easyfairs

Blogit

Blogikirjoittajamme -

Innoittavat tapahtumailmiöt

Helena Wallo

Helena Wallo, CEO, kouluttaja #tapahtumatohtori
MPI Finland hallituksen jäsen

Ilmiöt kuvaavat luonnollisia tai luonnon prosesseja ja ovat rikkaita monimuotoisuudessaan. Niinpä tapahtumailmiötkin rikastuttavat omalla monimuotoisuudellaan. On suuria, pieniä, paikallaisia ja kansainvälisiä! Osan niistä me havaitsemme kuluttajina ja osan vain sinä tapahtumanjärjestäjänä omassa tapahtumissasi. Parhaimmillaan ilmiöillä on vaikutusta koko alaan ja sen kautta tavoiteltaviin tuloksiin.

Yksi tapahtuma-alan ilmiöistä on ’myöhäinen ilmoittautuminen’. Yksinkertaisesti kutsutut tekevät päätöksen osallistumisesta myöhään. Huolimatta siitä että lähetät ennakkokutsun ja varsinaisen kutsun ajoissa. Sinulle tapahtumajärjestäjänä tämä aiheuttaa päänvaivaa. Materiaalit ja tarjoilut on tilattava ajoissa ja epävarmuus osallistujamäärän suhteen on huomioitava.

’Live like locals’ eli elä kuten paikalliset on kansainvälisissä tapahtumissa noussut ilmiöksi. Tällä tarkoitetaan, että enää ei kuljeteta osallistujia yksityisillä autoilla tapahtumapaikalle. Hyödynnetään paikallisia kulkuyhteyksiä kuten metroa tai linja-autoa. Ilmiön kautta saadaan kustannussäästöjä tapahtumalle, mutta myös autenttista ja aitoa kokemusta osallistujille. Jos olet Helsingissä, voisitko sinä ohjata osallistujat kulkemaan baanaa pitkin seuraavaan tapahtumaasi?

Yksi suosikeistani on FOMO (Fear Of Missing Out). Ilmiö, jonka soisi laajenevan enemmänkin vai mitä mietit, jos tapahtumaasi olisi ryntäys niin, että sinne jonotettaisiin poisjäännin pelossa? Ilmiö on noussut erityisesti milleniaaleille kohdistuneissa tapahtumissa. Hei eivät haluaa kokea tunnetta ’että on missannut jotakin erityistä’ nähtyään tunnelmia sosiaalisessa mediassa.

Mitä tuumaat, jos saisit rahat takaisin, jos tapahtuma ei täytä odotuksiasi? Itse en ole saanut kutsua yhteenkään tapahtumaan, jossa olisi tällainen takuu. Uskon että tapahtuman suunnittelun kannalta ilmiö on hyvä. Vaikka olisit suunnittelemassa osallistujille ilmaista tapahtumaa, täytyy suunnittelussa ja toteutuksessa pitää tyytyväisyys takuu' -mielessä.

Tapahtuman suunnittelu työnä on muuttunut. Tutkimuksen mukaan tapahtumajärjestäjän työ on yksi stressaavimmista. Kilpailu on kiristynyt, eikä sosiaalinen media ole tyhjentänyt pajatsoa. Meistä tapahtumissa kävijöistä on tullut yhä vaativampia. Käytännössä tapahtumia ei voi vain järjestää, vaan ne tulee suunnitella yhdessä kohderyhmän kanssa. Myös tapahtumasuunnittelijan osaaminen tiimin johtajana, erilaisten ihmisten kanssa työskentelijänä vaatii osaamista. Tarvitaan neuvottelutaitoja ja ihmissuhdetaitoja. Tapahtumasuunnittelijan on kasvettava monipuoliseksi fasilitaattoriksi.