il lande, der ligger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, og som ikke yder en t ilstrækkelig beskyttelse, vil vi sikre, at passende dataoverførselsværktøjer anvendes (f.eks. EuropaKommissionens standardkontraktbestemmelser). Når vi foretager sådanne overførsler, sikrer vi, at vi kun overfører dine oplysninger til organisationer, der er anerkendt for at yde et beskyttelsesniveau for personoplysninger svarende til EU’s. I tilfælde af en dataoverførsel til USA, kontrollerer vi, om organisationen er på listen over organisationer, der yder et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger (listen er tilgængelig ved at klikke på følgende link: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search).

9 Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

9.1 Opbevaringsperiode til specifikke formål

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i følgende opbevaringsperioder, medmindre gældende lovgivning kræver længere opbevaring, eller vi har en legitim og lovlig grund til en længere opbevaring:

Kategorier af personoplysninger	Opbevaringsperiode
Kundeemner	Opbevares i en periode på fire (4) år startende fra optagelse i databasen. Denne periode kan dog suspenderes, hvis der er interaktioner (f.eks. spørgsmål stillet af kundeemnet).
Udstillere – Besøgende – Arrangører – Foredragsholdere	Personoplysninger behandlet som led i udførelsen af en kontrakt opbevares: – aktivt så længe det er nødvendigt for udførelsen af kontrakten eller overvågningen af kontraktforholdet; – ved kontraktens udløb opbevares disse personoplysninger i en periode på 10 år svarende til forældelsesfristen for kontraktlige handlinger, idet det er underforstået, at denne opbevaringsperiode vil blive suspenderet i tilfælde af administrative eller juridiske procedurer relateret til kontrakten, indtil disse procedurer er afsluttet.
Abonnenter på nyhedsbreve	Opbevares i en ubegrænset periode fra den dato, hvor den registrerede gav samtykke til at modtage gratis nyhedsbreve, medmindre den registrerede trækker sit samtykke tilbage. I tilfælde af ”soft opt-in” til gratis nyhedsbreve, opbevares de i en periode på højst 4 år. I det særlige tilfælde hvor der er tale om abonnenter på betalte nyhedsbreve, behandles deres personoplysninger som en del af udførelsen af en kontrakt og opbevares: – aktivt så længe det er nødvendigt for udførelsen af kontrakten eller overvågningen af kontraktforholdet; – ved kontraktens udløb opbevares disse personoplysninger i en periode på 10 år svarende til forældelsesfristen for kontraktlige handlinger, idet det er underforstået, at denne opbevaringsperiode vil blive suspenderet i tilfælde af administrative eller juridiske procedurer relateret til kontrakten, indtil disse procedurer er afsluttet.
Optagelse af samtaler med call-centre	Opbevares i en periode på en måned.
Billeder fra overvågningskameraer	Opbevares i en periode på 1 måned, medmindre disse billeder kan bidrage til at dokumentere en lovovertrædelse, skadevoldelse, uhøflighed eller gøre det muligt at identificere en gerningsmand, en person der forstyrrer den offentlige orden, et vidne eller et offer.
Personoplysninger der kræves iht. loven om hvidvaskning af penge (AML)	Opbevares lovligt i en periode på 10 år ved kontraktforholdets ophør. Uden at det berører ovennævnte opbevaringsperioder for andre kategorier af data, giver AML mulighed for ved hjælp af overgangsforanstaltninger at facilitere forlængelse af opbevaringsperioden fra 5 år til 10 år: · For kunderelationer afsluttet mellem 2012 og 2017 opbevares data i 7 år. · For kunderelationer afsluttet i løbet af 2018 opbevares data i 8 år. · For kunderelationer afsluttet i løbet af 2019 opbevares data i 9 år. · For kunderelationer afsluttet fra og med 2020 opbevares data i 10 år.

