Ekonomi & Företag 2015 - Kistamässan, KISTA, 07 - 08 October 2015

Mötesplatsen för ekonomer och företagare

Kommer fakturaskanning försvinna och ersättas av e-faktura?

Skanning av fakturor har de senaste åren kommit att stå för en stor del av marknaden i Sverige gällande hanteringen av leverantörsfakturor. Detta har ibland varit förvånande för aktörer som fäst stor tilltro till att den tekniska kvaliteten, eliminering av pappers-hanteringen och därmed miljöaspekten i e-fakturalösningar samt fokus på process-effektivisering skulle vara den avgörande faktorn för en kommersiell framgång för e-fakturor. 

Ett naturligt steg vore för många företag att i takt med en ökad teknikmognad, effektiviserings- och besparingskrav gå från skanning till mera processeffektiva lösningar för leverantörsfakturaprocessen. Det har dock visat sig att även om skanning inte innebär samma besparing som e-faktura i snäv bemärkelse, så är besparingen ändå tillräcklig för många fakturamottagare då outsourcad skanning är en billig och hårt prispressad tjänst. Fortfarande finns stora utmaningar att övervinna för företag för att e-fakturaprojekt skall initieras. Nedan redovisas de vanligaste anledningarna till att e-faktura projekt inte prioriterats. 

Huvudanledningen till att företag inte prioriterar e-faktura projekt:

Diagram1

Dock visar nu Inspectums rapport för outsourcad fakturaskanning fortfarande på kvalitetsbrister och minskade prismarginaler för stora skanningsoperatörer samt en teknik och marknadsmognad för e-faktura. Enligt Inspectums mätningar på skanningskunder 2015 visar en något större ökning av volymen e-fakturor i relation till skannade fakturor mot tidigare mätningar. Detta kan ge en fingervisning av var marknaden rör sig för e-fakturor. Notera att antalet PDF-fakturor utgör en allt större andel av det totala antalet leverantörsfakturor men det råder delade meningar huruvida en PDF-faktura är en e-faktura eller en digitaliserad faktura. För många företag är det ett fullgott alternativ till e-faktura även om det inte i alla lägen ger de automatiseringsvinster som en ren e-faktura kan ge. 

Såväl användare, mottagare samt avsändare, av e-faktura som VAN-operatörer är samstämmiga i att marknaden för e-fakturering har stor potential. Precis som inom telekom-munikation, underlättas marknadens utveckling av ett fungerande mellanled i form av operatörer. Det har under de senaste åren utkristalliseras ett stort antal VAN operatörer som strategiskt kopplar till sig ett stort antal fakturautställare och fakturamottagare samt inser värdet av samtrafikavtal mellan sig. Eftersom operatörerna har, såsom på telekommunikationsmarknaden, i de flesta fallen ingått samtrafikavtal med varandra kvarstår ej något hinder för samtrafik på marknaden. Detta innebär att marknadens skalbarhet, dvs. förmåga att snabbt och i stor utsträckning kunna expandera, nu förändrats positivt. 

På marknaden råder fortsatt en relativt hög konkurrensintensitet mellan VAN-aktörer och banker internationellt. Enligt internationella rapporter  estimeras antalet Service Providers av e-fakturatjänster på den europeiska marknaden till ca 600 stycken. Detta för då tankarna till en trolig konsolidering av både skanning- och e-fakturamarknaden under kommande 3-4 år. Vikten av en stabil och etablerad leverantör och affärspartner vid användande av molntjänster kring såväl e-faktura som skanning måste finnas som en komponent i leverantörsvalet.

Att fakturaskanning kommer att finnas som en process under en längre tid framöver är de flesta aktörer eniga om. Dock bör en upphandlande part av skanning och även e-faktura analysera möjligheten att få dessa två tjänster levererade av en och samma leverantör för att uppnå skalfördelar/prisfördelar, incitamentsavtal med leverantören samt en och samma kanal in för mottagande av alla typer av fakturor. Detta naturligtvis med hänsyn tagen till IT strategi, befintlig leverantörsbas samt tekniska och verksamhetsmässiga krav.

Vilka effekter har införandet av e-faktura fått?

Diagram 2

För frågor gällande rapporten, kontakta Inspectum AB info@inspectum.se alt. +46-(0)8-228770.