Afhængigt af din status kan der gælde forskellige opbevaringsperioder (f.eks. når du er besøgende, og du har tilmeldt dig et af vores digitale nyhedsbreve eller magasiner).

Ovennævnte opbevaringsperioder gælder ikke i de tilfælde, hvor du udøver din ret til sletning inden udløbet af opbevaringsperioden.

9.2 Alle de opbevaringsperioder, som er nævnt i punkt 9.1 ovenfor, kan suspenderes i tilfælde af administrative eller juridiske procedurer, indtil disse procedurer er afsluttet.

9.3 Opbevaringsperiode med henblik på juridiske forpligtelser og bevisførelse

Med henblik på overholdelse af juridiske forpligtelser (såsom bogførings-, skatte- og forsikringsformål) og bevisførelse opbevares personoplysninger i vores database i yderligere fem (5) år efter udløbet af den opbevaringsperiode, som den pågældende lovgivning foreskriver, medmindre længere opbevaring er påkrævet i henhold til legitime eller juridiske formål, vi måtte have.

9.4 Til statistiske formål vil vi eventuelt opbevare dine personoplysninger uden t idsbegrænsning i en anonymiseret form, så de ikke længere refererer til dig, I det omfang vi har en legitim og lovlig interesse i dette.

10. Dine rettigheder I relation til dine personoplysninger

Som registreret kan du udøve følgende rettigheder i relation til dine personoplysninger.

For at udøve disse rettigheder bedes du kontakte vores locale databeskyttelsesansvarlige, enten pr. brev eller email til de adresser, der er nævnt under afsnit 2.3. Henvendelsen skal indeholde en kopi af dit identitetskort, pas eller anden gyldig identifikation, samt din konkrete forespørgsel.

10.1. Indsigtsret. I det omfang gældende lovgivning tillader det, kan du forespørge om oplysning om, hvorvidt vi behandler dine personoplysninger, og adgang til indsigt i dem, for så vidt det er relevant.

10.2. Ret til berigtigelse. Du kan forespørge om, at vi uden beregning korrigerer upræcise personoplysninger og/eller fuldstændiggør eventuelle ufuldstændige personoplysninger.

10.3. Ret til at trække samtykke tilbage. I det omfang gældende lovgivning tillader det, kan du når som helst trække dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger tilbage. En sådan t ilbagetrækning vil ikke påvirke lovligheden af den databehandling, der er baseret på dit hidtidige samtykke. Vi gør opmærksom på, at hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil du eventuelt ikke kunne benytte dig af visse servicefunktioner, der kræver behandling af dine personoplysninger.

10.4. Ret til sletning. Du kan forespørge om, at vi sletter dine personoplysninger, hvilket vi vil gøre, medmindre der foreligger en lovlig grund til ikke at gøre det. Der kan f.eks. være en altovervejende legitim grund til at beholde dine personoplysninger, såsom en juridisk forpligtelse, som vi skal overholde, eller en bevarelse kan være nødvendig for, at vi kan overholde vores juridiske forpligtelser.

10.5. Ret til indsigelse hos tilsynsmyndighederne. Du har ret til at kontakte de relevante t ilsynsmyndigheder, hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger ulovligt.

10.6. Framelding hos Easyfairs (ret til indsigelse)

Hvis du ikke længere ønsker at modtage oplysninger om events, som vi arrangerer, bedes du kontakte vores lokale privatlivsansvarige:

o på lokalt niveau vores privatlivsansvarige Goran Bajkuša: enten via brev til følgende adresse: Åby Arenaväg 8A, SE-431 62 Mölndal, Sverige; eller via e-mail til følgende adresse: [email protected]

o på koncernniveau: enten via brev til følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bruxelles, Belgien (stilet til ”Privacy Officer”); eller via e-mail til følgende adresse: [email protected]

Hvis du ikke længere ønsker, at vi overfører dine personoplysninger til tredjepart (annonce- og mediepartnere, udstillere eller kommercielle partnere), bedes du kontakte vores lokale privatlivsansvarige:

o på koncernniveau: enten via brev til følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bruxelles, Belgien (stilet til ”Privacy Officer”); eller via e-mail til følgende adresse: [email protected]

Hvis du ønsker at framelde dig på vores e-mailing-lister, bedes du anvende frameldingsknappen, der findes i alle e-mails, vi sender med kommercielle formål, eller kontakte vores lokale privatlivsansvarige:

o på koncernniveau: enten via brev til følgende adresse: Rue Saint-Lambert 135, 1200 Bruxelles, Belgien (stilet til ”Privacy Officer”); eller via e-mail til følgende adresse: [email protected]

Vi gør dog opmærksom på, at selv hvis du framelder dig hos os, vil du stadig, når du holder din ”smarte badge”, NFC-tag eller andet værktøj op mod vores læser på eventstedet under en event, tillade os at indsamle visse personoplysninger, der bruges til at dele dit digitale visitkort med udstillerne, medmindre du trækker dit samtykke tilbage i overensstemmelse med afsnit 10.3.

10.7. Vedrørende de data, der behandles i henhold til lov om bekæmpelse af hvidvaskning af penge

Som det udtrykkeligt er forudset i lovens artikel 65, har personer, hvis personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne lov, ikke ret til at få adgang til og rette deres data, heller ikke ret til at blive glemt eller ret til portabilitet af disse data. , heller ikke retten til at gøre indsigelse eller retten til ikke at blive profileret eller til underretning om sikkerhedsfejl.

I overensstemmelse med loven kan den enkeltes rettigheder udøves indirekte gennem den belgiske databeskyttelsesmyndighed.

11. Sikkerhedsforanstaltninger

Som følge af den vægt, vi lægger på privatlivets fred og databeskyttelse, gør vi alt, hvad vi kan for at beskytte dine personoplysninger mod misbrug. Vores medarbejdere er uddannet til at håndtere personoplysninger korrekt. Dine personoplysninger oplagres i sikrede miljøer, som ikke er tilgængelige for offentligheden. Vores udbydere af cloud-tjenester overholder de relevante sikkerhedsstandarder for branchen.

Adgang til dine personlige data gives udelukkende til de personer, der er autoriseret til at udføre deres opgaver.

Endvidere har Easyfairs besluttet at inddele personoplysninger i adskilte behandlingsregioner. Der er fem regioner med hver en dataadministrator, som er ansvarlig for at sikre, at adgangen til personoplysninger er begrænset til de medarbejdere, der har brug for dem til udførelsen af deres specifikke opgaver i relation til de formål, der er defineret i denne databeskyttelsespolitik.

Medarbejderne hos Easyfairs, der hører til én region, har kun adgang til personoplysninger i deres region med henblik på at udføre deres opgaver, hvilket sikrer begrænset adgang til personoplysninger og større sikkerhed. Kun de fem dataadministratorer kan få adgang til alle personoplysninger i hver region med henblik på at udføre deres opgaver.

12. Børn

Bemærk venligst, at denne hjemmeside ikke er beregnet til børn under 16 år.

13. Linkede hjemmesider

Vi er ikke ansvarlige for andre hjemmesiders databeskyttelsespolitikker og praksisser, heller ikke for så vidt som du åbner tredjeparts hjemmesider via links på vores hjemmeside. Vi anbefaler, at du læser databeskyttelsespolitikken på hver hjemmeside, du besøger, og kontakter ejeren eller operatøren af en sådan hjemmeside, hvis du har betænkeligheder eller spørgsmål.

14. Ændringer I vores politik

Vi forbeholder os retten til at ændre eller modificere denne politik uden varsel til dig, og hvis vi gør det, vil vi offentliggøre ændringerne på denne side. Det er dit ansvar at tjekke Politikken, hver gang du sender oplysninger til os eller afgiver en ordre.